ContactOffice Virtual and Online Office
FAQ
Gebruikersgids
Online support

Gebruikersgids

   Berichten Tab Agenda Tab Contacten Tab Documenten Tab Wiki Tab Infos Tab Taken Tab Forum Tab Chat Tab Notities Tab Favorieten Tab SMS Tab Fax Tab Tel. Berichten Tab Groepen Tab  


Persoonlijke agenda
Delen van uw persoonlijke kalender
Agenda van derden
Groepsagenda
Afspraken verwijderen
Agenda's layeren
Vergaderingen
Reminders
Toegang via RSS
Toegang met iCal compatibele software
Invoeren - Uitvoeren
Voorkeuren


Persoonlijke agenda

  1. Een afspraak toevoegen [top]
    Klik op Toevoegen in de menubalk of klik op + in de linkerbovenhoek van het uur van de afspraak die u wilt invoeren.

  2. Een afspraak van een volledige dag toevoegen [top]
    Klik op + in de linkerhoek van de zone (dag) (boven de eerste uurzone in de agenda).

    Een "dag" afspraak is dus net hetzelfde als een normale afspraak: bewerken, verwijderen, herhalen, enz.

  3. Kleuren [top]
    Meerdere achtergrondkleuren zijn vanaf nu beschikbaar voor de afspraken. Kies, bij het creëren of het wijzigen van afspraken, de gewenste kleur in Kleur.

    Deze kleuren behoren u toe : u kan een kleur toewijzen aan een vergadering, maar deze kleur zal enkel in uw persoonlijke kalender van toepassing zijn.

  4. Een afspraak herhalen [top]
    Tijdens het maken of bewerken van afspraken, klik op ja naast het vak Herhalen. Kies daarna de frequentie (alle x dagen, weken, maanden of jaren).
  5. Een afspraak bewerken [top]
    Klik op de titel van de afspraak en maak de nodige wijzigingen.

Delen van uw persoonlijke kalender

  1. Standaard toegangsrechten [top]
    • Afspraken bekijken: alle leden van een groep zien steeds de bezette uren in uw kalender (kan niet gewijzigd worden). U kunt een afspraak verbergen door een privé-afspraak te creëren.
    • De details van uw afspraak bekijken : u alleen (wijzigen mogelijk).
    • Afspraken bijvoegen : u alleen (wijzigen mogelijk).
    • Afspraken verwijderen: u alleen (wijzigen mogelijk).
  2. Een andere persoon toelaten om de details van een afspraak te bekijken [top]
    Toon de details van de afspraak, Klik op Toegangsrechten en duid de overeenkomstige vakjes in de kolom aan Details bekijken.
  3. Een andere persoon toelaten om de details van alle afspraken te bekijken [top]
    Klik op Toegang in het menu en duid de overeenkomstige vakjes in de kolom aan Bekijk details.
  4. Een andere persoon toelaten om een afspraak te wijzigen [top]
    Toon de details van de afspraak en Klik op Toegangsrechten en duid de overeenkomstige vakjes in de kolom Afspraak bewerken aan.
  5. Een andere persoon toelaten om alle afspraken te wijzigen [top]
    Klik opToegang in het menu en duid de overeenkomstige vakjes in de kolom Afspraken bewerken aan.
  6. Een andere persoon toelaten om afspraken bij te voegen [top]
    Klik Toegang in het menu en duid de overeenkomstige vakjes in de kolom Afspraken bijvoegen aan.
  7. Een andere persoon toelaten om afspraken te verwijderen [top]
    Klik Toegang in het menu en duid de overeenkomstige vakjes in de kolom Afspraken verwijderen aan.

Agenda van derden

  1. Toegang tot de agenda van derden [top]
    Klik in de menubalk op Bekijken en vervolgens op de naam van de persoon (indien de naam van de persoon niet onmiddellijk verschijnt, klik op Volgende om het vervolg van de lijst te laten verschijnen).

    Automatisch verschijnen de afspraken van deze persoon als pagina's met bezette tijdzones: u kunt de details (titel en beschrijving van de afspraak) slechts bekijken indien men u toegangsrechten heeft verleend.

    De naam van de beheerder van de agenda verschijnt bovenaan (tussen de knoppen Vorige en Volgende).

    Om terug naar uw persoonlijke agenda te gaan, klikt u terug op Bekijken en selecteert u uw naam in de lijst.

  2. De agenda van een derde bewerken [top]
    De agenda van iemand anders kunt u net zoals uw eigen agenda gebruiken, maar de eigenaar ervan moet u wel eerst het recht geven om afspraken toe te voegen, te bewerken of te verwijderen.

    De mogelijkheid om afspraken toe te voegen wordt aangegeven door de aanwezigheid van de + die in elke uurzone staan.

    U kunt het herhalen en de reminders gebruiken in de agenda van derden. Deze laatsten worden naar de persoon in kwestie gestuurd en niet naar uzelf. U kunt ook vergaderingen vastleggen in de agenda van derden (of men nu zelf uitgenodigd is of niet).

Groepsagenda

  1. Toegang tot de groepsagenda [top]
    Selecteer de naam van de groep in de omgevingsselector (waarvan de standaardwaarde "Persoonlijk" aangeeft) of klik in het menu op Bekijken en vervolgens op "Groep Naamvandegroep" (bovenaan de lijst).
  2. Standaard toegangsrechten [top]
    • Details van de afspraken bekijken: alle groepsleden (wijzigen niet mogelijk).
    • Een afspraak wijzigen: hij die de afspraak creëerde (wijzigbaar).
    • Afspraken toevoegen: de beheerder van de groep (wijzigbaar).
    • Afspraken verwijderen: de beheerder van de groep (wijzigbaar).
  3. Een groepsafspraak toevoegen [top]
    Ga in de groepsagenda en ga daar na of u over alle rechten van toevoeging beschikt (+ moeten in elke uurzone verschijnen). Wanneer dit het geval is, maakt u een afspraak aan zoals u het zou doen in uw persoonlijke agenda.

    U mag al de afspraken die u zelf aangemaakt hebt ook bewerken maar u mag ze niet verwijderen.

  4. Een andere persoon toelaten om een groepsafspraak te wijzigen [top]
    Bekijk de details van de afspraak en klik Toegangsrechten enen duid de overeenkomstige vakjes in de kolom Afspraak bewerken aan.
  5. Reminders in de groepsagenda [top]
    U kunt reminders in de groepsagenda aanmaken. Het zullen steeds persoonlijke reminders zijn (naar u alleen verstuurd) en geen reminders voor de groep.
  6. Beheerders: bijvoegen van afspraken toelaten [top]
    Klik Toegang in het menu en duid de overeenkomstige vakjes in de kolom Afspraken bijvoegen aan.
  7. Beheerders: wijzigen van alle afspraken toelaten [top]
    Klik Toegang in het menu en duid de overeenkomstige vakjes in de kolom Afspraken bewerken aan
  8. Beheerders: verwijderen van afspraken toelaten [top]
    NB: Dit recht heeft betrekking tot de hele verzameling contacten: denk goed na vooraleer u dit recht verleent.

    Klik Toegang in het menu en duid de overeenkomstige vakjes in de kolom aan Afspraken verwijderen.

Afspraken verwijderen

  1. Een afspraak verwijderen [top]
    Klik op de titel van de afspraak en vervolgens op Verwijderen.

    Indien het om een herhaling van een afspraak gaat, kunt u deze verwijderen door op Verwijderen te klikken. U kunt de volledige serie eveneens verwijderen door op Alle instanties verwijderen te klikken.

  2. Oude afspraken verwijderen [top]
    U kunt ook oude afspraken verwijderen door in de menubalk op Verwijderen te klikken. Voeg een datum in om alle afspraken ouder dan deze datum te verwijderen.

Agenda's layeren

  1. Functies [top]
    U kunt agenda's layeren uit uw virtueel kantoor (interne agenda's) alsook van op het Internet (externe agenda's) indien deze beschikbaar zijn in het formaat .ics (vCal/iCal).

    De toegangsrechten zijn van toepassing op gelayerde afspraken.:

    • Interne agenda's
      De beschikbare functies zijn afhankelijk van de rechten die u krijgt van de beheerder van de agenda: gedetailleerd overzicht, bewerken, ongedaan maken, enz.
    • Externe agenda's
      Deze agenda's kunt u enkel bekijken. U kunt geen wijzigingen aanbrengen
    Bovendien worden de afspraken niet weergegeven in uw persoonlijke kalender : u kunt deze dus niet delen, een reminder aanmaken, enz.

    NB: Het maximum aantal agenda's dat u kunt layeren wordt bepaald door uw abonnement.

    Om het layeren van de agenda te configureren klik op Layering in de horizontale menubalk.

  2. De layering activeren [top]
    Voeg minstens één agenda toe en vink het keuzeveld Layering activeren aan.

    De layering is permanent: ze blijft geactiveerd tot je deze uitschakelt.

    In een gelayerde agenda wordt elke afspraak voorafgegaan door de initialen van de eigenaar (persoon of groep). De legende is zichtbaar boven de agenda.

  3. De layering uitschakelen [top]
    Haal het vinkje Layering activeren weg. Je kan op elk moment de layering opnieuw activeren zonder de instellingen opnieuw in te voeren (agenda's toevoegen).
  4. Een interne agenda toevoegen [top]
    Klik op Een interne agenda toevoegen. Vink de juiste hokjes aan en klik op Bewaren. De nieuwe agenda verschijnt in de lijst. Klik op Bewaren om de nieuwe layering te laten zien.
  5. Een externe agenda toevoegen [top]
    Een externe agenda bevat verschillende publieke evenementen (feestdagen, schoolvakanties, sportmanifestaties, enz.) en is beschikbaar op het Internet (zie bvb.     iCalShare).

    Klik op Een externe vCalendar toevoegen. Geef vervolgens een naam op voor deze agenda, de URL (moet beginnen met http://). Je kan bovendien een beschrijving toevoegen en een kleur kiezen voor afspraken in de agenda. Klik op URL valideren en indien de URL wordt goedgekeurd klik dan op Bewaren. De nieuwe agenda verschijnt nu in de lijst. Klik op Bewaren om de nieuwe layering te laten zien.

  6. Een agenda verwijderen [top]
    Een agenda kan tijdelijk of definitief verwijderd worden.
    • Tijdelijk verwijderen
      Haal het vinkje weg voor de betreffende agenda in het menu Bekijken: de agenda wordt niet meer opgenomen in het gelayerd overzicht maar je kan hem op elk moment opnieuw toevoegen door deze opnieuw aan te vinken.
    • Definitief verwijderen
      Klik op de Prullenmand naast de naam van de agenda.

Vergaderingen

  1. Definitie [top]
    Een vergadering is een bijzonder afspraak waarmee men deelnemers kan uitnodigen en waarmee men kan opvolgen of zij aan de vergadering wensen deel te nemen. De deelnemers moeten lid zijn van de groepen waartoe u behoort of met hun e-mailadres in uw adresboek staan.
  2. Een vergadering aanvaarden of weigeren [top]
    Een uitnodiging tot een vergadering wordt aangeduid door een pictogram : u kunt het aanvaarden of weigeren door op het onderwerp te klikken. De lijst van uitgenodigde personen en hun antwoord op de uitnodiging kan u zien door op Bekijken te klikken naast Deelnemers.
    • Om het te aanvaarden, klikt u op Aanvaarden en wordt het pictogram . Geef eventueel een reden voor uw weigering op. Degene die de vergadering creëerde wordt via e-mail op de hoogte gebracht. Eens de uitnodiging aanvaard is, kunt u deze nadien steeds weigeren.
    • Om te weigeren klikt u op Afwijzen. Eens de uitnodiging geweigerd is, verdwijnt de vergadering automatisch uit uw agenda.
    Het pictogram dat de vergadering meldt in uw agenda kan verschillen:
    • : Tenminste één genodigde heeft de vergadering geweigerd.
    • : Alle genodigden aanvaarden de vergadering.
  3. Een vergadering toevoegen [top]
    Terwijl u een afspraak aanmaakt, klikt u op het blad Vergadering. Nadat u het uur, het onderwerp en eventueel een beschrijving hebt bepaald, klikt u op Uitnodigingen beheren. Klik daarna op Deelnemers toevoegen om toegang tot uw (persoonlijk of groeps-)adresboek te krijgen. Vink de vakjes aan om deelnemers uit te nodigen. U kan alle leden van een groep uitnodigen door het bovenste vakje aan te vinken (Alle leden).
    • Deelnemers die het virtueel kantoor gebruiken: zien het voorstel tot vergadering meteen met een knipperend vraagteken in hun agenda verschijnen. Door op de titel van de vergadering te klikken, kunnen ze de vergadering via één klik aanvaarden of weigeren. In het geval van een weigering krijgt u een notificatie via e-mail, eventueel aangevuld met een reden. De vergadering verdwijnt van hun agenda.
    • Genodigden die het Virtueel Kantoor niet gebruiken: krijgen een e-mail met de details van de vergadering in. Met één klik kunnen ze de vergadering aanvaarden of weigeren.
    Nadat u op Bewaren geklikt hebt, kunt u een notificatie sturen naar de genodigden van uw keuze.
  4. Uitnodigingen opvolgen [top]
    Degene die de vergadering heeft aangemaakt kan de status van de vergadering steeds nagaan door te klikken op het onderwerp van de vergadering en vervolgens op Uitnodiging beheren (& zien). De mogelijke statussen zijn: 'uitgenodigd' (geen antwoord), 'Aanvaard' of 'Afgewezen'. Een deelnemer die eerst de vergadering aanvaard heeft kan nog op elk moment weigeren.

    Het pictogram dat de vergadering meldt in uw agenda kan verschillen:

    • : Tenminste één genodigde heeft de vergadering geweigerd.
    • : Alle genodigden aanvaarden de vergadering.
  5. Een vergadering bewerken [top]
    Enkel degene die een vergadering aanmaakt kan deze ook bewerken.

    Het bewerken kan over de details van de vergadering (tijdstip, onderwerp, beschrijving en/of plaats) of over de deelnemers gaan. Om te bewerken, klikt u allereerst op het onderwerp van de vergadering.

    • Wanneer de details gewijzigd worden komen de uitnodigingen terug op nul te staan: de genodigden moeten dan weer de afspraak aanvaarden of weigeren. Een e-mail notificatie wordt naar alle deelnemers gestuurd. Deze notificatie kan voor elke vergadering uitgeschakeld worden.
    • Om een genodigde te verwijderen, klikt u naast de persoon van uw keuze op Persoon verwijderen. De vergadering verdwijnt uit de agenda maar er wordt geen notificatie verstuurd.
  6. Een vergadering ongedaan maken [top]
    Degene die de vergadering heeft aangemaakt kan op elk moment de vergadering ongedaan maken door het in zijn eigen agenda te verwijderen. De procedure is identiek aan het vernietigen van een gewone afspraak. De vergadering verdwijnt uit de agenda van de deelnemers en een e-mail notificatie wordt naar alle deelnemers gestuurd. Deze notificatie kan voor elke vergadering uitgeschakeld worden.

Reminders

  1. Over reminders [top]
    Herinneringen zijn niet retroactief: indien het moment van verzending zich in het verleden bevindt, wordt ze niet verstuurd. Voorbeeld: indien u een afspraak aanmaakt die begint binnen één uur en u vraagt om een herinnering te krijgen 2 uren vóór deze afspraak, dan wordt er geen herinnering verstuurd.
  2. Een e-mail reminder creëren [top]
    Klik op de titel van de afspraak en selecteer ja naast Reminder. Bepaal op welk ogenblik de reminder verstuurd moet worden.

    De reminders worden naar uw standaard verzendadres verstuurd.

  3. Een SMS reminder creëren [top]
    Klik op de titel van de afspraak en selecteer ja naast Reminder. Bepaal op welk ogenblik de reminder verstuurd moet worden.

    De reminders via SMS worden naar het GSM-nummer in uw persoonlijke gegevens verstuurd.

  4. Een reminder bewerken [top]
    Klik op de titel van de afspraak en selecteer ja naast Reminder. Wijzig nadien het tijdstip en/of het kanaal van de reminder.
  5. Een reminder ongedaan maken [top]
    Klik op de titel van de afspraak en selecteer Nee naast Reminder.
  6. Overzicht van de reminders [top]
    Om een een overzicht te krijgen van alle reminders selecteer Reminders in het eerste rolmenu.
  7. Agenda via SMS [top]
    Klik op SMS in de menubalk en kies de dagen waarop u uw agenda wenst te ontvangen alsook het tijdstip van ontvangst (de dag zelf of de volgende dag).

    NB: Indien uw agenda voor één dag leeg is, zal u geen SMS krijgen.

    U kunt ten allen tijde de Agenda via de SMS-functie bewerken of ongedaan maken door alle vakjes in de rubriek "Mijn agenda van... versturen" uit te vinken.

    U kunt ook een SMS-kopie van uw agenda nemen door op Nu! te klikken:

    • Indien u kiest om uw agenda op de dag zelf te ontvangen, wordt de agenda van die dag naar u toegestuurd
    • Indien u kiest om uw agenda de volgende dag te ontvangen, krijgt u meteen de agenda van de volgende dag toegestuurd.

Toegang via RSS

  1. Eigenschappen [top]
    RSS laat u toe verschillende websites te bekijken (kranten, blogs, enz.) vanuit één enkele interface. Met een RSS-lezer (software of een gespecialiseerde website) abonneert u zich op een RSS-feed. Een website kan op een speciale pagina een RSS-feed aanbieden die meestal de titel en beschrijving bevat van de X laatst gepubliceerde artikels. Via een link hebt u meestal toegang tot het volledige artikel. De RSS-lezer raadpleegt regelmatig de RSS-feeds zodat nieuwe informatie van uw favoriete sites u heel snel bereikt.

    Volgens hetzelfde principe biedt het virtueel kantoor verschillende persoonlijke feeds (uw inbox, uw agenda, uw documenten, uw favorieten, enz.) en groepsfeeds (groepsagenda, groepsdocumenten, groepsfavorieten, enz.). Deze feeds zijn beveiligd met uw login en wachtwoord.

  2. Beschikbare feeds [top]
    Elke agenda (privé of groep) beschikt over 4 feeds:
    • Dag
    • Week
    • Maand
    • 30 dagen (te beginnen vanaf vandaag)
  3. Compatibele software [top]
    Alle RSS-lezers die authentificatie aanbieden:     Feedreader (Windows), bij voorbeeld.
  4. Configuratie van de software [top]
    1. Ga naar een agenda en plaats de muisaanwijzer op één van de afbeeldingen .
    2. Klik met de rechtermuisknop op de afbeelding en kies Kopieer Link.
    3. In de RSS-lezer creëert u een nieuwe feed en u plakt de bewaarde link.
    4. Vul uw login en wachtwoord voor uw virtueel kantoor in en kies vervolgens een benaming voor de RSS-feed.
    5. Configureer de tijdsinterval tussen RSS raadplegingen

Toegang met iCal compatibele software

  1. Eigenschappen [top]
    Softwaretoepassingen van derden kunnen een verbinding maken met uw virtueel kantoor, dat fungeert als een kalenderserver.

    De toegang door softwaretoepassingen van derden wordt beperkt tot het consulteren van gegevens en laat het wijzigen van gegevens niet toe. De agenda's zijn beveiligd met uw login en wachtwoord.

    In uw virtuele schijf vindt u documenten in de vorm "calendar.ics" in elke hoofdmap (de map "private" en de mappen van elke groep) die noodzakelijk zijn voor deze functie. Deze bestanden hebben als bestandsgrootte 0 en het is normaal dat u ze niet kan verwijderen.

  2. Compatibele software [top]
    Mozilla Calendar of Sunbird, Apple iCal, Microsoft Works, enz.
  3. Configuratie van de software [top]
    Voor uw persoonlijke agenda gebruikt u het adres:
    http://www.contactoffice.com/docs/login/private/calendar.ics

    Voor de kalender van een groep gebruikt u het adres:
    http://www.contactoffice.com/docs/login/NAAM_VAN_DE_GROEP/calendar.ics

Invoeren - Uitvoeren

  1. Invoeren [top]
    Voor u kunt uitvoeren, gaat u eerst naar de gewenste agenda (persoonlijke agenda of groepsagenda).

    Om één of meerdere afspraken in het vCal/iCal formaat in te voeren, klikt u in de menubalk op Invoeren en selecteer de vCal/iCal-folder op uw harde schijf.

  2. Uitvoeren [top]
    Voor u kunt uitvoeren, gaat u eerst naar de gewenste agenda (persoonlijke agenda of groepsagenda).

    U kunt één, meerdere of alle afspraken van een agenda in het vCal/iCal formaat uitvoeren om ze terug in te voeren in een software die met dit formaat compatibel is:

    • Eén afspraak uitvoeren: klik op de titel van de afspraak en vervolgens op Uitvoeren.
    • Meerdere afspraken uitvoeren: ga naar de gewenste pagina (dag, week of maand) en klik vervolgens in de menubalk op Uitvoeren en dan op Voer alleen de afspraken van deze pagina uit.
    • Een volledige agenda uitvoeren: klik in de menubalk op Uitvoeren en vervolgens op Voer alle afspraken van deze agenda uit.

    U kunt afspraken ook uitvoeren door middel van een synchronisatie. Ga naar de overeenkomstige hulpfunctie voor bijkomende informatie.

Voorkeuren

  1. Voorkeuren [top]
    Door op Prefs te klikken in de menubalk, kunt u verschillende parameters bewerken:
    • Begin -en einduren van de dag
    • Tijdzone
    • Startpagina van de agenda: dag, week of maand
    • Eerste dag van de week
    • Standaardduur van de afspraken (meerdere keuzes tussen 0 en 480 minuten)
    • Resolutie van het agendarooster: duur van de tijdsperiodes (meerdere keuzes tussen 10 en 60 minuten mogelijk)
    • Tijdsformaat: 12 of 24u.