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Persönliche Dokumente
Teilen der persönlichen Dokumente
Gruppendokumente
Ordner und Unterordner
Suchen
Dokumente löschen
Virtuelles Laufwerk
Zugang über RSS
Remote Server
Die Links zwischen einem Dokument und einem Kontakt


Persönliche Dokumente

  1. Ein Dokument hinzufügen (upload) [top]
    Gehen Sie zu der gewünschten Stelle in Ihren Dokumenten und klicken Sie auf Datei uploaden auf der rechten Seite des Bildschirms. Klicken Sie auf Durchsuchen, um die Datei auf Ihrem Computer auszuwählen.

    Sie können verschiedene Dokumente (bis zu 5) in einer einzigen Aktion versenden. Ein Ladebalken zeigt Ihnen den Stand des Uploadens an.

    Die Zeit des Uploadens der Datei hängt von der Dateigröße und Ihrer Verbindungsgeschwindigkeit ab. Schließen Sie nicht das Popup-Fenster; es schließt sich automatisch nach dem erfolgten Uploaden.

  2. Ein Dokument bearbeiten [top]
    Um ein Dokument zu bearbeiten, müssen Sie es zunächst auf Ihren Computer downloaden, die notwendigen Änderungen vornehmen, das Dokument, das noch auf dem Web ist, entweder löschen oder umbenennen und es schließlich durch die upgeloadete neue Version ersetzen.

    Sie können dies alles einfach durchführen, indem Sie das virtuellle Laufwerk nutzen.

  3. Ein Dokument downloaden [top]
    Klicken Sie auf den Namen des Dokuments oder wählen Sie Downloaden im Menü Aktionen des Dokuments.

    Jedes Mal, wenn das Dokument gedownloaded wird (indem das Web-Interface oder das virtuelle Laufwerk genutzt werden), wird der Downloadzähler aktualisiert. Sie können es sehen, indem Sie auf Aktionen klicken.

  4. Ein Dokument umbenennen [top]
    Wählen Sie Umbenennen in dem Menü Aktionen des Dokuments.
  5. Ein Dokument verschieben [top]
    Wählen Sie Verschieben in dem Menü Aktionen des Dokuments. Dann wählen Sie den Zielordner aus. Das Dokument wird in den Zielordner verschoben und erscheint dann nicht mehr im jetzigen Ordner.
  6. Ein Dokument kopieren [top]
    Wählen Sie Kopieren in dem Menü Aktionen des Dokuments. Dann wählen Sie den Zielordner aus. Das Dokument wird in diesen anderen Ordner kopiert und bleibt auch im jetzigen Ordner.

Teilen der persönlichen Dokumente

  1. Standard-Zugangsrechte [top]
    • Dokumente ansehen: nur Sie (kann geändert werden).
    • Dokumente bearbeiten: nur Sie (kann geändert werden).
    • Dokumente hinzufügen: nur Sie (kann geändert werden).
    • Dokumente löschen: nur Sie (kann geändert werden).
  2. Einer Person gestatten, ein Dokument anzusehen [top]
    Sie müssen zunächst der Person gestatten, den Ordner anzusehen, in dem das Dokument ist: klicken Sie auf Zugang neben dem Namen des Ordners (der Name des Ursprungsordners ist Ihr eigener Name), danach klicken Sie auf die Kästchen in der Spalte Ordner ansehen. Beachten Sie bitte: Falls sich der Ordner in anderen Ordnern befindet (inklusive des Ursprungsordners), müssen diese Ordner genauso sichtbar sein! In diesem Stadium ist nur der Ordner sichtbar: der Inhalt ist nicht sichtbar.

    Klicken Sie dann auf Aktionen neben dem Dokument und wählen Zugang. Klicken Sie die Kästchen in der Spalte Dokument downloaden an.

  3. Einer Person gestatten, ein Dokument zu bearbeiten [top]
    Ein Dokument zu bearbeiten bedeutet, dass die Daten des Dokuments (Name und Pfad), aber nicht der Inhalt selbst bearbeitet werden.

    In dem Menü Aktionen des Dokuments klicken Sie auf Zugang und danach klicken Sie auf die Kästchen in der Spalte Dokument bearbeiten.

  4. Einer Person gestatten, Dokumente hinzuzufügen [top]
    Klicken Sie auf Zugang neben dem Namen des Ordners und klicken Sie danach die Kästchen in der Spalte Dokumente hinzufügen an.

    Beachten Sie bitte: Angeklickte Personen können auch Unterordner erstellen und Dokumente in diese uploaden.

    Beachten Sie bitte: Jeder Ordner hat seine eigenen Zugangsrechte. Sie können auf einfache Weise dieselben Rechte auf alle Unterordner anwenden, indem Sie Diese Einstellung anwenden auf alle Unterordner von anklicken. Berücksichtigen Sie bitte, dass, wenn Sie die Rechte des Hauptordners später ändern, Sie dies auf alle Unterordner wieder anwenden müssen.

  5. Einer Person gestatten, Dokumente zu löschen [top]
    Beachten Sie bitte: Dieses Recht gilt für alle sichtbaren Dokumente und Unterordner in dem betreffenden Ordner: gewähren Sie keinem dieses Recht.

    Klicken Sie auf Zugang neben dem Namen des Ordners und klicken Sie die Kästchen an in der Spalte Dokumente löschen.

    Beachten Sie bitte: Jeder Ordner hat seine eigenen Zugangsrechte. Sie können auf einfache Weise dieselben Rechte auf alle Unterordner anwenden, indem Sie Diese Einstellung anwenden auf alle Unterordner von anklicken. Berücksichtigen Sie bitte, dass, wenn Sie die Rechte des Hauptordners später ändern, Sie dies auf alle Unterordner wieder anwenden müssen.

Gruppendokumente

  1. Zugang zu Gruppendokumenten [top]
    Wählen Sie den Gruppennamen in dem zweiten Pull-down Menü (der Standardwert ist "Privat") oder klicken Sie auf Ansehen in der Menüleiste und dann auf "Gruppe Namedergruppe".
  2. Standard-Zugangsrechte [top]
    • Dokumente ansehen: Alle Gruppenmitglieder (kann geändert werden).
    • Ein Dokument bearbeiten: der Ersteller des Dokuments (kann geändert werden).
    • Dokumente hinzufügen: der Gruppenadministrator (kann geändert werden).
    • Dokumente löschen: der Gruppenadministrator (kann geändert werden).

    Beachten Sie bitte, in dem Group Environment, können alle Ordner jederzeit von alle Mitgliedern angesehen werden (kann nicht geändert werden). Das bedeutet allerdings nicht, dass jederzeit alle Dokumente von allen Mitgliedern angesehen werden können: Jedes Dokument hat seine eigenen Zugangsrechte.

  3. Ein Gruppendokument hinzufügen [top]
    Beachten Sie bitte: Sie können in den jetzigen Ordner nur Inhalt hinzufügen mit der Zustimmung des Administrators.

    Uploaden Sie ein neues Dokument genauso wie in Ihrem privaten Environment. Sie können ebenso einen Unterordner erstellen und Dokumente dahin uploaden.

  4. Ein privates Dokument mit einer Gruppe teilen [top]
    Beachten Sie bitte: Um diese Funktion nutzen zu können, muss der Gruppenadministrator Ihnen gestattet haben, Dokumente in den Ursprungsordner für Gruppendokumente (Erste-Ebene-Ordner) hinzuzufügen.

    Falls das Dokument schon in Ihren privaten Dokumenten ist, können Sie es mit der Gruppe teilen. Gehen Sie zu Ihren privaten Dokumenten und wählen Sie Mit Gruppen teilen in dem Menü Aktionen des Dokuments aus. Danach klicken Sie auf den Gruppennamen. Falls das Kästchen nicht angeklickt werden kann, bedeutet dies, dass der Gruppenadministrator Ihnen nicht gestattet hat, Dokumente in den Ursprungsordner für Gruppendokumente hinzuzufügen.

    Das Dokument erscheint in dem Ursprungsordner für Gruppendokumente. Sie können es dann in einen anderen Ordner (vorausgesetzt, Sie haben die Zulassung, Dokumente in dem Zielordner hinzuzufügen) verschieben.

  5. Ein Dokument von einem Gruppenmitglied verbergen [top]
    Wenn ein Dokument zu den Gruppendokumenten hinzugefügt wird, kann es von allen Mitgliedern gesehen werden. Um es vor einem oder mehreren Gruppenmitgliedern zu verbergen, klicken Sie auf Zugang in dem Menü Aktionen, löschen das Kreuz in dem Kästchen Alle Mitglieder von und danach löschen Sie die Gruppenmitglieder in der Spalte Dokument ansehen.
  6. Gruppenmitglieder informieren [top]
    Wenn Sie ein Gruppendokument erstellen oder bearbeiten, können Sie eine E-Mail-Benachrichtigung an alle Gruppenmitglieder (außer an Sie selbst) senden, um sie wissen zu lassen, dass ein neues Dokument (oder eine neue Version des Dokuments) verfügbar ist. Diese Standardbenachrichtigung kann mit Ihren eigenen Kommentaren personalisiert werden. Beachten Sie bitte: Nur der Ersteller des Dokuments kann eine Benachrichtigung senden.

    Um eine Benachrichtigung zu senden, wählen Sie Benachrichtigung in dem Menü Aktionen des Dokuments.

  7. Einer Person gestatten, ein Gruppendokument zu bearbeiten [top]
    Ein Dokument zu bearbeiten bedeutet, dass die Informationen des Dokuments (Name, Platz in der Hierarchie des Ordners) bearbeitet werden, aber nicht seine Inhalte.

    Wählen Sie Zugang in dem Menü Aktionen des Dokuments und klicken Sie dann auf die Kästchen in der Spalte Dokument bearbeiten.

  8. Administratoren: den Mitgliedern das Hinzufügen von Dokumenten gestatten [top]
    Klicken Sie auf Zugang neben dem Namen des Ordners und klicken Sie danach die Kästchen in der Spalte Dokumente hinzufügen an.

    Beachten Sie bitte: Die angeklickten Personen können auch Unterordner erstellen und Dokumente in diese uploaden.

    Beachten Sie bitte: Jeder Ordner hat seine eigenen Zugangsrechte. Sie können auf einfache Weise dieselben Rechte auf alle Unterordner anwenden, indem Sie Diese Einstellung anwenden auf alle Unterordner von anklicken. Berücksichtigen Sie bitte, dass, wenn Sie die Rechte des Hauptordners später ändern, Sie dies auf alle Unterordner wieder anwenden müssen.

  9. Administratoren: den Mitgliedern erlauben, Dokumente zu löschen [top]
    Beachten Sie bitte: Dieses Recht gilt für alle Dokumente und Unterordner in dem betreffenden Ordner: gewähren Sie niemandem dieses Recht.

    Klicken Sie auf Zugang neben dem Namen des Ordners und klicken Sie dann auf die Kästchen in der Spalte Dokumente löschen.

    Beachten Sie bitte: jeder Ordner hat seine eigenen Zugangsrechte. Sie können auf einfache Weise dieselben Rechte auf alle Unterordner anwenden, indem Sie Diese Einstellung anwenden auf alle Unterordner von anklicken. Berücksichtigen Sie bitte, dass, wenn Sie die Rechte des Hauptordners später ändern, Sie dies auf alle Unterordner wieder anwenden müssen.

Ordner und Unterordner

  1. Einen Ordner oder Unterordner erstellen [top]
    Wählen Sie ein Niveau in der Ordnerhierarchie und klicken Sie auf Neuer Ordner auf der rechten Seite des Bildschirms.
  2. Einen Ordner umbenennen [top]
    Gehen Sie zu dem Ordner (indem Sie auf seinen Namen klicken auf der linken Seite des Bildschirms) und klicken dann auf Umbenennen auf der rechten Seite des Bildschirms.
  3. Einen Ordner löschen [top]
    Gehen Sie zu dem Ordner (indem Sie auf seinen Namen im linken Teil des Bildschirms klicken) und klicken Sie dann auf Löschen auf der rechten Seite des Bildschirms.

Suchen

  1. Funktionen [top]
    Die Suchmaschine sucht alle privaten Dokumente so wie alle Gruppendokumente, zu denen Sie Zugang haben. Sie sucht in folgenden Dateiformaten: Microsoft Word, Excel und PowerPoint, PDF, HTML, RTF und Text.

    NB: Die Suchmaschine berücksichtigt nicht die mit einem Passwort geschützten Dateien.

  2. Einfache Suche [top]
    • Das Standardkriterium ist "Ein Textfeld": Dateiname, Inhalt, Beschreibung und Name des Autors. Geben Sie einen Text in dem Feld ein.
      Sie können die *wildcard (* steht für 0 oder mehrere Zeichen) nutzen. Beispiel: "Der Name beinhaltet vir*" wird mit Dokumenten wie z.B. "Virtual office.doc", "Virtueal drive.xls" übereinstimmen. Beachten Sie bitte: * kann nicht am Beginn eines Ausdrucks genutzt werden.
    • Fügen Sie ein oder mehrere Kritierien hinzu, indem Sie auf Hinzufügen klicken. Klicken Sie auf den Papierkorb neben einem Kriterium, um es zu entfernen.
    • Falls es mehrere Kriterien gibt, entscheiden Sie, ob sie alle zusammen gültig sein müssen (UND) oder ob zumindest ein Kriterium gültig sein muss (ODER).
    • Schließlich wählen Sie, ob sie nur im momentanen Environment oder in allen Environments suchen.
  3. Erweiterte Suche [top]
    Die erweiterte Suche ermöglicht Ihnen, Ihre eigene Suchanfrage einzugeben wie z.B. in die Suchmaschine von Google. Sie müssen jedoch die Suchsyntax vom virtuellen Office nutzen.
  4. Ergebnisse [top]
    Jedes Dokument wird angezeigt mit seiner Relevanz. Klicken Sie auf das Vergrößerungsglas , um seine Details anzuzeigen: Autor, Pfad und den relevanten Ausschnitt. Der Ausschnitt wird nur angezeigt, wenn der Inhalt ein Suchkriterium war.

    Standardmäßig werden Suchergebnisse nach Relevanz angezeigt, aber Sie können sie auch nach Dateiname, Größe und Datum anzeigen, indem Sie die Pfeile oberhalb der Liste nutzen.

    Solange Sie mit dem virtuellen Office verbunden sind, können Sie die Ergebnisse der letzten Suche anzeigen, indem Sie auf Suchergebnisse im linken Teil des Bildschirms klicken. Die Ergebnisse werden erneut nach Relevanz sortiert.

Dokumente löschen

  1. Ein Dokument löschen [top]
    Klicken Sie auf den Papierkorb neben dem Dokument.

    Das Dokument ist nicht gelöscht, nur in den Papierkorb verschoben, so dass Sie es zurückholen können, falls Sie sich geirrt haben. Um das Dokument zu löschen, leeren Sie den Papierkorb.

  2. Eine Auswahl von Dokumenten löschen [top]
    Klicken Sie die Kästchen neben den Dokumenten an und dann klicken Sie auf In den Papierkorb verschieben.

    Die Dokumente sind nicht gelöscht, sondern nur in den Papierkorb verschoben, so dass Sie sie zurückholen können, wenn Sie sich geirrt haben. Um die Dokumente zu löschen, leeren Sie den Papierkorb.

  3. Den Papierkorb manuell leeren [top]
    Gehen Sie zu dem Papierkorb, klicken Sie auf Alle auswählen und dann auf Löschen. Dokumente werden gelöscht und können nicht zurückgeholt werden.

Virtuelles Laufwerk

  1. Definition [top]
    Das virtuelle Laufwerk ermöglicht Ihnen den direkten Zugang zu Ihren Dokumenten (ohne einen Webbrowser): Dokumente sind in einem speziellen Ordner auf Ihrem Computer, geschützt durch einen Login und ein Passwort.

    Dieser Ordner dient als Standardordner: Sie Dateien und Unterordner hinzufügen, löschen und/oder umbenennen. Sie können eine Datei auch von einem Ordner oder einer Anwendung auf Ihrem Computer aus öffnen. Das virtuelle Laufwerk ist ebenso ein einfacher Weg, um einen Back-up von den auf Ihrem persönlichen Computer gespeicherten Dateien zu machen.

  2. Ein virtuelles Laufwerk einrichten [top]
    Das Verfahren hängt von Ihrem Betriebssystem ab. Klicken Sie auf Virtuelles Laufwerk, um die Verfahrensschritte anzusehen.

    Sie werden feststellen, dass das virtuelle Laufwerk aus verschiedenen Ordnern besteht:

    • Ein 'privater' Ordner: er enthält Ihre privaten Ordner und Dokumente
    • Ein Ordner für jede Gruppe: Jeder Ordner enthält Gruppenordner und Dokumente

    Beachten Sie bitte: Alle Dokumente müssen in einem dieser Ordner abgelegt werden: Sie können keine Dokumente ablegen oder neue Ordner erstellen auf dem ersten Niveau.

  3. Mögliche Probleme [top]
    Für eine optimale Nutzung, beachten Sie folgendes:
    • Vermeiden Sie Akzente in den Ordnernamen
    • Konfigurieren Sie Ihre persönliche oder die Firewall des Netzwerkes, um die Verbindung zu Ihrem virtuellen Laufwerk zuzulassen (WebDAV Protokoll auf Port 80: Das Senden von Daten von Ihrem Computer muss gestattet sein).
    • Je nach Abonnementtyp variieren die Niveaus zwischen 4 und 6. Falls Sie noch mehr Niveaus in Ihrem virtuellen Ordner einreichten wollen, erhalten Sie eine Fehlernachricht

Zugang über RSS

  1. Funktionen [top]
    RSS ermöglicht Ihnen, mehrere Websites (Zeitungen, Blogs usw.) in einem Interface anzusehen. Sie abonnieren mit einem RSS-Reader (eine Software oder spezielle Website) einen RSS-Feed, das ist eine spezielle Seite im Web, die von jeder Website, die RSS zulässt, veröffentlicht wird. Dieser RSS-Feed beinhaltet normalerweise den Titel und die Zusammenfassung der letzten 10 veröffentlichten Artikel mit einem Hyperlink für jeden von diesen zu einem kompletten Artikel auf der Website. Da der RSS-Reader automatisch alle Feeds erneuert, werden Sie schnell und unproblematisch über neue Artikel auf allen ausgewählten Websites informiert.

    In diesem Zusammenhang bietet das virtuelle Office mehrere Feeds an: private (Ihr Posteingang, Ihre Agenda, Ihre Dokumente, Ihre Favoriten usw.) und für die Gruppe (Gruppenagenda, Gruppendokumente, Gruppenfavoriten usw.) Diese Feeds werden durch den Login und das Passwort geschützt.

  2. Verfügbare Feeds [top]
    Jeder Ordner hat seinen eigenen RSS-Feed. Er beinhaltet alle Dokumente des Ordners, sortiert nach Erstellungsdatum (neue Dokumente zuerst). Daten, an denen Änderungen vorgenommen worden sind, werden nicht berücksichtigt.

    Der Inhalt von dem Feed hängt von Ihren Zugangsrechten ab. Zum Beispiel: Falls Sie Zugang haben zu einigen Dokumenten der Gruppe A werden sie auch in dem RSS-Feed von ihren Ordnern auftauchen. Falls Sie keinen Zugang haben zu irgendwelchen Dokumenten in diesem Ordner, ist der entsprechende RSS-Feed leer.

  3. Kompatible Software [top]
    Alle RSS-Reader, die Authentifikation (Feeds mit Login und Passwort) anbieten: z..B.     Feed-Reader (Windows).
  4. Konfiguration der Software [top]
    1. Gehen Sie zu dem Kalender und danach mit der Maus auf eines der Bilder.
    2. Klicken Sie auf das Bild und wählen Diesen Link kopieren.
    3. Gehen Sie zum RSS-Reader, erstellen einen neuen Feed und geben die Adresse ein.
    4. Geben Sie den Login und das Passwort des virtuellen Offices in den RSS-Reader ein, danach geben Sie dem Feed einen Namen.
    5. Stellen Sie die Zeit für die automatischen Aktualisierungen in dem RSS-Reader ein.

    Remote Server

    1. Definition [top]
      Ein Remote Server ist ein Dokumentenserver, der WebDAV Verbindungen (normalerweise auf Port 80) ermöglicht. Indem Sie einen Remote Server in Ihrem virtuellen Office konfigurieren, können Sie alle Ihre Dokumente in einem einzigen Interface anzeigen.

      Beachten Sie bitte: Der Remote Server legt die Zugangsrechte (lesen, schreiben) für seine Ordner und Dokumente fest. Er legt auch den verfügbaren Speicherplatz fest.

    2. Einen Remote Server hinzufügen [top]
      Klicken Sie auf Remote Server in der Menüleiste. Geben Sie die korrekten Einstellungen ein:
      • Name: Dieser Name wird den Server identifzieren. Dieser Name gilt nur für das virtuelle Office und hat keine Verbindung mit dem tatsächlichen Namen des Remote Servers.
      • URL: die Adresse des Remote Servers
      • Login: Ihr Login auf dem Remote Server
      • Passwort: Ihr Passwort auf dem Remote Server.

      Klicken Sie auf Speichern. Die Einstellungen werden automatisch gültig und der Remote Server wird erstellt bei Gültigkeit der Einstellungen. Falls die Einstellungen ungültig sind, bearbeiten Sie diese. Falls sie korrekt sind, aber nicht bestätigt worden sind, kontaktieren Sie den technischen Support des Remote Servers.

    3. Einen Remote Server bearbeiten [top]
      Klicken Sie auf Remote Server, um die Liste der Remote Server anzuzeigen. Klicken Sie auf Bearbeiten neben dem Remote Server, danach bearbeiten Sie die Einstellungen und klicken dann auf Speichern.

      Beachten Sie bitte: Falls Sie den Namen des Remote Servers bearbeiten, werden die Änderungen wirksam, wenn Sie sich das nächste Mal einloggen.

    4. Einen Remote Server desaktivieren [top]
      Sie können einen Remote Server desaktivieren, ohne ihn zu löschen. Zeigen Sie die Liste der Remote Server an und löschen Sie das Kreuz in der Box neben dem Namen des Remote Servers.
    5. Einen Remote Server löschen [top]
      Klicken Sie auf Remote Server, um die Liste der Remote Server anzuzeigen. Klicken Sie auf den Papierkorb neben dem Remote Server.
    6. Aktionen in den Ordnern und Dateien der Remote Server [top]
      Ein Ordner des Remote Servers ist ähnlich zu dem Ordner des virtuellen Offices für Basisaktionen: hinzufügen, löschen, ein Dokument umbenennen usw. Sie können Ordner und Dokumente von dem Remote Server zu dem virtuellen Office und umgekehrt kopieren oder veschieben

    Die Links zwischen einem Dokument und einem Kontakt

    1. Definition [top]
      Es ist möglich, ein Dokument mit einem Kontakt in Ihrem Adressbuch zu verbinden. Das ermöglicht Ihnen zum Beispiel, einen Lebenslauf mit einer Person zu verbinden.
    2. Ein Dokument mit einem Kontakt verbinden [top]
      Wählen Sie Ins Clipboard kopieren in dem Menü Aktionen des Dokuments. In dem Adressbuch bearbeiten Sie den Kontakt und klicken auf Dokument einfügen unten im Fenster. Das Dokument erscheint nun in den Kontaktdetails.

      Beachten Sie: Ein Dokument kann mit verschiedenen Kontakten verbunden werden.

      Beachten Sie bitte: Solange ein Dokument mit einem Kontakt verbunden ist, kann das Dokument nicht gelöscht werden. Um es zu löschen, müssen Sie zunächst den Link zwischen dem Dokument und dem/den Kontakt(en) unterbrechen.

    3. Den Link zwischen einem Dokument und einem Kontakt unterbrechen [top]
      In dem Adressbuch bearbeiten Sie den Kontakt und wählen Löschen neben diesem Dokument.