Gebruikersgids

U hebt de keuze tussen verschillende mogelijkheden, te beginnen met uw naam en voornaam (indien deze niet correct zijn, kunt u ze corrigeren voor u uw e-mailadres aanmaakt via 'Mijn account > Persoonlijke gegevens bewerken'). U kunt het e-mailadres van uw keuze aanmaken, voor zover dit nog niet van een andere gebruiker is

Indien u echt wenst van adres te veranderen, moet u een nieuw account aanmaken en daarin het gewenste e-mailadres aanvragen. Indien u de mogelijkheid niet hebt om zelf een nieuwe account aan te maken, contacteer de technische support.

Indien u dus over zo'n tweede e-mailadres wenst te beschikken, is de enige oplossing een tweede account aanmaken (dat gelinkt is aan het tweede gewenste e-mailadres) en alle inkomende berichten doorschakelen naar uw huidige account.

U gaat zo tewerk:

• Maak een tweede account aan (account2) en maak hierin een e-mailadres (e-mail2) aan.
• Maak (in Voorkeuren) de automatische doorschakeling actief van alle inkomende berichten van het e-mailadres naar het huidig e-mailadres zodat alle berichten op uw huidige account terechtkomen. NB: Ga echter wel na of het account2 het automatisch doorverwijzen toelaat.
• Indien u berichten wenst te verzenden vanuit het e-mail2-adres in uw huidige account, voeg dit adres dan aan uw persoonlijke gegevens toe of klik op Van wanneer u een bericht schrijft.

• Aan: het e-mailadres van de voornaamste bestemmeling(en)
• Cc (optie): één of meerdere bestemmelingen in carbon copy
• Bcc (optie): één of meerdere bestemmelingen in blind carbon copy
• Onderwerp (optie): het onderwerp van uw bericht
• Tekst (optie): De tekst van uw bericht

Om terug verder te schrijven en/of om een bericht te versturen, ga naar de map Concepten en klik op het bericht.

• Voor de e-mail, moet u enkel het e-mailadres invullen.
• Voor een SMS, moet u het volledige nummer van de bestemmeling volgens het internationale formaat (land code + zone + nummer) invullen, gevolgd door @SMS (vb:32475123456@SMS). De mogelijke bijlagen worden niet naar deze bestemmelingen gestuurd.
  NB: Het is aangewezen uw SMS-berichten te handtekenen zodat uw bestemmeling weet wie de verzender van het bericht is. Indien u een antwoord via SMS wenst, mag u niet vergeten uw eigen nummer te vermelden.
• Voor de fax moet u het volledige nummer van de bestemmeling volgens het internationale formaat invullen (landnummer + zonenummer + nummer) gevolgd door @FAX (vb: 322123456@FAX). De tekst van het bericht wordt als eerste pagina verstuurd, terwijl de bijlagen nadien verstuurd worden.
  NB: Het is aangeraden uw faxberichten te handtekenen zodat uw bestemmeling er de oorsprong van kan traceren. Indien u bovendien een antwoord via fax wenst, moet u uw eigen nummer vermelden.

Om een e-mail in HTML te versturen, klikt u op Opstellen en vervolgens op de -tab. Een knoppenbalk, zoals in tekstverwerkers, verschijnt bovenaan het tekstvak. Laat het muispijltje even op een knop rusten om de legende te laten verschijnen.

Om onmiddellijk in HTML-code te werken, klik op de laatste knop met de naam < >.

Wanneer u op een e-mail antwoordt die u in HTML hebt ontvangen, zal het formaat dat voor het antwoord gebruikt wordt (tekst of HTML) hetzelfde zijn als het formaat uit de rubrieksvoorkeur Formaat voor het antwoord op een HTML e-mail (ga naar Voorkeuren).

Opgelet: alle e-mailadressen van de leden zijn zichtbaar voor alle bestemmelingen die zich in de velden Aan en Cc bevinden. Om de e-mailadressen van de leden voor hen verborgen te houden, selecteert u het vakje Bcc en geeft u uw eigen adres in het veld Aan in.

Om in één enkele handeling aan alle bestemmelingen van een bericht te antwoorden (velden Aan en Cc), moet u op Aan alle klikken.

De berichten die u beantwoord heeft worden aangeduid met het pictogram .

Om dit te doen, dient u eerst een template te creëren dat de tekst van het automatisch antwoord zal bevatten. Stel die in door te klikken op Template bewaren. Klik vervolgens op Filters en op Toevoegen. Geef in Omschrijving een specifieke naam in zoals "Automatisch antwoord". In Voorwaarden, selecteert u gewoon Voor alle mails. In Acties kiest u Automatisch antwoord en klikt u op Template kiezen. Kies het gewenste template in de lijst.

Vergeet niet het antwoord bij uw terugkeer uit te schakelen! Klik op Filters om het in de lijst te laten verschijnen. Klik op de desbetreffende filter en schakel het vakje Actief uit (dat zich in de kop van de pagina bevindt). Daarna op Bewaren klikken om te bevestigen. De omgekeerde werkwijze maakt het mogelijk om de filter indien nodig te heractiveren.

De berichten die u doorgestuurd heeft (forward) worden aangeduid met het pictogram .

Wanneer u een bericht schrijft, klik dan op Van: om tot uw persoonlijke fiche te komen en e-mail adressen toe te voegen (of te bewerken).

Selecteer het gewenste e-mail adres in het rolmenu naast de Van: tijdens het schrijven van een bericht.

U kunt uw standaard verzend adres wijzigen door u naar 'Voorkeuren > Berichten' te begeven.

• Ze bekijken (klik op Bekijken),
• Ze op uw PC bewaren (klik op Downloaden)
• Ze in de Documententool bewaren (klik op Bewaren in documenten). Een venster verschijnt met al uw persoonlijke mappen. Indien u het document wenst te bewaren onder de groepsdocumenten: moet u eerst naar de tool Documenten gaan en daar de gewenste groep kiezen, dan moet u terug gaan naar het berichten tool en daar op Bewaren in documenten klikken.

• Om een bericht van op uw computer via mail te versturen moet u, terwijl u het bericht opstelt, op Bestand invoegen klikken. In het venster dat dan verschijnt moet u op Browse klikken om het bestand op uw computer te selecteren.
• Om een bestand vanuit het Documenten tool te versturen moet u naar dit tool gaan en het gewenste document opzoeken. Selecteer dan in het "Acties" menu van dit document de tekst Versturen via e-mail.

De maximumomvang van uw bijlagen is in uw abonnement vastgelegd.

De spellingcontrole kunt u gebruiken voor het Nederlands, het Frans en het Engels. De software houdt bovendien rekening met lokale taalversies. (Frankrijk en Zwitserland voor het Frans; Verenigd Koninkrijk, Verenigde Staten en Canada voor het Engels).

Indien de tekst geen fouten bevat wordt u hierover ingelicht en wordt de spellingcontrole automatisch afgesloten.

Indien de tekst minstens één fout bevat wordt een nieuw venster geopend met de spellingcontrole. Het eerste verkeerd gespelde woord verschijnt rood onderlijnd.

• Kies een voorgestelde verbetering of voer er één in in het vak Vervang door.
• Klik op Vervang om het fout gespelde woord te vervangen of op Vervang alle om het fout gespelde woord in de gehele tekst te vervangen.
• U kunt ook het fout gespelde woord éénmaal of telkens het voorkomt in de tekst negeren door respectievelijk te klikken op Negeer of Negeer Alle.
• Klik op OK onderaan het venster om het verbeteren te beëindigen met behoud van de wijzigingen of op Annuleren om alle wijzigingen ongedaan te maken.

U kunt slechts over één handtekening beschikken.

Een andere methode om uw berichten te tekenen is door er een vCard in te voegen (standaardformaat visitekaart, die de persoonlijke gegevens weergeeft). Daarvoor moet u tijdens het schrijven van het bericht op vCard klikken. Alle gegevens die in uw persoonlijke fiche worden gebruikt (behalve de zone 'Commentaar' en Categoriëen) zijn aanwezig in de visitekaart.

Net als elke andere e-mail kan een model verschillende bestemmelingen bereiken en meerdere bijlagen bevatten.

Eens men een template gebruikt (als bericht of als antwoord op een ontvangen bericht), kan het bericht worden aangepast voor het verzenden zonder dat hierdoor de template gewijzigd wordt.

U kunt ook op Opstellen klikken en vervolgens op Template bewaren.

Om een nieuw bericht te versturen door gebruik te maken van een model moet u op Templates klikken en het gewenste model selecteren. U kunt de inhoud van het bericht ook bewerken indien u dit wenst (het model wordt hierdoor niet gewijzigd) en klik uiteindelijk op Versturen.

Indien het bericht dat u ontvangt, een vCard bevat (visitekaart bestand met .vcf extensie), klik dan naast de vCard op Aan mijn contacten toevoegen.

U kunt in één lijst verschillende contacten op verschillende wijze groeperen (Aan, Cc, of Bcc) alsook verschillende communicatiekanalen aanwenden (e-mail, SMS, fax) indien deze mogelijkheid wordt aangeboden door uw virtueel kantoor.

Het aantal lijsten die u kunt aanmaken, alsook het aantal bestemmelingen die zo een lijst kan bevatten, hangen af van het type abonnement dat u hebt. Hoewel ze in twee richtingen kunnen gaan (door alle adressen in Cc: te zetten en uw adres in Aan), zijn de lijsten eerder bestemd voor éénrichtingsgebruik.

Nota: De lijsten zijn niet beschikbaar buiten het virtueel kantoor.

Klik op Lijst toevoegen. Klik vervolgens op Bewerken naast de naam van de nieuwe lijst en geef de lijst die automatisch de naam "undefined" krijgt een duidelijkere naam. Deze naam mag geen spaties of accenten bevatten. Maak uiteindelijk ook uw lijst aan door gebruik te maken van uw adresboeken (privé of groep) en door de vakken aan te vinken achter de contacten die u wenst op te nemen in de lijst.

Indien u de beheerder bent, klik dan op Lijsten, selecteer de betreffende groep in de omgevingselector en maak de groepslijst aan zoals u een privé-lijst zou aanmaken. Om sommige of alle leden van de groep toe te laten de lijst te bewerken klik op Toegang naast de groepslijst en vink de gewenste vakken aan.

Om een bericht naar een lijst te sturen, klikt u op Aan en selecteert u vervolgens de onderverdeling "Lijsten". Vink het gewenste vakje aan.

U kunt ook op Lijsten klikken en "Privé" selecteren of de naam van de groep selecteren en vervolgens op Een bericht sturen naar deze lijst klikken, naast de naam van de betreffende lijst.

De lijst bepaalt de plaats van elk adres in de verschillende velden (Aan, Cc en Bcc). U kunt ook "naamvandelijst@LIST" invullen in de Aan, Cc of Bcc, dit geeft hetzelfde resultaat.

Sommige mappen worden automatisch aangemaakt en kunnen niet van naam veranderen noch van plaats veranderd worden: Postvak in (ontvangen berichten), Verstuurd (verstuurde berichten), Prullenmand, Concepten, Templates en Spam?.

U kunt andere mappen aanmaken en zo uw berichten klasseren. Door eventueel filters aan te maken kunt u automatisch inkomende berichten in de juiste map laten klasseren.

Om een nieuwe map aan te maken kies Nieuwe map in het Acties-menu dat aan elke map verbonden is. Geef een duidelijke naam aan de nieuwe map en klik vervolgens op Bewaren. De nieuwe map verschijnt onmiddellijk in het linkergedeelte van het scherm.

De mappen verschijnen in alfabetische volgorde onder de standaardmappen.

Kies Verplaatsen in het Acties-menu dat aan elke map verbonden is. Klik uiteindelijk op de map van bestemming.

Om een onderliggende map aan te maken moet u in het linkergedeelte van het scherm eerst op de bovenliggende map klikken. Kies vervolgens Nieuwe map in het Acties-menu dat aan elke map verbonden is.

• Om een geopend bericht te klasseren moet u op Naar map klikken. Het venster dat dan verschijnt bevat de hiërarchie van alle mappen en submappen. Klik op één van deze mappen om het bericht te klasseren.
• Om één of meerdere berichten vanuit een map te klasseren: moet u één, meerdere of alle (door te klikken op Alles selecteren, worden alle berichten van de pagina geselecteerd) vakjes links van de berichten aanvinken en vervolgens op Naar map klikken. Het venster dat nu verschijnt bevat de hiërarchie van al uw verschillende mappen en submappen. Klik op één van deze mappen om de berichten hierin te klasseren.

Het bericht is niet definitief verwijderd maar verplaatst naar de Prullenmand. Dit laat u toe om het bericht te recupereren in het geval van een fout. Om het bericht definitief te verwijderen maakt u de Prullenmand leeg.

De berichten zijn niet definitief verwijderd maar verplaatst naar de Prullenmand. Dit laat u toe om de berichten te recupereren in het geval van een fout. Om de berichten definitief te verwijderen maakt u de Prullenmand leeg.

De berichten zijn niet definitief verwijderd maar verplaatst naar de Prullenmand. Dit laat u toe om de berichten te recupereren in het geval van een fout. Om de berichten definitief te verwijderen maakt u de Prullenmand leeg.

De berichten zijn niet definitief verwijderd maar verplaatst naar de Prullenmand. Dit laat y toe om de berichten te recupereren in het geval van een fout. Om de berichten definitief te verwijderen maakt u de Prullenmand leeg.

Anderzijds wordt de Prullenmand automatisch leeggemaakt indien de ontvangst van nieuwe berichten schijfruimte vereist. (dit gebeurt ook indien u niet ingelogd bent).

Om de pagina weer op te laden hoeft u enkel op Postvak In te klikken.

De berichten die nog niet gelezen zijn, worden met onderwerp en verzender in het vet getoond.

Om een bericht te lezen, klikt u op het onderwerp of op de verzender. Wanneer het bericht geopend is, klik op of om het vorige of volgende bericht in hetzelfde venster te openen.

Het is aanbevolen afbeeldingen in spam e-mails niet weer te geven (de spammer zou op deze kunnen detecteren of uw e-mailadres actief is). Bovendien beschermt het filteren van HTML e-mails u tegen scripts (Javascript, enz.).

Om het doorverwijzen te beëindigen verwijder het adres in het veld.

Zie dat u geen vicieuze cirkel maakt want dit leidt tot een ongebreideld vermenigvuldigen van de berichten. Zo ook indien u een extern POP3-adres opneemt en alle berichten naar hetzelfde adres doorstuurt, dan zal een cirkel ontstaan.

Om de beschikbare ruimte te verhogen archiveer of verwijder oude berichten of neem een hogere abonnementsformule.

Daarenboven, mag een bericht de 50 MB niet overschrijden, wat voor abonnement u ook heeft.

• Accountnaam: Kies hier een naam waaraan u de POP3 account herkent
• POP3 Servernaam: voer hier de betreffende POP3 server in. Verwar deze niet met de uitgaande SMPTP server. Een POP3 server heeft meestal de vorm pop.provider.com of mail.provider.com, terwijl een SMTP server meestal de vorm smtp.provider.com of relay.provider.com heeft.
• Account: voer hier uw accountnaam bij de betreffende provider in. Opgelet, dit is niet steeds het eerste gedeelte van uw e-mailadres! Een POP3 login kan er ook uitzien als bs123456 of user123456.
• POP3 account wachtwoord: het wachtwoord voor uw POP3 account.
• Server poort: De standaardwaarde is 110.
• Berichten op de server laten: Kies "ja" indien u de berichten op de server van uw mailprovider wil laten staan.
• Alleen nieuwe berichten downloaden?: Indien u op de vorige vraag "ja" hebt geantwoord, kiest u hier best "ja" om te vermijden dat de reeds binnengehaalde berichten opnieuw worden gedownload.
• Automatisch POP3 raadpleging?: kies hier voor "ja" indien u wenst dat uw berichten automatisch worden binnengehaald. (ongeveer om de 5 minuten)
• Om de instelling op te slaan, klik op Bewaren.

Voorbeeld voor het adres office@hotmail.com, gebruik Hotmail als POP3 Servernaam en office bij Account.

Let op! Niet alle Hotmail adressen beschikken over de mogelijkheid om via POP3 geraadpleegd te worden (in het bijzonder recente accounts): controleer eerst of uw Hotmail account POP3 aanbiedt.

Om uw POP3 accounts weer te geven klik op POP3 en vervolgens op Bewerken naast de betreffende POP3 account.

Om het downloaden van e-mails te vergemakkelijken kunt u opteren voor Automatische POP3 raadpleging.

U kunt op elk moment manueel de POP3 accounts raadplegen.

• POP3 account: login

• POP3 wachtwoord: uw wachtwoord bij ContactOffice

• POP3 server: pop.contactoffice.net

• SMTP server: de SMTP server van uw internetprovider of van uw lokaal netwerk.

Indien u ervoor kiest de berichten van de server te verwijderen, worden deze verplaatst naar de Prullenmand. Dit verplicht u niet om in te loggen in de rubriek Berichten van de webinterface om berichten te verwijderen. Dit gebeurt automatisch indien het binnenkomend e-mailverkeer dit vereist.

Indien u filters gebruikt die binnenkomende berichten verplaatsen naar één of meerdere Mappen, hou er dan rekening mee dat deze niet worden opgehaald door uw POP3 programma. Dit geldt ook voor de berichten die automatisch verplaatst worden naar de Spam folder. Controleer daarom regelmatig via de webinterface of er zich geen geldige berichten bevinden in de Spam folder. Via IMAP kunt u deze twee beperkingen van POP3 omzeilen.

Voordelen van IMAP tegenover POP3

• IMAP laat u toe al uw berichten te consulteren, inclusief de berichten die zich in uw persoonlijke mappen of in de Verstuurd map bevinden. Via POP3 kunt u enkel berichten uit het Postvak In raadplegen. Met andere woorden, IMAP voert een synchronisatie uit tussen $1 en een e-mail programma. U kunt uiteraard de synchronisatie beperken tot de meest gebruikte mappen. De configuratie van het e-mailprogramma dat alle berichten ophaalt laat u toe uw berichten offline te consulteren.
• IMAP bewaart steeds de berichten op de server. Volgens de omstandigheden kunt u via de webinterface van $1 of via uw e-mail programma uw berichten raadplegen zonder risico op verlies van gegevens.
• IMAP is sneller omdat het in eerste instantie enkel de berichthoofden van uw e-mails ophaalt (afzender, onderwerp, enz.). Pas als u een bericht leest wordt het volledige bericht binnengehaald. Dit houdt in dat u verbonden moet zijn met het Internet om nieuwe berichten te raadplegen. (met uitzondering van berichten die reeds werden binnengehaald)

• IMAP4 account: login

• IMAP4 wachtwoord: uw wachtwoord bij ContactOffice

• IMAP4 server: imap.contactoffice.net

• SMTP server: de SMTP server van uw internetprovider of van uw lokaal netwerk.

Bijzonderheden

• Omdat er geen standaard bestaat voor de benaming van folders kan het programma enkel de Inbox en de Prullenmand onderscheiden. De andere speciale folders (Verzonden items en concepten) worden misschien niet herkend en het programma zal zelf folders creëren. Om het programma de folders van het virtueel kantoor te doen gebruiken wijzigt u de namen van de folders in "Sent Items" (en niet "Sent") en "Drafts". In Outlook gaat u naar de eigenschappen van de IMAP account en selecteert u het IMAP tabblad om de naam van de folder te wijzigen.
• In Outlook wordt bij een eerste verbinding enkel de map Inbox aangevinkt voor synchronisatie. Vink de mappen aan die u wenst te synchroniseren.
• Bij het beantwoorden van een bericht met uw e-mail programma wordt uw antwoord bewaard in een nieuwe map met de naam "Verzonden items". Indien u dit wenst kunt u het bericht verplaatsen naar de map "Verstuurd" in ContactOffice.

Na het verwijderen van een bericht in uw e-mail programma verschijnt dit bericht doorstreept in de webinterface van ContactOffice. Dit betekent dat het bericht werd verwijderd in uw e-mailprogramma maar niet op de server. Om het bericht van de server te verwijderen, gebruikt u het commando "..." in uw Outlook menu.

De reeds verzonden of ontvangen berichten in uw e-mailprogramma zijn verbonden aan een bestaande account (hierna standaard account genoemd). Maak een bijkomende IMAP4 account en versleep de berichten (of de mappen) van de ene account naar de andere. Daarna kunt u de IMAP4 account verwijderen.

• Berichten importeren in uw virtueel kantoor : versleep de berichten van uw standaard account naar de IMAP4 account.
• Berichten exporteren naar de standaard account: versleep de berichten van uw IMAP4 account naar uw standaard account.

Volgens hetzelfde principe biedt het virtueel kantoor verschillende persoonlijke feeds (uw inbox, uw agenda, uw documenten, uw favorieten, enz.) en groepsfeeds (groepsagenda, groepsdocumenten, groepsfavorieten, enz.). Deze feeds zijn beveiligd met uw login en wachtwoord.

1. Plaats uw muisaanwijzer op de afbeelding die u vindt op pagina's met RSS-links.
2. Klik met de rechtermuisknop op de afbeelding en kies Kopieer Link
3. In uw RSS-lezer creëert u een nieuwe feed en u plakt de bewaarde link.
4. Vul uw login en wachtwoord voor uw virtueel kantoor in en kies vervolgens een benaming voor de RSS-feed.
5. Configureer de tijdsinterval tussen RSS raadplegingen

De e-mailnotificatie wordt naar het eerste adres op de persoonlijke fiche gestuurd. U kunt uw persoonlijke fiche bewerken via 'Voorkeuren > Account > Persoonlijke gegevens bewerken'.

Om over precieze notificaties te beschikken (bijvoorbeeld: de mails die door persoon x zijn verstuurd of die volgend onderwerp hebben, enz.), maakt u best een Filter aan (meer hierover in de paragraaf over Filters).

U kunt uw GSM-nummer in uw persoonlijke fiche bewerken via 'Voorkeuren > Account > Persoonlijke gegevens bewerken'.

Om over precieze notificaties te beschikken (bijvoorbeeld: de mails die door persoon x zijn verstuurd of die volgend onderwerp hebben, enz.), maakt u best een Filter aan (meer hierover in de paragraaf over Filters).

De voorwaarden kunnen afhankelijk zijn van het onderwerp, de verzender, de contactpersoon, de tekst, de prioriteit en de grootte. Zij kunnen echter ook op alle inkomende e-mails (bijv. Automatisch antwoord) worden toegepast. De mogelijke acties zijn: niets doen, de e-mail klasseren in een map, de e-mail verplaatsen naar de Prullenmand, de e-mail verwijderen (zonder gebruik van de Prullenmand), een kopie versturen naar een ander adres, een notificatie versturen via e-mail, een notificatie versturen via SMS, een automatisch antwoord versturen. De filters kunnen geactiveerd of gedesactiveerd worden, en volgens prioriteit geklasseerd worden.

• Beschrijving: geef een expliciete naam aan de filter zodat deze gemakkelijk te gebruiken is.
• Voorwaarden: geef minstens één voorwaarde. Om een voorwaarde toe te voegen, klikt u op Voorwaarden bijvoegen. Om een voorwaarde te verwijderen, klikt u naast de betreffende voorwaarde op Annuleren. Indien u meerdere voorwaarden stelt, bepaal of de filter aan alle gestelde criteria moet beantwoorden (EN logisch) of aan tenminste één criterium juist beantwoord (OF logisch) moet zijn.
• Acties: Voeg minstens één actie toe door gebruik te maken van het rolmenu. Om een actie toe te voegen, klikt u op Actie bijvoegen. Om een actie te verwijderen, klikt u naast de desbetreffende actie op Annuleren. Naargelang de gekozen actie, moet u andere gegevens aangeven (map waarin het bericht geklasseerd moet worden, enz).

Om een filter te laten stijgen in de lijst moet u op klikken. Om een filter in de lijst te laten zakken moet u op klikken.

U mag het sorteren bewerken door één van de volgende criteria te gebruiken: onderwerp van de boodschap, naam van de verzender, grootte van het bericht en datum van aankomst. U kunt voor elk van deze criteria bepalen of u een normale verschijningsorde wenst (alfabetisch of in stijgende volgorde) of omgekeerd (in dalende volgorde).

Om het sorteren te activeren, moet u op de desbetreffende pijl bovenaan de lijst met berichten drukken ( of ). Voor het sorteren op gelezen/niet gelezen, klik op de eerste pijltjes (onder de enveloppen).

Het sorteren blijft actief zolang u in de desbetreffende map zit: indien u zich in het berichten tool of in een andere tool naar een andere map begeeft, wordt het automatisch sorteren weer geactiveerd wanneer u terugkeert naar de oorspronkelijke map.

Om terug naar uw sorteerkeuze te gaan, klik terug op de pijl in de lijn.

Het ontvangstbericht komt voor in de vorm van een e-mail; de inhoud ervan schommelt naargelang de e-mailsoftware die gebruikt wordt. Gewoonlijk neemt het ontvangstbericht het onderwerp van het oorspronkelijke bericht over.

Indien u voor elk verzonden bericht een ontvangstbericht wenst aan te vragen, klikt u op Voorkeuren en daarna vinkt u het vakje Altijd aan naast de zin Ontvangstbericht aanvragen voor verzonden berichten .

U kunt ook automatisch antwoorden: in Voorkeuren kies één van de opties naast de zin Ontvangstbericht voor ontvangen e-mails versturen (indien een ontvangstbericht door de verzender wordt aangevraagd):

• Altijd: het ontvangstbericht wordt automatisch en onzichtbaar verstuurd

• Nooit: er wordt nooit een ontvangstbericht verstuurd

• Mij vragen: het tussenscherm verschijnt, u krijgt de keuze (versturen of niet versturen).

Als uw abonnement over de antispam-functie beschikt, worden de berichten die als spam (ongewenste commerciële boodschappen) gedetecteerd zijn automatisch geklasseerd in de folder Spam?. Het kan gebeuren dat het systeem een e-mail foutief in deze folder plaatst: gelieve de inhoud dus geregeld na te kijken om de inhoud van de folder te verwijderen.

De filters treden slechts in werking na de antispam-controle: een automatisch antwoord (zoals in de filters werd vastgelegd) zal niet antwoorden op spam.

De berichten worden onder de vorm van een .eml-bestand gearchiveerd (Outlook-formaat) en in een .zip-formaat in de Documententool geplaatst. Indien er natuurlijk voldoende plaats aanwezig is.

• U moet eerst naar de map (of submap), waarvan u de berichten wenst te archiveren, gaan.
• Indien u slechts enkele berichten wenst te archiveren moet u deze berichten allereerst aanvinken.
• Klik vervolgens op Archiveren onder de naam van de map en bepaal of u de geselecteerde berichten, alle berichten of enkel alle berichten ouder dan een door u bepaalde datum, wenst te archiveren. Een optie stelt u in staat de berichten automatisch te verwijderen eens ze gearchiveerd zijn.
• Het archief is automatisch aangemaakt en wordt in de Documententool geplaats, indien er voldoende ruimte hiervoor beschikbaar is. Het archiefbestand krijgt automatisch de aanmaakdatum als naam, dit kunt u natuurlijk later bewerken.

Om een archief te consulteren, moet u het archief downloaden en via een dubbele klik openen. De lijst met gearchiveerde berichten verschijnt in .eml formaat (compatibel met Outlook en Outlook Express) en de berichten zelf kunnen ook via een dubbele klik geopend worden.

Er is ook geen gemeenschappelijk e-mailadres van de groep. U kunt echter een bijkomende account aanmaken met een bijhorend e-mailadres en de login en het paswoord aan verschillende personen doorgeven of een filter creëren die de berichten doorstuurt naar meerdere e-mailadressen.

• Aantal berichten per pagina
• Handtekening
• Alle verstuurde e-mails bewaren
• Notificaties
• Automatisch doorsturen naar een e-mail adres
• Antispam op POP3-accounts activeren.