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Documentos personales
Compartir documentos personales
Documentos de grupo
Carpetas y subcarpetas
Búsqueda
Suprimir documentos
Disco virtual
Acceso por RSS
Retirar servidores
Vinculos entre un documento y un contacto


Documentos personales

  1. Agregar un documento [top]
    Seleccione un nivel en la jerarquía de las carpetas y haga clic en Cargar fichero en la parte derecha de la pantalla. Haga clic en Examinar para seleccionar el fichero en su ordenador.

    Usted puede enviar varios documentos (hasta 5) en una sola operación. Hay una barra de progreso indicando el porcentaje de transfer efectuado.

    El tiempo de cargamento de un fichero depende del tamaño del fichero y de la velocidad de conexión. No cierras la ventana pop-up; se cerrará automáticamente cuando se acabara el cargamento.

  2. Modificar un documento [top]
    Para modificar un documento, usted tiene primero que bajarlo en su ordenador, haga los cambios necesarios, suprima o retitule el documento,en el Web y substitúyalo por la nueva versión cargandolo.

    Usted puede simplificar todo esto usando un disco virtual.

  3. Bajar un documento [top]
    Haga clic en el nombre del documento o seleccione Bajar an el menu Acciones del documento.

    Cada vez que se baje el documento (usando la interfaz Web o el disco virtual), el contador de transferencias. Usted puede verlo haciendo clic en Acciones.

  4. Retitular un documento [top]
    Seleccione Retitular en el menu Acciones del documento.
  5. Desplazar un documento. [top]
    Seleccione Desplazar en el menu Acciones del documento. Después seleccione la carpeta de destinación. El documento sera desplazado y desaparecera de la carpeta actual.
  6. Copiar un documento [top]
    Seleccione Copiar en el menu Acciones del documento. Después seleccione la carpeta de destinación. El documento sera copiado en esta otra carpeta y el fichero original quedara en la carpeta actual.

Compartir documentos personales

  1. Derechos de acceso por defecto [top]
    • Ver documentos: usted mismo (puede ser cambiado).
    • Corrija los documentos: usted mismo (puede ser cambiado).
    • Agregar documentos: usted mismo (puede ser cambiado).
    • Suprimir documentos: usted mismo (puede ser cambiado).
  2. Permitir a alguien que vea un sólo documento [top]
    Usted debe primero permitir que la persona vea la carpeta que contiene el documento: para hacerlo, haga clic en Acceso al lado del nombre de la carpeta (el nombre de la carpeta raíz lleva su propio nombre) y marque las casillas en la columna Ver carpeta. Nota: ¡si la carpeta está contenida en otras carpetas (carpeta raíz incluida), estas carpetas tienen que ser visibles también! A este punto, solamente la carpeta es visible: ningún contenido adentro es visible.

    Despúes elija Accionesal lado del documento y elija Acceso. Marque las casillas en la columnaBajar documento.

  3. Permitir a alguien que corrija un sólo documento [top]
    Corregir un documento significa corregir los datos del documento (nombre y trayectoria) pero no el contenido del archivo.

    Seleccione en el Accionesmenú del documento, elija Acceso y marque las casillas en la columna Editar documento.

  4. Permitir a alguien que agregue documentos [top]
    Haga clic en Acceso al lado de la carpeta y marque las casillas en la columna Agregar documentos Nota: Las personas marcadas también pueden crear subcarpetas y documentos del upload.

    Nota: Cada carpeta tiene sus propios derechos de acceso. Usted puede aplicar fácilmente los mismos derechos a todos las subcarpetas marcando la casilla Aplicar estos ajustes a todas las subcarpetas. Esté enterado que si usted corrige los derechos de la carpeta principal más tarde, usted tendrá que aplicar a todos las subcarpetas otra vez.

  5. Permitir a alguien que suprima documentos [top]
    Nota: Este derecho se aplica a todos los documentos y subcarpetas visibles en la carpeta actual: no la dé a cualquier persona.Haga clic en Accesoal lado del nombre de la carpeta y marque las casillas en la columna Suprimir documentos.

    Nota: Cada carpeta tiene sus propios derechos. Usted puede facilmente aplicar los mismos derechos a todas las subcarpetas marcando la casilla Aplicar estos ajustes a todas las subcarpetas. Esté enterado que si usted corrige los derechos de la carpeta principal más tarde, usted tendrá que aplicarlo a todos las subcarpetas otra vez.

Documentos de grupo

  1. Acceso a documentos de grupo [top]
    Seleccione el nombre de grupo en el segundo menú pull-down (el valor prefijado es "privado") o elija Ver en la barra de menú y despúes en el "grupo Nombredelgrupo".
  2. Los derechos de acceso del defecto [top]
    • Ver los documentos: todos los miembros del grupo (pueden ser cambiados).
    • Corrija un documento: documento creador (puede ser cambiado).
    • Agregue los documentos: grupo administrador (puede ser cambiado).
    • primir Documentos : administrador del grupo (puede ser cambiado).

    Nota: en el ambiente del grupo, todas las carpetas se pueden ver siempre por todos los miembros (no puede ser cambiado). Esto no significa que todos los documentos se pueden ver siempre por todos los miembros: cada documento tiene sus propios derechos de acceso.

  3. Agregue un documento de grupo [top]
    Nota: Usted puede agregar el contenido en la carpeta actual solamente si el administrador del grupo se lo ha permitido .

    Cree un nuevo documento como usted lo hace generalmente en su ambiente privado. Usted puede también crear una subcarpeta y documentos creados dentro.

  4. Compartir un documento privado con un grupo [top]
    Nota: Para utilizar esta característica, el administrador del grupo debe haber permitido que usted agregue documentos en la carpeta raíz de los documentos del grupo (primer nivel de la carpeta).

    Si el documento esta yá en sus documentos privados, usted puede compartir lo con el grupo. Vaya a sus documentos privados y seleccione Compartir con grupos en el Acciones menú del documento.

  5. Ocultar un documento a un miembro [top]
    Cuando un documento se agrega en los documentos del grupo, puede ser visto por todos los miembros. Para ocultarlo a uno o más miembros, elija Acceso en el Acciones menú, desmarque la casilla Todos los miembros de y despúes desmarque los miembros del grupo en la Ver documentocolumna.
  6. Notifique a miembros del grupo [top]
    Cuando cree o corrija un documento del grupo, usted puede enviar un correo de notificación a todos,los miembros del grupo (excepto su mismo) lpara que sepan que un nuevo documento (o una nueva versión de un documento) está disponible. Esta notificación estándar se puede personalizar con sus propios comentarios.
  7. Permitir a alguien que corrija un documento de grupo [top]
    Corregir un documento significa corregir las informaciones del documento (nombre, localisación en la carpeta) pero no el contenido del archivo.

    Seleccione en el Accionesmenú del documento y marque las casillas en la columna Editar documento.

  8. Administrador: permitir a los miembros que agreguen documentos [top]
    Haga clic en Acceso al lado del nombre de la carpeta y marque las casillas en la columna Agregar documentos Nota: Las personas marcadas también pueden crear subcarpetas y documentos y agregarlas a estas.

    Nota: Cada carpeta tiene sus propios derechos de acceso. Usted puede aplicar fácilmente los mismos derechos a todos las subcarpetas marcando la casilla Aplicar estos ajustes a todas las subcarpetas. Esté enterado que si usted corrige los derechos de la carpeta principal más tarde, usted tendrá que aplicar a todos las subcarpetas otra vez.

  9. Administrador: permitir a los miembros suprimir documentos [top]
    Nota: Este derecho se aplica a todos los documentos y subcarpetas visibles en la carpeta actual: no la dé a cualquier persona.Haga clic en Accesoal lado del nombre de la carpeta y marque las casillas en la columna Suprimir documentos.

    Nota: Cada carpeta tiene sus propios derechos. Usted puede facilmente aplicar los mismos derechos a todas las subcarpetas marcando la casilla Aplicar estos ajustes a todas las subcarpetas. Esté enterado que si usted corrige los derechos de la carpeta principal más tarde, usted tendrá que aplicarlo a todos las subcarpetas otra vez.

Carpetas y subcarpetas

  1. Crear una carpeta o una subcarpeta [top]
    Seleccione un nivel en la jerarquía de las carpetas y elija Nueva carpeta en la parte derecha de su pantalla.
  2. Renombrar una carpeta [top]
    Vaya a la carpeta (eiljiendo su nombre en la parte izquierda de la pantalla) y después haga un clic en b>Renombrarla parte derecha de la pantalla.
  3. Suprimir una carpeta [top]
    Vaya a la carpeta (elijiendo su nombre en la parte izquierda de la pantalla) y despuéhaga clic en Suprimiren la parte derecha de la pantalla.

Búsqueda

  1. Funcionalidades [top]
    El motor de búsqueda cubre el conjunto de sus Documentos privados tal como los Documentos del grupo que le son accesibles. Gestiona el contenido de los formatos de archivo siguientes: Microsoft Word, Excel et PowerPoint, PDF, HTML, RTF y Texto.

    N.B.: El motor de búsqueda no gestiona los archivos protegidos por una contraseña.

  2. Búsqueda simple [top]
    Por defecto, el criterio de búsqueda es Cualquier campo textual: comprende el nombre del archivo, el contenido, la descripción, y el nombre del autor. Entre un texto en el campo.
    Puede utilizar el carácter de sustitución * (cero o varios caracteres). Ejemplo: Nombre que contiene vir* reenviara hacia documentos como Oficina virtual.doc, Virus.ppt,& N.B.: El carácter * no puede ser utilizado al principio de una expresión
  3. Añade eventualmente uno o varios otros criterios pulsando en Añadir. Haga clic en la Basura que se encuentra al lado de un criterio para suprimirlo.
  4. Si menciono varios criterios, precise si tienen que ser todos verdaderos (Y lógicos) o si uno por lo menos debe ser verdadero (O lógico).
  5. Finalmente, determine hasta donde tiene que ir la búsqueda: en el entorno en curso únicamente o en todos los entornos.
  6. Búsqueda avanzada [top]
    En la búsqueda avanzada, puede introducir su petición enteramente con el teclado, como si fuera un motor de búsqueda clásico tal como Google. Sin embargo tendrá que respetar la sintaxis del motor de búsqueda de la oficina virtual.
  7. Resultados de búsqueda [top]
    En los resultados de una búsqueda, cada documento esta acompañado de su índice de pertinencia. Pulse en la lupa para mostrar esos detalles: autor, emplazamiento e extractos pertinentes. El extracto aparece solo si la búsqueda toma en cuenta el contenido del documento.

    Por defecto, los resultados de una búsqueda están clasificados por pertinencia pero, con la ayuda de las flechas situadas arriba de la lista, puede clasificarlas por el nombre del archivo, el tamaño y la fecha.

    Mientras se queda conectado a la oficina virtual, puede mostrar los resultados de la ultima búsqueda pulsando enResultados de la búsqueda en la parte izquierda de la pantalla. Aparecen de nuevo por orden de pertinencia.

Suprimir documentos

  1. uprimir un documento [top]
    Haga clic en la Papelera al lado del documento.

    El documento no es suprimido pero solo esta desplazado en la Papelera, y usted lo puede recuperar si ha cometido un error. Para suprimir el documento, vacie la Papelera.

  2. Suprimir una selección de documentos [top]
    Marque las casillas al lado de los documentos y haga clic en A la papelera.

    Los documentos no son suprimidos pere estan solo desplazados en la Papelera, y usted los puede recuperar si ha cometido un error. Para suprimir los documentos, vacie la Papelera.

  3. Vaciado manual de la Papelera [top]
    Vaya a la Papelera, haga clic en Sleccionar todo y después en Suprimir. Los documentos son suprimidos y no se puede recuperarlos.

Disco virtual

  1. Definicion [top]
    El disco virtual permite que usted tenga acceso a sus documentos directamente: los documentos están en una carpeta especial en su computadora, protegida con una conexión y una contraseña.

    Esta carpeta actúa como carpeta estándar: usted puede agregar, suprimir y/o retitular archivos y subcarpetas. Usted puede también abrir un archivo de la carpeta o de un uso en su computadora. El disco virtual es también una manera fácil de sostener los archivos almacenados en su ordenador personal.

  2. Crear un disco virtual [top]
    El procedimiento depende su sistema operativo. Elija Disco Virtual para ver la procedura.

    Usted notará que el disco virtual consiste en diversas carpetas:

    • Una carpeta 'privada':contiene sus carpetas y documentos privados
    • Una carpeta para cada grupo: cada carpeta contiene carpetas y documentos del grupo

    Nota: Todos los documentos se deben almacenar en una de estas carpetas: usted no puede poner documentos o crear carpetas nuevas en el nivel superior.

  3. Problemas potenciales [top]
    Para uso optimal, note lo seguido:
    • Evite los acentos en nombres de carpeta
    • Configure su cortafuego personal o de red para permitir la conexión a su disco virtual (protocolo de WebDAV en el puerto 80: su computadora se debe permitir enviar datos).

Acceso por RSS

  1. Funciones [top]
    El RSS le permite de juntar varios portales Web (periódico, blogs, etc.) en una sola interfaz. Usted suscribe con un lector RSS (un software o un portal Web) a un flujo (feed) RSS, que es una pagína Web especial publicada por cada portal Web permitiendo un acceso RSS. Este flujo RSS contiene normalmente el titulo y el resumen de los diez ultimos articulos, con un hypervínculo para cada uno de estos dirigiendo a la historia completa en el portal Web. Como el lector RSS refresca automáticamente todos los flujos, usted es facilmente y rapidamente informado de nuevas historias en todos los portales Web seleccionados.

    En este contexto, la oficína virtual ofrece varios flujos: privados (su buzón, su agenda, sus documentos, sus favoritas, etc.) y de grupo (agenda de grupo, documentos de grupo, favoritos de grupo, etc.). Estos flujos son protegidos por su identificante y su contraseña.

  2. Flujos disponibles [top]
    Cada carpeta dispone de su propio flujo RSS. Contiene todos los documentos de la carpeta por orden cronológico inverso de creación (el más reciente en primer lugar). La fecha de modificación de un Documento no esta tomada en cuenta.

    El contenido del flujo depende de los derechos de acceso que usted dispone. Por ejemplo, si tiene acceso a ciertos documentos en una carpeta de los documentos del grupo A, los vera también aparecer en el flujo RSS de esta carpeta. Al contrario, si no tiene acceso a ningún documento en esa carpeta, el flujo RSS correspondiente estará vació.

  3. Software compátible [top]
    Todos los lectores RSS manejando la autentificación (flujos con identificante y contraseña):     Feedreader (Windows), por ejemplo.
  4. Ajustes del software [top]
    1. Vaya en un calendario y mueva el puntor de una de las imagenes
    2. Haga clic con el botón derecho en la imágen y seleccione Copiar esta dirección de vínculo.
    3. Vaya al lector RSS, cree un nuevo flujo y pegue la direcciùon.
    4. Entre el identificante y la contraseña del lector RSS, y de un nombre al flujo.
    5. Configure el refrescamiento automático en el lector RSS.

Retirar servidores

  1. Definición [top]
    Un servidor retirado es un servidor del documento que permite las conexiones de WebDAV (generalmente en el puerto 80). Configurando un servidor retirado en su oficina virtual, usted puede recopilar todos sus documentos en un sólo interfaz.

    Nota: el servidor retirado fija los derechos de acceso (leer, escribir) para sus carpetas y documentos. También fija el espacio de disco disponible.

  2. Agregar un servidor retirado [top]
    Haga clic en b>Retirar servidoresen la barra del menú. Complete los ajustes para la conexión:
    • Nombre: este nombre identificará el servidor. Este nombre se limita a la oficina virtual y no tiene ningún vínculo con el nombre real del servidor retirado.
    • URL: Retirar la dirección del servidor
    • Conexión: su conexión en el servidor retirado
    • Contraseña: su contraseña en el servidor retirado.

    Despúes, haga clic en Guardar.Esto validará automáticamente los ajustes y creará el servidor retirado si los ajustes son válidos. Si los ajustes son inválidos, corríjalos. Si son correctos pero no validados, entre en contacto con la ayuda técnica del servidor retirado.

  3. Editar un servidor retirado [top]
    Haga clic en Retirar servidorpara exhibir la lista de los servidores retirados. Elija Editar al lado del servidor retirado, edite las características y elija Guardar.

    Nota: si usted corrige el nombre del servidor, el cambio será considerado la próxima vez que se registre en la oficina virtual.

  4. Desactivar un servidor retirado [top]
    Usted puede desactivar un servidor retirado sin suprimirlo. Exhiba la lista de los servidores y desmarque la casilla al lado del nombre del servidor retirado.
  5. Suprimir un servidor retirado [top]
    Haga clic en Retirar servidorespara exhibir la lista de los servidores retirados. Haga clic en la basura al lado del servidor retirado.
  6. Operaciones en carpetas y archivos de los servidores retirados [top]
    Una carpeta del servidor retirado es similar a una carpeta de la oficina virtual para las operaciones básicas: agreguar, suprimir, renombrar un documento, etc. Usted puede copiar o mover carpetas y documentos desde el servidor retirado a la oficina virtual e inversamente.

Vinculos entre un documento y un contacto

  1. Definicion [top]
    Es posible vincular un documento a un contacto en su libro de direcciones. Esto permite que usted vincule un resumen a una persona, por ejemplo.
  2. Una un documento a un contacto [top]
    Seleccione copiar a sujetapapeles en las Actionesmenú asociado al documento. En el libro de direcciones, corrija el contacto y elija Copiar Doc en el fondo de la ventana. El documento ahora aparece en los detalles del contacto.

    Nota:Un documento se puede víncular a varios contactos. Nota: Mientras un documento se víncule a un contacto, el documento no puede ser suprimido. Para suprimirlo, usted debe primero romper el vínculo entre el documento y el contact(s).

  3. Rompa el vínculo entre un documento y un contacto [top]
    En el libro de direcciones, edita el contacto y seleccione Suprimir al lado de ese documento.