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Persönlicher Kalender
Das Teilen des persönlichen Kalenders
Kalender der Gruppenmitglieder
Gruppenkalender
Termine löschen
Überlagern der Kalender
Gesprächsanfragen
Erinnerungen
Zugang über RSS
Zugang mit Software, die iCal kompatibel ist
Importieren - Exportieren
Präferenzen


Persönlicher Kalender

  1. Einen Termin hinzufügen [top]
    Klicken Sie auf Hinzufügen in der Menüleiste oder klicken Sie auf + in der oberen linken Ecke der entsprechenden Zeitzone.

  2. Einen Ganztagestermin hinzufügen [top]
    Klicken Sie auf + in der oberen linken Ecke von (Tag) (oberhalb der ersten Linie des Tabellengitters).

    Für einen "Tages"termin gilt dasselbe wie für einen normalen Termin: bearbeiten, löschen, erinnern, usw.

  3. Farben [top]
    Verschiedene Hintergrundfarben sind für die Termine verfügbar. Wenn Sie einen Termin erstellen oder bearbeiten, wählen Sie eine Farbe neben Farben.

    Farben werden nur Ihnen angezeigt: Sie können eine Farbe für ein Gespräch wählen, aber sie wird nur in Ihrem Kalender angezeigt.

  4. Einen Termin wiederholen [top]
    Wenn Sie einen Termin hinzufügen oder bearbeiten, klicken Sie bitte auf ja vor Wiederholen. Wählen Sie danach die Häufigkeit (alle x Tage, Wochen, Monate oder Jahre).
  5. Einen Termin bearbeiten [top]
    Klicken Sie auf den Terminbetreff und machen Sie die notwendigen Änderungen.

Das Teilen des persönlichen Kalenders

  1. Standard-Zugangsrechte [top]
    • Termine ansehen: Alle Gruppenmitglieder können immer die belegten Zeiten in Ihrem Kalender ansehen (kann nicht geändert werden). Sie können jedoch einen Termin verbergen, indem Sie ihn als privat markieren.
    • Termindetails ansehen: Sie (kann geändert werden),
    • Termine hinzufügen: Sie (kann geändert werden),
    • Termine löschen: Sie (kann geändert werden).
  2. Einer Person gestatten, die Details eines Termins anzusehen [top]
    Zeigen Sie die Details des Termins an, klicken Sie auf Zugangsrechte und klicken Sie dann die Kästchen in der Spalte Details ansehen an.
  3. Gestatten Sie einer Person, die Details aller Ihrer Termine anzusehen [top]
    Klicken Sie auf Zugang in der Menüleiste und danach klicken Sie die Kästchen in der Spalte Details ansehen an.
  4. Einer Person gestatten, einen Termin zu bearbeiten [top]
    Zeigen Sie die Details des Termins an, klicken Sie auf Zugangsrechte und danach klicken Sie die Kästchen in der Spalte Termin bearbeiten an.
  5. Einer Person gestatten, alle Ihre Termine zu bearbeiten [top]
    Klicken Sie auf Zugang in der Menüleiste und klicken Sie danach die Kästchen in der Spalte Termine bearbeiten an.
  6. Einer Person gestatten, Termine hinzuzufügen. [top]
    Klicken Sie auf Zugang in der Menüleiste und klicken Sie danach die Kästchen in der Spalte Termine hinzufügen an.
  7. Einer Person gestatten, Termine zu löschen [top]
    Klicken Sie auf Zugang in der Menüleiste und klicken Sie danach die Kästchen in der Spalte Termine löschen an.

Kalender der Gruppenmitglieder

  1. Zugang zu dem Kalender eines Gruppenmitgliedes [top]
    Klicken Sie in der Menüleiste auf Ansicht und danach auf den Namen des Gruppenmitgliedes (falls der Name nicht sofort erscheint, klicken Sie auf Nächste, um den Rest der Liste anzuzeigen).

    Die Termine der Gruppenmitglieder erscheinen als belegte Zeiten: Sie können die Details (Betreff und Beschreibung) nur sehen, wenn der Inhaber des Kalenders Sie dazu autorisiert hat.

    Der Name des Kalenderinhabers erscheint immer oberhalb von ihm (zwischen der Vorherige und Nächste Taste).

    Um zu Ihrem privaten Kalender zurück zu kommen, klicken Sie wieder auf Ansicht und wählen Ihren Namen aus der Liste.

  2. Den Kalender eines Gruppenmitgliedes bearbeiten [top]
    Die Kalender der anderen Gruppenmitglieder können wie der eigene genutzt werden. Jedoch müssen Sie vom Inhaber des Kalenders berechtigt worden sein, Termine hinzuzufügen, zu bearbeiten oder zu löschen.

    Die Möglichkeit, Termine hinzuzufügen ist gegeben durch "+" in jeder Zeitzone.

    Wenn Sie die Wiederholungs- und Erinnerungsfunktionen in dem Kalender eines anderen Mitgliedes nutzen, werden die Erinnerungen zu dem Inhaber (und nicht zu Ihnen) gesendet. Ebenso können Sie Termine in dem Kalender eines anderen Mitgliedes erstellen (und sich selbst einladen oder nicht),

Gruppenkalender

  1. Zugang zu dem Gruppenkalender [top]
    Wählen Sie den Gruppennamen in dem zweiten Pull-down Menü (der Ausgangswert ist "Privat") oder Sie klicken auf Ansicht in der Menüleiste und danach auf "Gruppe NamevonderGruppe".
  2. Standard-Zugangsrechte [top]
    • Details von den Terminen betrachen: Alle Gruppenmitglieder (kann nicht verändert werden),
    • einen Termin bearbeiten: der Terminersteller (kann verändert werden).
    • Termine hinzufügen: Gruppenadministrator (kann verändert werden).
    • Termine löschen: Gruppenadministrator (kann verändert werden).
  3. Einen Gruppentermin hinzufügen [top]
    Gehen Sie zu dem Gruppenkalender und überprüfen Sie, ob Sie das Recht haben, Termine hinzuzufügen (+ muss in jeder Zeitzone erscheinen). Falls dies der Fall ist, fügen Sie den Termin so hinzu, als ob Sie es in Ihrem privaten Kalender tun würden.

    Sie können alle Termine, die Sie erstellt haben, bearbeiten, aber Sie können sie nicht löschen.

  4. Einer anderen Person erlauben, einen Gruppentermin zu bearbeiten [top]
    Schauen Sie sich die Termindetails an und klicken Sie auf Zugangsrechte. Klicken Sie die Kästchen in der Termin bearbeiten Spalte an.
  5. Erinnerungen in dem Gruppenkalender [top]
    Sie können Erinnerungen in dem Gruppenkalender erstellen. Diese Erinnerungen werden nur an Sie gesendet und nicht an alle Gruppenmitglieder.
  6. Administratoren: den Mitgliedern gestatten, Termine hinzuzufügen [top]
    Klicken Sie auf Zugang in der Menüleiste und klicken Sie danach auf die Kästchen in der Spalte Termine hinzufügen.
  7. Administratoren: den Mitgliedern erlauben, alle Termine zu bearbeiten [top]
    Klicken Sie auf Zugang in der Menüleiste und klicken dann die Kästchen in der Spalte Termine bearbeiten an.
  8. Administratoren: den Mitgliedern gestatten, Termine zu löschen [top]
    NB: dieses Recht betrifft alle Termine im Gruppenkalender; gewähren Sie niemandem dieses Recht.

    Klicken Sie auf Zugang in der Menüleiste und klicken Sie danach die Kästchen in der Spalter Termine löschen an.

Termine löschen

  1. Einen Termin löschen [top]
    Klicken Sie auf den Betreff des Termins und dann auf Löschen.

    Im Falle eines wiederkehrenden Termins können Sie entweder nur dieses eine Mal löschen, indem Sie auf Löschen klicken, oder alle Male löschen und auf Alle Fälle löschen.

  2. Alte Termine löschen [top]
    Klicken Sie auf Löschen in der Menüleiste. Geben Sie ein Datum, um alle Termine vor diesem Datum zu löschen.

Überlagern der Kalender

  1. Funktionen [top]
    Sie können sowohl Kalender überlagern, wenn die diese von dem virtuellen Office (interner Kalender) verwaltet werden, als auch, wenn sie im Web in dem Format .ics(vCal/iCal) (externer Kalender) verfügbar sind.

    Zugangsrechte gelten für überlagerte Termine:

    • Interne Kalender
      Die verfügbaren Funktionen (Details ansehen, bearbeiten, löschen) hängen von den Zugangsrechten ab, die Ihnen der Kalenderinhaber zugeteilt hat.
    • Externe Kalender
      Diese Kalender sind immer nur schreibgeschützt: Sie können sie nicht bearbeiten.

    Außerdem sind überlagerte Termine nicht in Ihrem persönlichen Kalender: Sie können sie dementsprechend nicht teilen, keine Erinnerung hinzufügen usw.

    Beachten Sie bitte: Ihr Abonnement gibt die Maximalanzahl der Kalender vor, die Sie überlagern können.

    Um das Überlagern zu konfigurieren, klicken Sie bitte auf Überlagern in der Menüleiste.

  2. Das Überlagern aktivieren [top]
    Fügen Sie mindestens einen Kalender hinzu und klicken Sie auf das Überlagern aktivieren.

    Die Überlagerung ist dauerhaft: sie ist aktiviert, bis sie desaktiviert wird.

    Im Überlagerungsmodus erscheint jeder Termin mit den Initialen seines Inhabers (Person oder Gruppe). Die Erklärung der Initialen ist oberhalb des Kalenders zu sehen.

  3. Die Überlagerung desaktivieren [top]
    Löschen Sie das Kreuz in dem das Überlagern aktivieren Kästchen. Sie können die Überlagerung jederzeit wieder aktivieren, ohne die Kalender erneut hinzufügen zu müssen.
  4. Fügen Sie einen internen Kalender hinzu [top]
    Klicken Sie auf Den Kalender einer Person einer Gruppe hinzufügen. Klicken Sie die entsprechenden Kästchen an und klicken Sie auf Speichern. Der neue Kalender erscheint in der Liste. Klicken Sie auf Speichern, um die neue Überlagerung anzuzeigen.
  5. Einen externen Kalender hinzufügen [top]
    Ein externer Kalender enthält öffentliche Termine (Feiertage, Schulferien, Sportveranstaltungen usw.) und ist zugänglich auf dem Web (s. z.B.     iCalShare).

    Klicken Sie auf Einen externen vCalendar hinzufügen. Geben Sie einen Namen für diesen Kalender ein und seine URL (er muss beginnen mit http://). Sie können auch eine Beschreibung eingeben und eine Farbe für alle Termine dieses Kalenders wählen. Klicken Sie auf URL überprüfen und, falls die URL akzeptiert wird, klicken Sie auf Speichern. Der neue Kalender erscheint auf der Liste. Klicken Sie auf Speichern, um die neue Überlagerung anzuzeigen.

  6. Einen Kalender löschen [top]
    Ein Kalender kann zeitweise oder dauerhaft gelöscht werden.
    • Zeitweise
      Löschen Sie das Kreuz in dem Kästchen neben dem Namen des Kalenders in der Spalte Ansehen/: Der Kalender wird nicht mehr überlagert angezeigt. Sie können ihn jederzeit wieder hinzufügen, indem Sie das Kästchen wieder ankreuzen.
    • Dauerhaft
      Klicken Sie auf das Zeichen Papierkorb neben dem Kalendernamen.

Gesprächsanfragen

  1. Definition [top]
    Ein Gespräch ist ein besonderer Termin, zu dem Sie Teilnehmer einladen und die Nachverfolgung online vornehmen können. Die Teilnehmer müssen Mitglieder von Gruppen sein, denen Sie angehören oder ihre E-Mail-Adresse muss in Ihrem Adressbuch (privat oder Gruppe) sein.
  2. Einen Gesprächsvorschlag annehmen oder ablehnen [top]
    Die Einladung zu einem Gespräch wird signalisiert anhand des Pictogramms . Klicken Sie auf ihren Betreff, um die Details anzuzeigen. Sie können die Liste der eingeladenen Personen und Ihre Antworten bzgl. der Einladung zum Gespräch ersehen, indem Sie auf Ansehen neben Teilnehmer klicken.
    • Um einen Gesprächsvorschlag anzunehmen, klicken Sie auf Annehmen und das Pictogramm erscheint. Wenn die Einladung akzeptiert worden ist, können Sie sie später immer noch ablehnen.
    • Sie können den Gesprächsvorschlag auch ablehnen, in dem Sie auf Ablehnen klicken. Sie können den Grund eingeben, warum Sie ablehnen. Eine E-Mail-Benachrichtigung wird an den zum Gespräch Einladenden gesendet. Sobald die Einladung abgelehnt worden ist, kann der Gesprächsvorschlag nicht mehr in Ihrem Kalender gesehen werden.
    Das Pictogramm, das eine Versammlung in Ihrem Kalender anzeigt, kann wechseln:
    • : Mindestens eine Person hat den Gesprächsvorschlag abgelehnt.
    • : Jeder hat den Gesprächsvorschlag angenommen.
  3. Einen Gesprächsvorschlag hinzufügen [top]
    Wenn Sie einen Termin erstellen, klicken Sie auf Gesprächsvorschlag. Wählen Sie die Uhrzeit, geben Sie einen Betreff und eine Beschreibung (wahlweise) ein. Dann klicken Sie auf Einladen und Teilnehmer verwalten und auf Teilnehmer hinzufügen, um zu Zugang zu Ihrem Adressbuch (privat und Gruppe) zu erhalten. Klicken Sie die Kästchen an, um die Teilnehmer hinzuzufügen. Sie können leicht alle Gruppenmitglieder einladen, indem Sie das erste Kästchen (Alle Mitglieder) anklicken.
    • Teilnehmer, die das virtuelle Office nutzen: Der Gesprächsvorschlag erscheint direkt in ihrem Kalender mit einem flackernden Fragezeichen. Indem sie auf den Betreff des Gesprächs klicken, akzeptieren sie das Gespräch oder lehnen es mit einem einzigen Klick ab. Im Falle der Ablehnung, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung (mit dem Grund für die Ablehnung, falls angegeben) und der Gesprächsvorschlag von ihren Kalendern.
    • Teilnehmer, die das virtuelle Office nicht nutzen: Eine E-Mail wird an sie mit den Details des Gesprächsvorschlages gesandt. Sie können mit einem einzigen Klick akzeptieren oder ablehnen. Falls sie ablehnen, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung.
    Nach dem Klick auf Speichern, können Sie eine Benachrichtigung an jeden Teilnehmer senden.
  4. Nachverfolgung der Einladungen [top]
    Der zum Gespräch Einladende kann zu jeder Zeit die Antwort jedes einzelnen Teilnehmers sehen, indem er auf den Betreff des Meetings klickt und danach auf Einladen und Teilnehmer verwalten. Die möglichen Status sind: Eingeladen (aber keine Antwort), Annehmen oder Ablehnen. Bitte beachten Sie, dass ein Teilnehmer, der zunächst den Gesprächsvorschlag angenommen hat, diesen später ablehnen kann.

    Das Pictogramm, das eine Versammlung im Kalender anzeigt, kann wechseln:

    • : Mindestens eine Person hat den Gesprächsvorschlag abgelehnt..
    • : Jeder hat den Gesprächsvorschlag angenommen.
  5. Ein Gespräch bearbeiten [top]
    Nur der zum Gespräch Einladende kann es bearbeiten.

    Details (Uhrzeit, Betreff, Beschreibung und/oder Ort) oder Teilnehmer können bearbeitet werden. Um die Änderungen vorzunehmen, klicken Sie zunächst auf den Betreff des Gesprächs.

  6. Wenn die Details bearbeiten worden sind, wird der Status der Einladungen wieder auf Null gesetzt: Die Teilnehmer müssen den bearbeiteten Gesprächsvorschlag akzeptieren oder ablehnen. Eine E-Mail-Benachrichtigung wird gesendet. Sie können diese Benachrichtigung für jedes Gespräch ausschalten.
  7. Um einen Teilnehmer zu entfernen, klicken Sie auf Teilnehmer entfernen neben dieser Person. Der Gesprächsvorschlag ist nicht länger in seinem Kalender, aber es wird keine Benachrichtigung gesendet.
  8. Ein Gespräch annullieren [top]
    Der zum Gespräch Einladende kann zu jeder Zeit das Gespräch annullieren, indem er es aus einem eigenen Kalender löscht. Löschen Sie das Gespräch, als würden Sie einen normalen Termin löschen. Das Gespräch ist nicht mehr im Kalender der Teilnehmer und eine E-Mail-Benachrichtigung wird versendet. Sie können diese Benachrichtigung für jedes Gespräch ausschalten.

Erinnerungen

  1. Über Erinnerungen [top]
    Erinnerungen, die eine in der Vergangenheit liegende Sendezeit haben, werden nicht versendet. Beispiel: Falls Sie einen Termin erstellen, der in einer Stunde beginnt und Sie geben ein, 2 Stunden vorher die Erinnerung zu erhalten, dann wird keine Erinnerung gesendet.
  2. Eine E-Mail-Erinnerung erstellen [top]
    Klicken Sie auf den Betreff des Termins und wählen ja vor Erinnerung. Bestimmen Sie, zu welcher Zeit die Erinnerung gesendet werden soll.

    Erinnerungen werden an Ihre Standard Absender-Adresse gesendet.

  3. Eine SMS-Erinnerung erstellen [top]
    Klicken Sie auf den Betreff des Termins und wählen Sie ja vor Erinnerung. Bestimmen Sie, zu welcher Zeit, die Erinnerung gesendet werden soll.

    Erinnerungen werden an die Mobilfunknummer in Ihren persönlichen Daten gesendet.

  4. Eine Erinnerung bearbeiten [top]
    Klicken Sie auf den Betreff des Termins und wählen Sie vor . Bearbeiten Sie den Zeitpunkt und/oder den Kanal (E-Mail und/oder SMS).
  5. Eine Erinnerung annullieren [top]
    Klicken Sie auf den Betreff des Termins und wählen Sie Nein vor Erinnerung.
  6. Übersicht der Erinnerungen [top]
    Wählen Sie Erinnerungen im ersten Pull-down Menü.
  7. Agenda per SMS [top]
    Klicken Sie auf SMS in der Menüleiste und wählen Sie die Tage sowie den Tag des Empfangs (derselbe oder der nächste Tag).

    Beachten Sie bitte: Falls Ihre Agenda für einen Tag leer ist, werden Sie keine SMS erhalten.

    Sie können die Einstellungen zu jeder Zeit bearbeiten oder den Kalender abstellen mit der SMS Funktion, indem Sie alle Kreuze in den Kästchen in der Sektion "Meinen Kalender für..versenden" löschen.

    Sie können auch eine Kopie Ihres Kalenders auf Ihrem Mobiltelefon erstellen, indem Sie auf Jetzt! klicken :

    • Falls Sie auswählen, dass Sie Ihre Agenda am selben Tag erhalten, wird Ihnen die Agenda von diesem Tag gesendet
    • Falls Sie auswählen, dass Sie die Agenda am nächsten Tag erhalten, wird Ihnen die Agenda von dem nächsten Tag gesendet.

Zugang über RSS

  1. Funktionen [top]
    RSS ermöglicht Ihnen, mehrere Websites (Zeitungen, Blogs usw.) in einem Interface anzusehen. Sie abonnieren mit einem RSS-Reader (eine Software oder spezielle Website) einen RSS-Feed, das ist eine spezielle Seite im Web, die von jeder Website, die RSS zulässt, veröffentlicht wird. Dieser RSS-Feed beinhaltet normalerweise den Titel und die Zusammenfassung der letzten 10 veröffentlichten Artikel mit einem Hyperlink für jeden von diesen zu einem kompletten Artikel auf der Website. Da der RSS-Reader automatisch alle Feeds erneuert, werden Sie schnell und unproblematisch über neue Artikel auf allen ausgewählten Websites informiert.

    In diesem Zusammenhang bietet das virtuelle Office mehrere Feeds an: private (Ihr Posteingang, Ihre Agenda, Ihre Dokumente, Ihre Favoriten usw.) und für die Gruppe (Gruppenagenda, Gruppendokumente, Gruppenfavoriten usw.) Diese Feeds werden durch den Login und das Passwort geschützt.

  2. Verfügbare Feeds [top]
    Jeder (sowohl private als auch Gruppen-) Kalender hat 4 RSS-Feeds.
    • Heute
    • Diese Woche
    • Diesen Monat
    • 30 Tage (von heute an)
  3. Kompatible Software [top]
    Alle RSS-Reader, die Authentifikation (Feeds mit Login und Passwort) anbieten: z..B.     Feed-Reader (Windows).
  4. Konfiguration der Software [top]
    1. Gehen Sie zu dem Kalender und danach mit der Maus auf eines der Bilder.
    2. Klicken Sie auf das Bild und wählen Diesen Link kopieren.
    3. Gehen Sie zum RSS-Reader, erstellen einen neuen Feed und geben die Adresse ein.
    4. Geben Sie den Login und das Passwort des virtuellen Offices in den RSS-Reader ein, danach geben Sie dem Feed einen Namen.
    5. Stellen Sie die Zeit für die automatischen Aktualisierungen in dem RSS-Reader ein.

    Zugang mit Software, die iCal kompatibel ist

    1. Funktionen [top]
      Fremdsoftware kann mit dem virtuellen Office verbunden werden, das ein Kalenderserver ist.

      Sie können mit der Fremdsoftware keine Termine hinzufügen oder bearbeiten. Die Kalender werden durch Ihrem gewöhnlichen Login und Passwort geschützt.

      Auf Ihrer virtuellen Festplatte werden Sie in den Hauptordnern (private + einen Ordner pro Gruppe) einige "Kalender.ics" Dateien finden, die für diese Funktion genutzt werden: Ihre Größe ist 0 Kb. Diese Dateien können nicht gelöscht werden.

    2. Kompatible Software [top]
      Mozilla Calendar or Sunbird, Apple iCal, Microsoft Works usw.
    3. Konfiguration der Software [top]
      Für Ihren privaten Kalender nutzen Sie das Adressbuch:
      http://www.contactoffice.com/docs/login/private/calendar.ics

      Für einen Gruppenkalener nutzen Sie die Adresse:
      http://www.contactoffice.com/docs/login/Name_DER_GRUPPE/calendar.ics

    Importieren - Exportieren

    1. Importieren [top]
      Bevor Sie importieren, wählen Sie einen privaten oder Gruppenkalender aus. Um ein oder mehrere Termine in das vCal/iCal Format zu importieren, klicken Sie auf Importieren in der Menüleiste und wählen Sie die vCal/iCal Datei auf Ihrem Computer aus.
    2. Exportieren [top]
      Bevor Sie exportieren, wählen Sie einen privaten oder Gruppenkalender.

      Sie können einen, mehrere oder alle Termine von einem Kalender in das vCal/iCal Format exportieren, um sie in eine Software zu reimportieren, die mit diesem Format kompatibel ist:

      • Nur einen Termin exportieren: klicken Sie auf den Betreff des Termins und danach auf Exportieren.
      • Mehrere Termine exportieren: Wählen Sie eine Ansicht aus (Tag, Woche oder Monat) und klicken Sie dann auf Exportieren in der Menüleiste und dann auf Nur die Termine dieser Seite exportieren.
      • Den gesamten Kalender exportieren: klicken Sie auf Exportieren in der Menüleiste and dann auf Alle Termine von diesem Kalender exportieren.

    Präferenzen

    1. Präferenzen [top]
      Indem Sie auf Präfs in der Menüleiste drücken, können Sie verschiedene Einstellungen bearbeiten:
      • Anfangs- und Endzeit
      • Zeitzone
      • Standardkalenderseite: Tag, Woche oder Monat
      • Standarddauer für Termine (verschiedene Möglichkeiten zwischen 0 und 480 Minuten).
      • Kalendergitterauflösung: Dauer der Zeitzonen (Auswahlmöglichkeiten zwischen 10 und 60 Minuten)
      • Zeitformat: 12 oder 24 h.