Gebrauchsanweisung

Sie können unter verschiedenen Vorschlägen, basierend auf Ihrem Vor- und Nachnamen, auswählen. Sind diese nicht korrekt, bearbeiten Sie sie, bevor Sie Ihr E-Mail-Konto einrichten. Gehen Sie zu 'Mein Konto > Meine persönlichen Daten aktualisieren'). Sie können die E-Mail-Adresse nach Ihrer Wahl einrichten, es sei denn, sie ist schon an einen anderen Nutzer vergeben.

Falls Sie wirklich Ihre Adresse ändern wollen, sollten Sie ein neues Konto einrichten mit dieser E-Mail-Adresse. Falls Sie das neue Konto nicht alleine einrichten können, kontaktieren Sie bitte den technischen Support.

Deshalb gründen Sie bitte ein zweites Konto (verbunden mit der zweiten E-Mail-Adresse), wenn Sie eine zweite Adresse wünschen und leiten Sie alle eingehenden Nachrichten zu Ihrem ersten Konto weiter.

Schritte:

• Richten Sie ein zweites Konto (Konto2) ein und erstellen Sie eine E-Mail-Adresse (E-Mail2) in ihm.
• Danach aktivieren Sie die automatische Weiterleitung (gehen Sie zu 'Präferenzen') für alle eingehenden Nachrichten auf der E-Mail2 Adresse zu Ihrer jetzigen E-Mail-Adresse. Alle Nachrichten werden dann zu Ihrer jetzigen E-Mail-Adresse weitergeleitet. Beachten Sie bitte: Überprüfen Sie, ob das Abonnement für Konto2 Ihnen automatische Weiterleitung gestattet.
• Falls Sie von Ihrer E-Mail2 Adresse Nachrichten an Ihr jetziges Konto senden möchten, können Sie die E-Mail-Adresse zu Ihren persönlichen Daten hinzufügen oder wenn Sie eine Nachricht schreiben, klicken Sie auf Von.

• An: E-Mail-Adresse des Hauptempfängers
• Cc (wahlweise): einer oder mehrere Empfänger in Carbon Copy
• Bcc (wahlweise): einer oder mehrere Empfänger in Blind Carbon Copy
• Betreff (wahlweise): Der Betreff Ihrer Nachricht
• Nachricht (wahlweise): die Nachricht

Um die Nachricht weiter zu schreiben und/oder zu senden, gehen Sie zu Entwürfe und klicken auf die Nachricht.

• Für die E-Mail, geben Sie einfach die E-Mail-Adresse ein.
• Für die SMS geben Sie die vollständige Nummer im internationalen Format (Ländervorwahl + Ortsvorwahl + Nummer) ein, gefolgt von @SMS (z.B.: 491711234567@SMS). Anlagen werden nicht zu diesen Empfängern gesendet.
  Beachten Sie bitte: Wir raten Ihnen, Ihre SMS zu unterschreiben, so dass die Empfänger wissen, wer der Absender ist. Wenn Sie eine Antwort per SMS haben möchten, schreiben Sie Ihre eigene Nummer in die Nachricht.
• Für ein Fax geben Sie die vollständige Nummer im internationalen Format (Ländervorwahl + Ortsvorwahl + Nummer) gefolgt von @fax (z.B.:4930123456@FAX). Der Inhalt der Nachricht wird auf der ersten Seite gesendet, während Anlagen auf den folgenden Seiten gesendet werden.
  NB: Wir raten Ihnen, Ihre Faxe zu unterschreiben, so daß die Empfänger den Absender kennen. Wenn Sie eine Antwort per Fax möchten, schreiben Sie Ihre eigene Nummer auf die Nachricht.

Um eine HTML E-Mail zu senden, klicken Sie auf Erstellen und dann auf den <Rich text> tab. Eine Symbolleiste (ähnlich wie in Word) erscheint oberhalb der Nachricht. Gehen Sie mit der Maus über jedes Symbol, um seine Bedeutung zu erfahren.

Falls Sie HTML direkt verwenden möchten, klicken Sie auf das letzte Symbol namens <>.

Wenn Sie eine HTML E-Mail beantworten, ist das benutzte Format (Text oder HTML) definiert durch die Einstellungen in Präferenzen (Format bei Antwort auf eine HTML E-Mail).

Bitte beachten Sie, dass alle E-Mail-Adressen für Empfänger ersichtlich sind, wenn Sie die Felder An oder Cc wählen. Um E-Mail-Adressen zu verbergen, benutzen Sie das Bcc Feld und geben Ihre eigene E-Mail-Adresse im Feld An ein.

Um allen Empfängern zusammen zu antworten (An und Cc Felder), klicken Sie auf An alle nach Antworten.

Beantwortete Nachrichten werden mit einem Pictogramm gekennzeichnet .

Um dies zu tun, erstellen Sie zuerst eine Vorlage, die den Text der automatischen Antwort beinhaltet. Speichern Sie ihn, indem Sie auf Vorlage speichern drücken. Dann drücken Sie auf und dann auf Hinzufügen. Im Beschreibungsfeld geben Sie eine spezifische Antwort wie z.B. "Automatische Antwort" ein. Unter Bedingungen, wählen Sie Für alle E-Mails. Unter Aktionen wählen Sie Automatische Antwort und klicken dann auf Vorlage auswählen. Wählen Sie die passende Vorlage aus der Liste.

Vergessen Sie nicht, die automatische Antwort zu desaktivieren, wenn Sie zurück sind! Um dies zu tun, klicken Sie auf Filter, um die Filterliste anzusehen und danach auf den Filter "automatische Antwort". Löschen Sie das Kästchen Aktiv und klicken auf Speichern zur Bestätigung. Sie können den Filter später wieder aktivieren, ohne ihn noch einmal erstellen zu müssen.

Weitergeleitete Nachrichten werden mit einem Pictogramm gekennzeichnet .

Wenn Sie eine Nachricht schreiben, klicken Sie auf von, um Ihre persönlichen Daten zu bearbeiten und eine E-Mail-Adresse hinzuzufügen (oder zu bearbeiten).

Wenn Sie eine Nachricht schreiben, wählen Sie eine Absenderadresse aus dem Pull-down Menü neben von. Sie können die Adresse als Standard Absenderadresse eingeben, indem Sie auf Präferenzen klicken.

• Um eine auf Ihrem Computer gespeicherte Datei zu versenden, klicken Sie auf Anlage bei der Erstellung der Nachricht. In dem aufgehenden Fenster klicken Sie auf Durchsuchen, um eine Datei auf Ihrem Computer auszuwählen.
• Um ein Dokument, das im Dokumententool ist, zu versenden, gehen Sie zu dem Tool und wählen Mit E-Mail senden in dem Menü "Aktionen".

Die Maximalgröße der von Ihnen gesendeten Anlagen ist durch Ihr Abonnement festgelegt.

Im Moment kann sie Englisch, Französisch und Niederländisch überprüfen. Sie berücksichtigt auch regionale Unterschiede (UK, USA und Kanada bzgl. Englisch, Frankreich und Schweiz für Französisch).

Falls keine Fehler im Text sind, erscheint ein Warnhinweis und die Rechtschreibkontrolle wird automatisch geschlossen.

Falls mindestens ein Fehler in dem Text ist, bleibt das Fenster der Rechtschreibkontrolle geöffnet und der erste Fehler ist rot unterstrichen.

• Wählen Sie einen Vorschlag oder geben Sie ein Wort ein in dem Feld Ersetzen durch.
• Klicken Sie auf Ersetzen, um das falsche Wort nur dieses Mal zu ersetzen oder klicken Sie auf Alle ersetzen, um das falsche Wort im ganzen Text zu setzen.
• Sie können es bei diesem Mal oder im gesamten Text ignorieren, indem Sie entsprechend auf Ignorieren oder Alle ignorieren klicken.
• Klicken Sie auf OK unten im Fenster, um die Korrekturen zu beenden und zu behalten, oder auf Abbrechen, um alle Änderungen aufzuheben.

Sie können nur eine Unterschrift haben.

Eine andere Möglichkeit, Ihre Nachrichten zu unterschreiben, ist das Anfügen der vCard (elektronische Visitenkarte, die in Ihren persönlichen Daten gespeicherte Informationen enthält). Klicken Sie auf vCard, wenn Sie eine Nachricht schreiben. Alle Daten in Ihren persönlichen Daten werden in der vCard (außer den Feldern Kommentar und Kategorien) genutzt.

Genauso wie alle E-Mails kann die Vorlage verschiedene Adressen und Anlagen haben.

Wenn die Vorlage benutzt wird (als eine neue Nachricht oder eine Antwort auf eine erhaltene Nachricht), kann ihre Nachricht angepasst werden, ohne die Vorlage selbst zu ändern.

Sie können auch auf Erstellen klicken und danach auf Als Vorlage speichern.

Um eine neue Nachricht von einer Vorlage aus zu senden, klicken Sie auf Vorlagen, wählen die entsprechende Vorlage und nehmen die notwendigen Änderungen an der Nachricht (die Vorlage wird nicht verändert) vor und klicken schließlich auf Senden.

Falls die Nachricht, die Sie erhalten, eine vCard (elektronische Visitenkarte mit .vcf Extension) enthält, klicken Sie auf Zu meinem Adressbuch hinzufügen neben ihr.

Sie können verschiedene Adressen gruppieren und kombinieren verschiedene Versendemethoden (An, Cc oder Bcc) sowie verschiedene Kommunikationskanäle (E-Mail, SMS, Fax), falls Ihr virtuelles Office dies erlaubt.

Die Anzahl der Listen, die Sie erstellen können, und die Anzahl der Empfänger auf diesen Listen hängen von Ihrem Abonnement ab.

Obwohl sie in zwei Richtungen gebraucht werden können (falls Sie alle Adressen in Cc einfügen und Ihre in An), sind die Listen eigentlich für eine Richtung bestimmt.

Bitte beachten Sie: Die Listen können nicht außerhalb des virtuellen Offices benutzt werden.

Klicken Sie auf Eine Liste hinzufügen neben der neuen Liste und geben Sie der Liste einen Namen (anstelle von "undefiniert"). Dieser Name darf keine Leerzeichen oder Anführungszeichen enthalten. Schließlich erstellen Sie Ihre Liste, indem Sie die entsprechenden Adressen in den Adressbüchern (privat oder Gruppe) auswählen.

Falls Sie der Gruppenadministrator sind, klicken Sie auf Listen, wählen die Gruppe in dem Pull-down Menü und erstellen dann die Gruppenliste, als würden Sie eine private erstellen. Um den Mitgliedern die Möglichkeit zu geben, die Gruppenliste zu bearbeiten, klicken Sie auf Zugang neben dem Namen der Liste und kreuzen die entsprechenden Kästchen an.

Um eine Nachricht an eine Liste zu senden, erstellen Sie eine neue Nachricht und klicken auf An und wählen aus "Listen". Kreuzen Sie das Kästchen der Liste an.

Sie können auch auf Listen klicken, "Privat" oder einen Gruppennamen auswählen und dann auf Eine Nachricht an diese Liste senden neben dem Namen der Liste klicken.

Die Liste richtet die Position jeder Adresse, die sie enthält, in den verschiedenen Feldern (An, Cc und Bcc) ein. Indem Sie "Nameausderliste@LISTE" in An, Cc oder Bcc eingeben, erhalten Sie dasselbe Ergebnis.

Einige Ordner werden automatisch erstellt und können nicht umbenannt oder verschoben werden: Posteingang (erhaltene Nachrichten), Postausgang (gesendete Nachrichten), Papierkorb, Entwürfe, Vorlagen und Spam?.

Sie können zusätzliche Ordner erstellen, um Ihre Nachrichten aufzubewahren. Sie können auch Filter benutzen, um eingehende Nachrichten automatisch in den entsprechenden Ordner zu leiten.

Um einen Ordner zu erstellen, klicken Sie auf Postfach links auf dem Bildschirm und wählen dann Neuer Ordner in dem Menü . Geben Sie eine bestimmten Namen ein und klicken dann auf Speichern. Der neue Ordner erscheint auf der linken Seite Ihres Bildschirms.

Die persönlichen Ordner erscheinen in alphabetischer Reihenfolge unter den Standardordnern.

Gehen Sie zu einem Ordner und wählen Sie dann in dem Aktionen Menü, das mit dem Ordner verbunden ist. Danach klicken Sie auf den Zielordner.

Um einen Unterordner zu erstellen, klicken Sie auf den Hauptordner auf der linken Seite des Bildschirms und wählen dann Neuer Ordner in dem Menü Aktionen.

• Um eine geöffnete Nachricht zu verschieben, klicken Sie auf In Ordner verschieben. Das sich öffnende Fenster beinhaltet die Hierarchie Ihrer Ordner und Unterordner. Klicken Sie auf einen von ihnen, um die Nachricht dorthin zu verschieben.
• Um eine oder mehrere Nachrichten zu verschieben: Wählen Sie ein, mehrere oder alle Kästchen links neben den Nachrichten (klicken Sie auf Alle auswählen, um alle Nachrichten von der Seite auszuwählen) und klicken Sie auf In Ordner verschieben. Das sich öffnende Fenster beinhaltet die Hierarchie Ihrer Ordner und Subordner. Klicken sie auf einen, um die Nachricht(en) dorthin zu verschieben.

Die Nachricht ist nicht gelöscht, nur in den Papierkorb verschoben, so dass Sie sie zurückholen können, falls Sie sich geirrt haben. Um die Nachricht zu löschen, leeren Sie den Papierkorb.

Die Nachrichten sind nicht gelöscht, sondern nur in den Papierkorb verschoben, so dass Sie sie zurückholen können, wenn Sie sich geirrt haben. Um die Nachrichten zu löschen, leeren Sie den Papierkorb.

Die Nachrichten sind nicht gelöscht, sondern nur in den Papierkorb verschoben, so dass Sie sie zurückholen können, wenn Sie sich geirrt haben. Um Nachrichten zu löschen, leeren Sie den Papierkorb

Die Nachrichten sind nicht gelöscht, sondern nur in den Papierkorb verschoben, so dass Sie sie zurückholen können, wenn Sie sich geirrt haben. Um die Nachrichten zu löschen, leeren Sie den Papierkorb.

Der Papierkorb wird übrigens automatisch (auch wenn Sie sich nicht einloggen) gelöscht, wenn neue Nachrichten den Platz benötigen, der von dem Papierkorb benutzt wird.

Um die Seite neu zu laden, klicken Sie einfach auf den Ordner Posteingang.

Die noch ungelesenen Nachrichten werden mit Ihrem Betreff und Absender fettgedruckt angezeigt.

Um eine Nachricht zu lesen, klicken Sie auf den Betreff oder den Absender. Wenn eine Nachricht geöffnet ist, klicken Sie auf oder , um die vorherige oder nachfolgende Nachricht im selben Fenster zu öffnen.

Wir raten Ihnen, niemals Bilder in Spamnachrichten anzuklicken, da dies den Spammer informiert, dass Ihre E-Mail-Adresse aktiv ist. Das Filtern von HTML schützt Sie vor Scripts (Javascript usw.)

Um diese automatische Weiterleitung abzustellen, löschen Sie die eingegebene Adresse.

Überprüfen Sie, ob Sie keinen Kreislauf erstellt haben! Falls die für die automatische Weiterleitung eingegebene Adresse an die erste E-Mail-Adresse weiterleitet, ruft dies einen Kreislauf hervor und endet mit einer grenzenlosen Vervielfachung der Nachrichten. Falls Sie eine externe POP3 Adresse überprüfen und alle eingehenden Nachrichten an dieselbe Adresse weiterleiten, ruft dies ebenso einen Kreislauf hervor.

Die maximale Größe der eingehenden Nachricht (Text und Anlagen) ist auch durch den vorhandenen Platz in Ihrem Postfach vorgegeben, der sowohl abhängig vom Speicherplatz für Ihr Abonnement als auch von dem schon genutzten Platz ist. Eine Messlatte erscheint unterhalb der Ordnerliste.

Um den verfügbaren Platz zu erhöhen, archivieren oder löschen Sie alte Nachrichten oder wählen Sie ein höheres Abonnement.

Falls Ihr Abonnement diese Funktionen zulässt, können Sie Filter einrichten, um Ihre Nachrichten zu verwalten und vom Antispam zu profitieren.

• Kontoname: Geben Sie hier einen Name nach Wahl ein, aber wir raten Ihnen zur Wahl eines Namens mit Wiedererkennungsfunktion
• Servername: Tippen Sie den Namen des entsprechenden POP3 Servers ein - nicht zu verwechseln mit dem SMTP-Server (ausgehende E-Mails). Ein POP3 Server wird normalerweise mit der Form pop3.provider.com oder mail.provider.com angezeigt, während der STMP-Server oft als smtp.provider.com oder relay.provider.com angezeigt wird.
• Benutzername: Geben Sie Ihren Kontologin auf dem POP3 Server ein. Bitte beachten Sie, dass dieser nicht immer der erste Teil Ihrer E-Mail-Adresse ist! Ein POP3 Login kann folgendermaßen aussehen s123456 oder user123456.
• POP3 Konto Passwort: Geben Sie Ihr Passwort ein. Bitte beachten Sie, dass bestimmte Server zwischen Groß- und Kleinbuchstaben unterscheiden.
• Server Port: Der Standardwert für POP3 Porte ist 110. Ändern Sie nur diese Einstellung, wenn Sie sicher sind, dass ein anderer Port genutzt wird.
• Lassen Sie Nachrichten auf dem Server: Wählen Sie "Ja", um eine Kopie der Nachrichten auf dem Server zu lassen.
• Nur neue Nachrichten downloaden?: Wenn Sie "Ja" wählen (empfohlen), werden nur neue Nachrichten vom Server geladen. Wenn Sie nein wählen, werden jedes Mal alle Nachrichten, die sich auf dem Server befinden, heruntergeladen, wenn Sie Ihren Posteingang überprüfen.
• Automatische Überprüfung von POP3: Wählen Sie "Ja" für die automatische Überprüfung (ungefähr alle 5 Minuten)
• Schließlich klicken Sie auf Speichern.

z.B.: für office@hotmail.com nutzen Sie Hotmail als Servernamen und Office als Benutzernamen.

NB: Hotmail gestattet nicht allen Konten Zugang zu POP3: überprüfen Sie zunächst, ob Ihr Hotmail Konto diese Funktion zulässt.

Zeigen Sie die Liste der POP3 Konten an, indem Sie auf POP3 klicken und dann auf Bearbeiten neben dem Konto.

Benutzen Sie die automatische Überprüfung, um die Mühe der manuellen Überprüfungen zu vermeiden.

Sie können manuelle und automatische Überprüfungen auch zusammen vornehmen.

• POP3 Konto:login

• POP3 Konto Passwort: Ihr ContactOffice Passwort

• POP3 Server: pop.contactoffice.net

• SMTP-Server: nutzen Sie den Server Ihres Internetproviders oder LAN.

Falls Sie Ihre Software so konfigurieren, dass die Nachrichten von dem Server gelöscht werden, werden diese in Papierkorb verschoben, wenn Sie sie downloaden. Sie müssen nicht das Web-Interface nutzen, um von Zeit zu Zeit den Papierkorb zu leeren: Er wird automatisch geleert, wenn neue Nachrichten eingehen und der von den Nachrichten im Papierkorb belegte Speicherplatz benötigt wird.

Falls Sie Filter nutzen, die Nachrichten in einen anderen Ordner verschieben, können Sie diese Nachrichten nicht mit Ihrer POP3 Software downloaden. Nachrichten in dem Ordner "Spam?" werden auch nicht gedownloaded: Sie müssen regelmäßig über das Web-Interface überprüfen, ob eine gültige Nachricht in dem Spamordner ist. IMAP4 hat diese Einschränkungen nicht.

Vorteile von IMAP gegenüber POP3

• IMAP ermöglicht Ihnen den Zugang zu allen Ihren Nachrichten (persönliche Ordner und gesendete Nachrichten inbegriffen), während Sie nur neue Nachrichten in das Postfach über POP3 bekommen. Mit anderen Worten, IMAP ermöglicht eine Synchronisation zwischen $1 und einer E-Mail-Software. Die Synchronisation kann auf die häufig benutzten Ordner beschränkt werden. Falls Sie Ihre Software so einrichten, dass vollständige Nachrichten (und nicht nur die Überschriften) gedownloaded werden, können Sie die Nachrichtenfunktion auch offline nutzen.
• IMAP lässt die Nachrichten auf dem Server. Abhängig von den Umständen haben Sie Zugang zu allen Ihren Nachrichten, indem Sie $1 Web-Interface oder Ihre E-Mail-Software nutzen, ohne dass das Risiko des Verlustes von Nachrichten besteht.
• IMAP ist schneller, da es nur die Überschriften (Absender, Betreff usw.) downloaded. Wenn Sie die Nachricht lesen möchten, wird der verbleibende Inhalt (Nachrichtentext und Anlagen) gedownloaded. Ihr Computer muss deshalb mit dem Internet verbunden sein, wenn Sie die Nachrichten lesen möchten (das gilt nicht für schon vollständig gedownloadete Nachrichten).

• IMAP4 Konto: login

• IMAP4 Konto Passwort: Ihr ContactOffice Passwort

• IMAP4 Server: imap.contactoffice.net

• SMTP-Server: nutzen Sie den Server Ihres Internetproviders oder LAN.

Tipps

• Weil kein Standard für Ordnernamen besteht, kann die Software nur den Posteingang und den Papierkorb unterscheiden. Andere spezielle Ordner (Gesendet und Entwürfe) werden eventuell nicht erkannt und das Programm erstellt dann seine eigenen speziellen Ordner. Um die Ordner des virtuellen Offices zu nutzen, ändern Sie die Ordnernamen in "Gesendete Objekte" (nicht "Gesendet") und "Entwürfe". In Outlook gehen Sie zu den Eigenschaften von dem IMAP Konto, wählen die IMAP Registerkarte und bearbeiten den Ordnernamen.
• Bei der ersten Verbindung in Outlook wird nur der Posteingang markiert, um synchronisiert zu werden. Markieren Sie auch andere Ordner, wenn diese ebenso synchronisiert werden sollen.
• Wenn Sie eine E-Mail beantworten, indem Sie das E-Mail-Programm nutzen, wird die Antwort in dem Ordner mit dem Namen "Gesendete Objekte" gespeichert. Sie können diese Nachricht zu dem ContactOffice"Gesendet" Ordner ziehen und dort ablegen oder die Software Einstellungen so einrichten, dass letzterer automatisch genutzt wird.

Wenn Sie eine Nachricht in Ihrem E-Mail-Programm löschen, erscheint ihr Titel durchgestrichen auf dem Web-Interface von ContactOffice. Das bedeutet, dass die Nachricht im Programm, aber nicht auf dem Server gelöscht worden ist. Um sie auf dem Server zu löschen, nutzen Sie ein spezielles Kommando ("Gelöschte Nachrichten leeren" im Outlook Menü).

In Ihrer Software sind Nachrichten mit einem bestehenden Konto verbunden; wir nennen es ein übliches Konto. Erstellen Sie ein weiteres Konto (ein mit dem virtuellen Office verbundenes IMAP4 Konto) und dann verschieben Sie Ordner oder Nachrichten von einem Konto zu dem anderen, indem Sie "ziehen und ablegen" nutzen. Danach löschen Sie das IMAP4 Konto.

• Nachrichten in das virtuelle Office importieren: verschieben Sie die Ordner oder Nachrichten von dem üblichen Konto in das IMAP4 Konto.
• Nachrichten in Ihre Software exportieren: Verschieben Sie die Ordner oder Nachrichten von dem IMAP4 Konto in Ihr übliches Konto.

In diesem Zusammenhang bietet das virtuelle Office mehrere Feeds an: private (Ihr Posteingang, Ihre Agenda, Ihre Dokumente, Ihre Favoriten usw.) und für die Gruppe (Gruppenagenda, Gruppendokumente, Gruppenfavoriten usw.) Diese Feeds werden durch den Login und das Passwort geschützt.

1. Gehen Sie zu einem Ordner und danach mit der Maus zu dem Bild .
2. Mit einem Rechtsklick auf dem Bild wählen Sie Die Link kopieren.
3. Gehen Sie zum RSS-Reader, erstellen einen neuen Feed und fügen die Adresse ein.
4. Geben Sie den Login und das Passwort für das virtuelle Office in den RSS-Reader ein und geben dem Feed einen Namen.
5. Stellen Sie die Zeit für die automatischen Aktualisierungen in dem RSS-Reader ein.

Die Benachrichtigung wird an Ihre Standardadresse gesendet. Um Ihre persönlichen Daten zu aktualisieren oder zu bearbeiten, gehen Sie zu 'Präferenzen > Konto > Meine persönlichen Daten aktualisieren'.

Wenn Sie Benachrichtigungen mit Bedingungen möchten (Beispiel: Die Nachrichten gesendet von Person X mit diesem Betreff usw.), müssen Sie einen Filter erstellen (s. das entsprechende Hilfekapitel).

Um Ihre Mobilfunknummer zu bearbeiten, bearbeiten Sie Ihre persönlichen Daten: Gehen Sie zu 'Präferenzen > Konto > Meine persönlichen Daten aktualisieren'.

Wenn Sie Nachrichten mit Bedingungen möchten (Beispiel: Die E-Mails gesendet von Person X mit diesem Betreff usw.), erstellen Sie einen Filter (s. das entsprechende Hilfekapitel.

Bedingungen können definiert werden für den Betreff, den Absender, den Empfänger, den Inhalt, die Dringlichkeit und die Größe.

Die möglichen Aktionen sind: nichts tun, Nachricht in Ordner verschieben, eine Kopie weiterleiten an, eine SMS Benachrichtigung senden, eine E-Mail-Benachrichtigung senden, in den Papierkorb verschieben, löschen (ohne in den Papierkorb zu verschieben), automatische Antwort mit Vorlage, eine Nachricht senden an, oder die nächsten Filter nicht ausführen.

• Beschreibung: geben Sie dem Filter einen bestimmten Namen, um ihn einfach verwalten zu können.
• Bedingungen: nutzen Sie mindestens eine Bedingung. Um eine weitere hinzuzufügen, klicken Sie auf eine Bedingung hinzufügen. Um eine Bedingung zu löschen, klicken Sie auf Annullieren neben der Bedingung. Falls Sie mehrere Bedingungen eingeben, entscheiden Sie, ob die alle erfüllt sein müssen (UND) oder zumindest eine erfüllt sein muss (ODER).
• Aktionen: geben Sie mindestens eine Aktion ein mit dem Pull-down Menü. Um eine weitere hinzuzufügen, klicken sie auf Eine Aktion hinzufügen. Um eine Aktion zu löschen, klicken Sie auf Annullieren neben dieser Aktion. Entsprechend der gewählten Aktion können Sie aufgefordert werden, weitere zusätzliche Informationen (in welchen Ordner die Nachricht gesendet werden soll usw.) einzugeben.

Um einen Filter in der Liste weiter nach oben zu setzen, klicken Sie auf . Um einen Filter weiter nach unten in der Liste zu setzen, klicken Sie auf .

Sie können nach den folgenden Kriterien sortieren: gelesen oder ungelesen, Betreff der Nachricht, Name des Absenders, Nachrichtengröße und Datum. Für jede können Sie die normale Reihenfolge (alphabetisch oder aufsteigend) oder die umgekehrte Reihenfolge (absteigend) wählen.

Um die Sortierfunktion zu starten, klicken Sie auf den entsprechenden Pfeil oberhalb der Nachrichtenliste ( oder ) klicken. Um nach gelesen/ungelesen zu sortieren, klicken Sie auf einen der zwei ersten Pfeile (oberhalb der Umschläge).

Die Sortierung bleibt solange gültig, wie Sie in dem Ordner bleiben: Falls Sie zu einem anderen Ordner wechseln, wird die Standardsortierung wieder reaktiviert, wenn Sie zu dem betreffenden Ordner zurückkommen.

Um sofort zu der Standardsortierung zurückzukommen, klicken Sie auf den letzten Pfeil in der Reihe.

Die Empfangsbestätigung ist eine E-Mail, ihr Inhalt hängt von der E-Mail-Software ab. Üblicherweise zitiert ihr Betreff den Betreff der ursprünglichen Nachricht.

Falls Sie für jede von Ihnen gesendete Nachricht eine Empfangsbestätigung anfragen möchten, klicken Sie auf 'Präferenzen, Eine Empfangsbestätigung für gesendete E-Mails anfragen und klicken danach auf Immer.

Sie können auch automatisch antworten: in den Präferenzen wählen Sie eine Option neben Eine Empfangsbestätigung für erhaltene E-Mails senden (wenn der Absender eine Bestätigung anfragt):

• Immer: Die Bestätigung wird automatisch und auf transparente Art gesendet

• Nie: keine Bestätigung wird gesendet

• Mich fragen: ein Fenster erscheint und fragt, ob Sie eine Bestätigung senden möchten oder nicht.

Falls Sie von der Antispam Funktion profitieren, werden als Spam angesehene Nachrichten automatisch in den "Spam?" Ordner verschoben. Es kann vorkommen, dass das System eine gültige E-Mail in diesen Ordner verschiebt. Deshalb raten wir Ihnen von Zeit zu Zeit zu überprüfen, ob nicht gültige E-Mails als Spam angesehen worden sind.

Die Filter kommen nach dem Antispam zum Einsatz: die automatische Antwort (die ein spezieller Filter ist) antwortet nicht auf Spam E-Mails.

Die Nachrichten werden in einer Datei mit der .eml Extension (Outlook Format) archiviert, komprimiert in einer .zip Datei und im Dokumententool aufbewahrt (vorausgesetzt, es ist genug Speicherplatz vorhanden).

Es gibt ebenso wenig eine gemeinschaftliche E-Mail-Adresse, aber sie können ein Konto einrichten mit einer allgemeinen E-Mail und geben den Login und das Passwort an alle Gruppenmitglieder oder erstellen einen Filter, so dass alle eingehenden Nachrichten an mehrere E-Mail-Adressen gesendet werden.

• Anzahl der Nachrichten pro Seite
• Unterschrift
• Eine Kopie von gesendeten E-Mails aufbewahren
• Automatische Weiterleitung aller eingehenden E-Mails an
• Antispam auf POP3 Konten aktivieren