ContactOffice Virtual and Online Office
FAQ
Gebruikersgids
Online support

Gebruikersgids

   Berichten Tab Agenda Tab Contacten Tab Documenten Tab Wiki Tab Infos Tab Taken Tab Forum Tab Chat Tab Notities Tab Favorieten Tab SMS Tab Fax Tab Tel. Berichten Tab Groepen Tab  


Persoonlijke documenten
Delen van persoonlijke documenten
Groepsdocumenten
Mappen en submappen
Zoeken
Verwijderen van documenten
Virtuele schijf
Toegang via RSS
Remote servers
Linken tussen een document en een contact


Persoonlijke documenten

  1. Persoonlijke documenten toevoegen (upload) [top]
    Ga naar de gewenste plaats in uw documenten en klik op Bestand ophalen in het rechter schermgedeelte. Klik vervolgens op Browse... om het bestand op uw computer te selecteren.

    U kunt meerdere documenten (tot vijf) terzelfdertijd versturen naar onze servers in één enkele operatie. Een vorderingsbalk geeft aan hoeveel reeds geupload is.

    NB: De tijd die nodig is om een bestand op te halen is afhankelijk van de grootte van het bestand en de snelheid van uw oplaadverbinding. Tijdens het ophalen moet u het pop-upvenster niet sluiten; het wordt automatisch gesloten op het einde van de actie.

  2. Een document bewerken [top]
    Om een document te bewerken, moet u het document eerst op uw computer downloaden en daar de wijzigingen uitvoeren. Het document dat nog steeds in uw Documentenmap op het web staat dient u te verwijderen of een andere naam te geven. Tenslotte kan u het vervangen door de nieuwe gewijzigde versie te uploaden.

    De virtuele schijf stelt u in staat al deze toepassingen uit te voeren.

  3. Een document downloaden [top]
    Klik op de naam van het document of selecteer Raadplegen in het Acties-menu van het document. Telkens er een document wordt afgehaald (via de webinterface of via de virtuele schijf) wordt de downloadteller bijgewerkt. U kan deze bekijken via het menu Acties verbonden aan elk document.
  4. De naam van een document bewerken [top]
    Selecteer Naam bewerken in het Acties-menu van het document.
  5. Een document verplaatsen [top]
    Selecteer Verplaatsen in het Acties-menu van het document. Selecteer vervolgens de bestemmingsmap. Het document verdwijnt dan uit deze map en gaat naar de gekozen map.
  6. Een document kopiëren [top]
    Selecteer Kopiëren in het Acties-menu van het document. Selecteer vervolgens de bestemmingsmap. Het document wordt dan gekopiëerd zonder uit de huidige map te verdwijnen.

Delen van persoonlijke documenten

  1. Standaard toegangsrechten [top]
    • Documenten bekijken: u alleen (wijzigen mogelijk).
    • Documenten wijzigen: u alleen (wijzigen mogelijk).
    • Documenten bijvoegen: u alleen (wijzigen mogelijk).
    • Documenten verwijderen: u alleen (wijzigen mogelijk).
  2. Een andere persoon toelaten om een document te bekijken [top]
    U moet deze persoon eerst het recht verlenen om de inhoud van uw document te bekijken: klik hiervoor Toegang naast de naam van de file (de oorspronkelijk folder draagt uw naam) en duid vervolgens de overeenkomstige vakjes in de kolom folder bekijken aan. NB: Als de betrokken folder zich ook in andere folders bevindt (inclusief de oorspronkelijke folder), worden deze ook zichtbaar ! In dit stadium is enkel de folder zichtbaar en nog geen enkel document.

    Klik vervolgensActies voor het betrokken document en kies Toegang. Duid de overeenkomstige vakjes in de kolom aan Document ophalen.

  3. Een andere persoon toelaten om een document te wijzigen [top]
    Wijzigen van een document betekent wijzigen van de gegevens in een document (zijn naam, zijn plaats in de hiërarchie van de folders) en niet de inhoud van de folder zelf.

    Zoek in het menu de optie Acties die bij het betrokken document hoort, en kies Toegang duid de overeenkomstige vakjes in de kolom Document bewerken aan.

  4. Een andere persoon toelaten om documenten bij te voegen [top]
    Klik Toegang naast de naam van de folder en duid de overeenkomstige vakjes in de kolom Documenten bijvoegen aan.

    NB: De andere persoon verkrijgt eveneens het recht om subfolders te creëren en er documenten in te plaatsen.

    NB: Iedere folder beschikt over zijn eigen toegangsrechten. U kunt makkelijk toegangsrechten aan sub-dossiers toekennen door het vakje aan te duiden Pas deze selectie toe voor alle subfolders van. Noteer dat indien u de rechten van een hoofdfolder wijzigt, u deze operatie opnieuw moet doen opdat de nieuwe rechten opgenomen worden in de subfolders.

  5. Een andere persoon toelaten om documenten te verwijderen [top]
    NB: dit recht geldt voor de inhoud van de folder waarmee wordt gewerkt (zichtbare documenten en subfolders); denk goed na vooraleer u dit recht toekent.

    Klik Toegang naast de naam van de folder en duid de overeenkomstige vakjes in de kolom Documenten verwijderen aan.

    NB: Iedere folder beschikt over zijn eigen toegangsrechten. U kunt gemakkelijk de toegangsrechten aan de subfolders toekennen door het vakje Deze selectie toepassen op alle subfolders van aan te duiden. Noteer dat indien u de rechten van een hoofdfolder wijzigt, u deze operatie opnieuw moet doen opdat de nieuwe rechten opgenomen worden in de subfolders.

Groepsdocumenten

  1. Toegang tot de groepsdocumenten [top]
    Selecteer de naam van de groep in de omgevingsselector (waarvan de standaardwaarde "Persoonlijk" aangeeft) of klik in het menu op Bekijken en vervolgens op "Groep Naamvandegroep" (bovenaan de lijst).
  2. Standaard toegangsrechten [top]
    • Documenten bekijken: alle groepsleden (wijzigen mogelijk).
    • Documenten bewerken: de eigenaar van het document (wijzigen mogelijk)
    • Documenten toevoegen: de beheerder van de groep (wijzigen mogelijk)
    • Documenten verwijderen: de beheerder van de groep (wijzigen mogelijk)

    Nota: in de groepsomgeving zijn de mappen steeds zichtbaar voor alle leden (wijzigen niet mogelijk). Dit betekent niet dat alle documenten zichtbaar zijn: elk document heeft zijn eigen toegangsrechten.

  3. Een groepsdocument toevoegen [top]
    NB: De beheerder van de groep moet u eerst het recht verlenen om documenten toe te voegen in de geopende folder.

    Creëer een nieuw document zoals u dat doet in uw privé-omgeving. U kunt ook een subfolder creëren en hierin documenten bijvoegen.

  4. Delen van een privé document met de groep [top]
    NB: de beheerder van de groep moet u op voorhand het recht hebben verleend om documenten toe te voegen in de oorspronkelijke folder (folder op eerste niveau) van de groepsdocumenten.

    Indien het document zich reeds in uw privé-omgeving bevindt, kan u het delen met de groep. Ga naar uw privé-documenten en kies Delen met groepen/ in het menu Acties van een document. Duid vervolgens het vakje aan met betrekking tot de groepsnaam. Indien het vakje van de groep niet kan worden aangeduid, betekent dit dat de beheerder van de groep u geen toelating gegeven heeft om documenten toe te voegen in de oorspronkelijke folder.

    Na de operatie 'delen' wordt het document in de oorspronkelijke folder van de groep geplaatst. U kunt het verplaatsen naar een andere folder (voor zover u de toelating kreeg om documenten toe te voegen in de uiteindelijke folder).

  5. Een document voor een groepslid verbergen [top]
    Een document dat in de groep wordt toegevoegd, kan standaard bekeken worden door alle groepsleden. Kies Toegang in het menu Actions van het document om het te verbergen voor één of meerdere groepsleden, haal het vinkje weg in het vakje Alle groepsleden en haal de vinkjes bij het groepslid/de groepsleden weg.
  6. Notificatie aan de groepsleden [top]
    Zodra de creatie of de aanpassing van een groepsdocument gebeurd is, kan u een notificatie per e-mail verzenden naar alle leden van de groep (uitgezonderd uzelf). Zo brengt u hen ervan op de hoogte dat er een nieuw document of een nieuwe versie van een bestaand document beschikbaar is. Deze standaardnotificatie kan vergezeld worden van een commentaartekst. NB: Enkel de auteur van het document is gemachtigd om een notificatie te versturen. Om een notificatie te versturen, selecteer Notificatie in het menu Acties die aan het document verbonden is.
  7. Een andere persoon toelaten om een groepsdocument te wijzigen [top]
    Wijzigen van een document betekent wijzigen van de gegevens in een document (zijn naam, zijn plaats in de hiërarchie van de folders) en niet de inhoud van de folder zelf.

    kies Toegang in het menu Acties dat bij het betrokken document hoort en duid vervolgens de overeenkomstige vakjes in de kolom Document bewerken aan.

  8. Beheerders: bijvoegen van documenten toelaten [top]
    Klik Toegang naast de naam van de folder en duid de overeenkomstige vakjes in de kolom Documenten bijvoegen aan.

    NB: Het groepslid verkrijgt eveneens het recht om subfolders te creëren en er documenten in te plaatsen.

    NB: Iedere folder beschikt over zijn eigen toegangsrechten. U kunt gemakkelijk de toegangsrechten aan de subfolders toekennen door het vakje Deze selectie toepassen op alle subfolders van aan te duiden. Noteer dat indien u de rechten van een hoofdfolder wijzigt, u deze operatie opnieuw moet doen opdat de nieuwe rechten opgenomen worden in de subfolders.

  9. Beheerders: verwijderen van documenten toelaten [top]
    NB: dit recht geldt voor de inhoud van de folder waarmee wordt gewerkt (zichtbare documenten en subfolders); denk goed na vooraleer u dit recht toekent.

    Klik Toegang naast de naam van de folder en duid de overeenkomstige vakjes in de kolom aan Documenten verwijderen.

    NB: Iedere folder beschikt over zijn eigen toegangsrechten. U kunt gemakkelijk de toegangsrechten aan de subfolders toekennen door het vakje Deze selectie toepassen op alle subfolders van aan te duiden. Noteer dat indien u de rechten van een hoofdfolder wijzigt, u deze operatie opnieuw moet doen opdat de nieuwe rechten opgenomen worden in de subfolders.

Mappen en submappen

  1. Een map of een submap aanmaken [top]
    Ga naar de gewenste plek in uw mappen en klik op Nieuwe map in het rechter schermgedeelte.
  2. De naam van een map bewerken [top]
    Ga naar de map (en klik op zijn naam in het linker schermgedeelte) en klik vervolgens op Naam bewerken in het rechter schermgedeelte.
  3. Een map verwijderen [top]
    Ga naar de map (door te klikken op de naam in het linker schermgedeelte) en klik vervolgens op Verwijderen in het rechter schermgedeelte.

Zoeken

  1. Functionaliteiten [top]
    De zoekmotor doorzoekt zowel bestanden in de persoonlijke documenten als in de groepsdocumenten indien u over de toegangsrechten beschikt. Volgende bestandsformaten worden doorzocht : Microsoft Word, Excel en PowerPoint, PDF, HTML, RTF en Tekst.

    Nota: De zoekmotor houdt geen rekening met, met een paswoord beveiligde bestanden.

  2. Eenvoudige opzoeking [top]
    • Standaard wordt er gezocht op "Eender welk tekstveld": dit omvat de naam van het bestand, de inhoud, de beschrijving en de auteur. Typ een tekst in het veld.
      U kan gebruik maken van de wildcard "*" (geen of meerdere tekens). Voorbeeld: "Bestandsnaam bevat vir*" geeft resultaten als Virtueel kantoor.doc, Virus.ppt. NB: * kan enkel gebruikt worden op het einde van een zoekcriterium
    • Voeg eventueel één of meerdere zoekcriteria toe aan uw zoekopdracht door te klikken op Toevoegen. Klik op de prullenmand naast een zoekcriterium om deze te verwijderen.
    • Indien u meerdere zoektermen hebt ingevoerd, verduidelijk of ze allen waar moeten zijn (logisch EN) of minstens één waar is (logisch OF).
    • Ten slotte bepaalt u het bereik van de zoekopdracht : in de huidige omgeving of in alle omgevingen.
  3. Geavanceerde opzoeking [top]
    In een geavanceerde opzoeking kan u alle zoekcriteria rechtstreeks met het toetsenbord invullen, zoals in een klassieke zoekmachine als Google. De syntax van de zoekmachine van het virtueel kantoor moet echter gerespecteerd worden.
  4. Resultaten [top]
    De resultatenlijst van de opzoeking toont voor elke document een score. Klik op het vergrootglas om de details te laten zien : auteur, locatie en gezocht fragment. Het gezocht fragment wordt enkel afgebeeld indien de zoekopdracht van toepassing was voor de inhoud van het document.

    Standaard worden de zoekresultaten gesorteerd op hun score maar met behulp van de pijlen bovenaan de lijst kan u sorteren op bestandsnaam, grootte en datum.

    Zolang u ingelogd bent kan u de resultaten van de laatste opzoeking terugvinden door te klikken op Resultaten van de opzoeking in het linkergedeelte van uw scherm. De resultaten worden opnieuw afgebeeld in de volgorde van hun score.

Verwijderen van documenten

  1. Verwijderen van een document [top]
    Klik op de Prullenmand naast het document.

    Het document wordt niet onmiddellijk verwijderd maar wordt verplaatst naar de Prullenmand. Dit laat u toe om in het geval van een fout het document te recupereren. Om het document definitief te verwijderen, maakt u de Prullenmand leeg.

  2. Verwijderen van een selectie van documenten [top]
    Vink de te verwijderen documenten aan en klik vervolgens op Naar prullenmand.

    De documenten worden niet onmiddellijk verwijderd maar worden verplaatst naar de Prullenmand. Dit laat u toe om in het geval van een fout één of meerdere documenten te recupereren. Om de documenten definitief te verwijderen, maakt u de Prullenmand leeg.

  3. Handmatig leegmaken van de Prullenmand [top]
    Ga naar de Prullenmand folder, klik op Alles selecteren en vervolgens op Verwijderen. De documenten zijn nu definitief verwijderd.

    De Prullenmand van de documenten wordt nooit automatisch leeggemaakt.

Virtuele schijf

  1. Definitie [top]
    Dankzij de virtuele schijf kunt u meteen naar uw documenten gaan zonder de webinterface te gebruiken. De toegang gebeurt via een speciale map op uw computer, beschermd via login en paswoord.

    Dit dossier werkt zoals een standaarddossier: u kunt files en submappen toevoegen, verwijderen, van naam veranderen,... U kunt een file ook via een map openen of vanuit een toepassing op uw computer. Dankzij de virtuele schijf kunt u ook eenvoudig back-ups aanmaken door de betreffende files in te voegen.

  2. Een virtuele schijf aanmaken [top]
    De procedure hangt af van het exploitatiesysteem dat u gebruikt. Klik op Virtuele schijf om toegang te verkrijgen tot meer specifieke uitleg.

    Nadat u de virtuele schijf hebt aangemaakt, zal u merken dat deze verschillende mappen bevat:

    • Een 'private' map: deze bevat al uw persoonlijke documenten
    • Een map per groep: elke map bevat de documenten van de betreffende groep

    NB: Al uw documenten moeten in één van deze mappen staan: u kunt op het eerste niveau geen documenten plaatsen noch nieuwe documenten aanmaken.

  3. Eventuele problemen [top]
    Voor een optimaal functioneren van onze virtuele schijf, gelieve met de volgende zaken rekening te houden:
    • Voeg aan de namen van de mappen geen accenten toe
    • Configureer uw persoonlijke firewall zodanig dat deze een verbinding met de virtuele schrijf toelaat (WebDAV protocol op poort 80: het versturen van gegevens vanaf uw computer moet worden toegestaan)
    • Volgens de abonnementsformule, wisselt het aantal niveaus en de hiërarchie van uw mappen en submappen tussen 4 en 6. Indien u meer niveau's in uw virtueel dossier tracht te plaatsen zal er een foutmelding komen.

Toegang via RSS

  1. Eigenschappen [top]
    RSS laat u toe verschillende websites te bekijken (kranten, blogs, enz.) vanuit één enkele interface. Met een RSS-lezer (software of een gespecialiseerde website) abonneert u zich op een RSS-feed. Een website kan op een speciale pagina een RSS-feed aanbieden die meestal de titel en beschrijving bevat van de X laatst gepubliceerde artikels. Via een link hebt u meestal toegang tot het volledige artikel. De RSS-lezer raadpleegt regelmatig de RSS-feeds zodat nieuwe informatie van uw favoriete sites u heel snel bereikt.

    Volgens hetzelfde principe biedt het virtueel kantoor verschillende persoonlijke feeds (uw inbox, uw agenda, uw documenten, uw favorieten, enz.) en groepsfeeds (groepsagenda, groepsdocumenten, groepsfavorieten, enz.). Deze feeds zijn beveiligd met uw login en wachtwoord.

  2. Beschikbare feeds [top]
    Elke folder beschikt over een eigen RSS-feed. Deze bevat alle documenten van de folder, omgekeerd chronologisch gerangschikt (de meest recente bestanden eerst) volgens creatiedatum. Met de wijzigingsdatum van een document wordt geen rekening gehouden.

    De inhoud van de feed is afhankelijk van de toegangsrechten waarover u beschikt. Indien u bijvoorbeeld toegang heeft tot bepaalde documenten in een folder van Groep A, dan zijn deze ook zichtbaar in de RSS-feed van de folder. Omgekeerd krijgt u een lege RSS-feed indien u geen toegangsrechten heeft tot bestanden in deze folder.

  3. Compatibele software [top]
    Alle RSS-lezers die authentificatie aanbieden:     Feedreader (Windows), bij voorbeeld.
  4. Configuratie van de software [top]
    1. Ga naar een agenda en plaats de muisaanwijzer op één van de afbeeldingen .
    2. Klik met de rechtermuisknop op de afbeelding en kies Kopieer Link.
    3. In de RSS-lezer creëert u een nieuwe feed en u plakt de bewaarde link.
    4. Vul uw login en wachtwoord voor uw virtueel kantoor in en kies vervolgens een benaming voor de RSS-feed.
    5. Configureer de tijdsinterval tussen RSS raadplegingen

Remote servers

  1. Definitie [top]
    Door een remote server in het virtueel kantoor te configureren, kunt u uw documenten in één enkele interface verzamelen. Een remote server is een file server die verschilt van het virtueel kantoor. De server moet WebDAV connecties toelaten (gewoonlijk via port 80). NB: De remote server definieert de toegangsrechten (lezen, schrijven) tot de folders en documenten. Hij definieert eveneens de beschikbare disk space.
  2. Een remote server toevoegen [top]
    Klik Remote servers in het menu. Vul de connectie parameters in:
    • Naam: een naam naar keuze om de server te identifiëren. Deze naam is eigen aan het virtueel kantoor en heeft geen link met de eigenlijk naam van de remote server.
    • URL: adres van de remote server.
    • Login: uw login op de remote server.
    • Wachtwoord: uw wachtwoord op de remote server.

    Klik vervolgens Bewaren. De parameters worden automatisch gevalideerd en de remote server wordt gecreëerd indien ze juist zijn. Verbeter ze indien ze niet juist zijn. Contacteer de technische support van de remote server indien uw parameters juist zijn maar de validering mislukt.

  3. Een remote server wijzigen [top]
    Klik Remote servers om de lijst van geconfigureerde servers te bekijken. Klik Bewerken naast de betrokken server. Wijzig de parameters en klik Bewaren.

    NB: Indien u de naam van de server wijzigt, zal deze wijziging pas ingaan op het moment van uw volgende connectie met het virtueel kantoor.

  4. Een remote server desactiveren [top]
    U kunt een remote server desactiveren zonder hem te verwijderen. Om dit te doen, wijzigt u de remote server en verwijder het vinkje in het vakje Actief.
  5. Een remote server verwijderen [top]
    Klik Remote servers om de lijst van geconfigureerde servers te bekijken. Klik op de vuilnismand naast de betrokken server.
  6. Bewerkingen op de folders en documenten van een remote server [top]
    Een folder van een remote server gedraagt zich zoals een folder op het virtueel kantoor voor wat de basisbewerkingen betreft: bijvoegen, verwijderen, document nieuwe naam geven, enz. U kunt folders of documenten copiëren of verplaatsen vanaf het virtueel kantoor naar de remote server en omgekeerd.

Linken tussen een document en een contact

  1. Definitie [top]
    Men kan een document aan een contactpersoon uit uw adresboek binden. Daarmee kunt u bijvoorbeeld een CV aan een persoon linken.
  2. Een document aan een contact linken [top]
    Selecteer Kopiëren naar clipboard in het Acties-menu naast het document. Bewerk in het adresboek het contact en klik op Paste Doc onderaan het venster. Het document verschijnt in de contactfiche.

    NB: Eénzelfde document kan aan verschillende contacten gelinkt worden.

    NB: Zolang een document aan een contact gelinkt is, kan het document niet verwijderd worden. Om het te verwijderen, moet de link tussen het document en de contact(en) eerst verbroken worden.

  3. De link tussen een document en een contact verbreken [top]
    U dient de contactfiche in het adresboek te bewerken en daar naast het document op Verwijderen klikken.