Gebruikersgids

v.01/2024

Berichten Berichten Agenda Agenda Contacten Contacten Documenten Documenten Instant Messaging IM SMS SMS Fax Fax Groepen Groepen

Persoonlijke agenda

  1. Een afspraak toevoegen
    In het menu Nieuw, kies Gebeurtenis of klik op de gewenste tijdsperiode.

    De gebeurtenissen hebben een standaard duur. U kunt deze wijzigen in de Instellingen.

  2. Een gebeurtenis van een volledige dag toevoegen
    In het menu Nieuw, selecteer Gebeurtenis of klik op de gewenste tijdsperiode. Vink daarna het vak (Dag) aan. De gebeurtenis verschijnt bovenaan de pagina.
  3. Toegang tot de details van een gebeurtenis
    Drie mogelijkheden worden u aangeboden:
    • Klik op de gebeurtenis en klik daarna op Bewerken in de tekstballon die verschijnt.
    • Dubbelklik op de gebeurtenis met de linkerknop van uw muis
    • Klik met de rechterknop van uw muis om Acties te doen verschijnen en kies Openen
  4. Dupliceer een gebeurtenis
    Indien u een gebeurtenis moet aanmaken die gelijkend is aan een reeds bestaande gebeurtenis, selecteer Dupliceer in de Acties van de bestaande gebeurtenis, voer de benodigde wijzigingen uit en klik op Bewaren om de nieuwe gebeurtenis aan te maken.

    Indien u veel gelijkende gebeurtenissen moet aanmaken, is het misschien eenvoudiger Periodiciteit te gebruiken.

  5. Een afspraak herhalen
    Bepaalde gebeurtenissen herhalen zich volgens een bepaald ritme zoals verjaardagen, bepaalde vergaderingen, sportactiviteiten. Eerder dan telkens een nieuwe gebeurtenis in te voeren, kunt u één enkele gebeurtenis aanmaken en de herhalingsregel bepalen.

    In de details van de gebeurtenis, klik op Periodiciteit: Activeren om de herhalingsopties te kiezen.

    Deze operatie zal een serie gebeurtenissen aanmaken. U zult, naargelang het geval, één specifieke gebeurtenis of de hele serie gebeurtenissen kunnen bewerken. Indien u bijvoorbeeld een wekelijkse vergadering aanmaakt, zullen er waarschijnlijk weken zijn die een ander uur vergen en andere weken zal de vergadering helemaal niet kunnen plaatsvinden (vakanties, enz.). U zult dus uitzonderingen kunnen maken zonder de rest van de serie te wijzigen. In het hierboven gegeven voorbeeld kunt u dus bepaalde gebeurtenissen verwijderen. Tijdens iedere actie (wijziging, verwijdering), zal er u gevraagd worden of deze op de hele serie van toepassing is.

    Indien de serie echter nog enkel bestaat uit uitzonderingen is het eerder aangewezen de duplicatie functie te gebruiken.

  6. Kleuren
    Meerdere achtergrondkleuren zijn vanaf nu beschikbaar voor de afspraken. Kies, bij het aanmaken of het wijzigen van afspraken, de gewenste kleur in Kleur.

    Deze kleuren behoren u toe : u kan een kleur toewijzen aan een vergadering, maar deze kleur zal enkel in uw persoonlijke kalender van toepassing zijn.

  7. Beschikbaarheid
    De beschikbaarheidsstatussen zijn gestandardiseerd; U vindt ze ook in software zoals Microsoft Outlook.
    • Bezet: Is de standaardstatus van normale gebeurtenissen, hetgeen betekent dat u effectief bezet bent door deze gebeurtenis.
    • Vrij: Deze status betekent dat u nog steeds beschikbaar bent, ondanks het bestaan van de gebeurtenis. Bijvoorbeeld: u hebt een gebeurtenis aangemaakt om u te herinneren dat u een levering verwacht tussen 14 en 16u, maar dat weerhoudt u niet om in afwachting iets anders te doen. "Vrij" is de standaard status voor alle gebeurtenissen van het type "Dag", want u bent op kantoor zelfs indien het de verjaardag is van Johan (en zelfs indien het de uwe is).
    • Voorlopig: is de status van niet-bevestigde uitnodigingen in uw Agenda. De uitnodigingen voor vergaderingen die nog niet behandeld zijn (dit wil zeggen aanvaard of geweigerd) hebben deze status. Indien u aanvaardt gaan ze over naar de status "Bezet". Gebruik deze status voor gebeurtenissen die nog niet zeker zijn.
    • Afwezig van kantoor: Deze status geeft aan dat u geen gebeurtenissen kunt aanvaarden omdat u afwezig bent van kantoor voor professionele of persoonlijke redenen. Indien u een vakantiedag wenst voor uw verjaardag, maak een gebeurtenis van het type 'dag' en selecteer deze status i.p.v. De standaard status. ("vrij", zoals hierboven uitgelegd).
    U kunt de beschikbaarheidsstatus van een gebeurtenis wijzigen in de details van de gebeurtenis. Het is echter niet mogelijk om de beschikbaarheid te wijzigen van gebeurtenissen die komen van externe Agenda's.
  8. Zichtbaarheid
    Standaard zijn uw evenementen zichtbaar als drukke tijdsloten voor leden van de groepen waartoe u behoort. Dit vergemakkelijkt het delen van schema''s en vereenvoudigt het maken van vergaderingen en peilingen. Standaard is de vertrouwelijkheid ingesteld op Zichtbaar.

    Het is mogelijk om een evenement volledig te verbergen voor sommige of alle leden van uw groepen:
    • Als u Zichtbaar voor sommige groepsleden kiest, wordt het evenement weergegeven als een druk tijdslot en alleen voor leden die u het leesrecht in uw agenda hebt verleend. Met deze instelling kunt u bijvoorbeeld uw assistent laten weten dat u bezig bent zonder de details te onthullen.
    • Als u Onzichtbaar kiest, wordt de gebeurtenis zonder uitzondering onzichtbaar voor iedereen.
  9. Maximaal aantal per tijdslot
    Er kunnen maximaal 5 evenementen in hetzelfde tijdslot worden weergegeven.

Delen van uw persoonlijke agenda

  1. De toegangsrechten van uw Agenda tonen
    In de Acties van Mijn Agenda, selecteer Toegangsrechten.
  2. Standaard rechten
    • Gebeurtenissen zien: alle leden van de groep zien steeds de bezette tijdsloten van uw agenda (niet wijzigbaar). U kunt een bepaalde gebeurtenis volledig onzichtbaar maken door een privé gebeurtenis aan te maken.
    • De details van uw gebeurtenissen zien: enkel u (wijzigbaar).
    • Uw Agenda wijzigen (gebeurtenissen toevoegen, wijzigen en verwijderen): enkel u (wijzigbaar).
  3. De toegangsrechten in uw Agenda wijzigen
    Om een lid toe te laten de details van uw gebeurtenissen te zien, geef recht op Lezen.

    Om een lid toe te laten uw Agenda te wijzigen (dit wil zeggen : eender welke gebeurtenis toevoegen, verwijderen en wijzigen), geef het recht op Lezen en schrijven. Geef dit recht niet aan eender wie.

  4. Toegangsrechten verlenen aan een lid
    1. Klik op Toevoegen.
    2. Selecteer een groep waarvan de gebruiker lid van is.
    3. Zoek deze gebruiker eventueel op zijn naam (of een gedeelte van zijn naam) in het veld groepsleden zoeken.
    4. Selecteer de toegangsrechten die u wenst te verlenen in het uitrolmenu Toegangsrechten.
    5. Klik op Toevoegen.
    6. Het lid verschijnt vanaf nu in het overzicht.
    U kunt meerdere leden selecteren in één keer.

    U kunt op ieder moment rechten intrekken die verleend werden.

  5. Toegangsrechten verlenen aan alle leden
    1. Klik op Toevoegen.
    2. Selecteer een groep.
    3. Selecteer het recht die u wenst toe te kennen in het uitrolmenu Toegangsrechten.
    4. Klik op Toevoegen.
    5. De groep verschijnt vanaf nu in het overzicht.
    NB: Indien iemand de groep later vervoegt, geniet deze persoon automatisch van de toegangsrechten die op deze manier verleend werden. Indien u dit wenst te vermijden, verleen dan de toegangsrechten op individuele basis.

    Op dezelfde manier, indien een lid de groep later verlaat, verliest deze de toegangsrechten.

    U kunt op ieder moment verleende toegangsrechten intrekken.

Andere agenda's

  1. Functionaliteiten
    U beschikt zelf over één enkele Agenda, maar u kunt toegang bekomen tot andere Agenda's:
    • Agenda van een groepslid
    • Agenda van een groep
    • Externe agenda
    U kunt tevens deze andere agenda's layeren (met uw eigen agenda al dan niet inbegrepen).
  2. Agenda's beheren
    Kies Andere agenda's in de Acties van Mijn agenda. Begin met ten minste één agenda toe te voegen.

    NB: het maximaal aantal agenda's die u kunt toevoegen hangt af van uw abonnement.

  3. De agenda van een lid toevoegen
    In Andere agenda's, klik op Een agenda toevoegen. Selecteer één of meerdere leden en klik op OK.

    Standaard zijn slechts de bezette tijdsloten zichtbaar. Indien u het recht bekomen hebt tot Lezen, kunt u ook de onderwerpen en details van de gebeurtenissen zien. Indien u het recht bekomen hebt op Lezen & bewerken, kunt u ook gebeurtenissen aanmaken, wijzigen en verwijderen in zijn/haar agenda.

  4. Een groepsagenda toevoegen
    U hoeft niet een groepsagenda toe te voegen in uw Andere agenda's om er toegang toe te hebben: om toegang te bekomen, ga naar de naam van de groep in de omgevingselector. Voer deze groepsagenda enkel toe in de Andere agenda's indien u er regelmatig toe wenst te bekomen en/of indien u deze agenda wenst te layeren.

    In de Andere agenda's, klik op Een agenda toevoegen. Selecteer een groepsagenda door het vakje te vinken naar de naam van de groep, en klik op OK.

    U beschikt steeds op het recht tot Lezen van de groepsagenda: u kunt de onderwerpen en details van de gebeurtenissen zien. Indien u het recht bekomen hebt op Lezen & bewerken, kunt u ook gebeurtenissen aanmaken, wijzigen en verwijderen in de groepsagenda.

  5. Een externe agenda toevoegen
    Een externe agenda bevat verschillende publieke evenementen (feestdagen, schoolvakanties, sportmanifestaties, enz.) en is beschikbaar op het Internet (zie bvb. iCalShare).

    In de Andere agenda's, klik op Een externe agenda toevoegen. Voer daarna een duidelijke naam voor deze agenda in alsook het adres. Deze moet beginnen met "http://" of "https://"; verzeker u ervan dat deze niet begint met "webcal://". Kies een kleur die van toepassing zal zijn op alle gebeurtenissen van deze agenda. Klik op Aanmaken. Indien het adres aanvaard wordt, verschijnt de nieuwe agenda in de lijst.

    Deze agenda's zijn steeds in leesmodus: u kunt ze dus niet wijzigen.

  6. Agenda's layeren
    Wanneer u een agenda toevoegt in de Andere agenda's, wordt deze automatisch gelayered:
    • Om deze agenda uit te sluiten van de layering, vink het vakje af naast de naam van de agenda links van het scherm.
    • Om deze agenda op te nemen in de layering, vink het vakje aan.
    • Om de andere agenda's te verbergen, selecteer Toon enkel deze agenda in de Acties. Hierdoor verdwijnen de andere agenda's van de layering.
    • Om een wijziging uit te voeren in een agenda, klik eerst op de naam in het linkerdeel van het scherm om deze te selecteren.
    Bij layering, vergezellen de initialen van de eigenaar, iedere gebeurtenis. Voor externe agenda's, is het de naam die u gekozen hebt die de initialen zal bepalen.

    NB: Het aantal agenda's die u op ieder moment kunt layeren wordt bepaald door uw abonnement.

  7. Een agenda verwijderen
    Om een agenda tijdelijk te verbergen, hoeft u enkel het vakje naast de naam af te vinken, links van het scherm. Om deze agenda te verwijderen van de lijst, ga naar Andere agenda's, plaats de cursor op de naam van de agena en klik op Verwijderen.

Groepsagenda

  1. Toegang tot de Agenda van een groep
    Selecteer de naam van de groep in de omgevingsselector (waarvan de standaardwaarde "Persoonlijk" is).
  2. Gebruik van de groepsagenda
    Plaats in de groepsagenda de gebeurtenissen die van belang zijn voor alle leden.

    In functie van de toegangsrechten die u zijn toegekend door de beheerder van de groep, kunt u gebeurtenissen toevoegen, bewerken of verwijderen.

  3. Vertoon de toegangsrechten van een Groepskalender
    In de Acties van de groepsagenda, kies Toegangsrechten.
  4. Standaard rechten
    • Alle leden van de groep kunnen steeds gebeurtenissen en hun details zien. Dit recht op Lezen kan hun dus niet ontnomen worden.
    • De beheerder en de co-beheerders van de groep kunnen de groepsagenda steeds wijzigen (toevoegen, wijzigen en verwijderen): ze beschikken het recht tot Lezen en schrijven.
  5. De toegangsrechten van een groepsagenda wijzigen
    Om leden toe te laten een groepsagenda te wijzigen (dit wil zeggen : gebeurtenissen toevoegen, wijzigen en verwijderen), geef het recht tot Lezen en schrijven. Geef dit recht niet aan eender wie.
  6. Toegangsrechten verlenen aan een lid
    1. Klik op Toevoegen.
    2. Selecteer een groep waarvan de gebruiker lid van is.
    3. Zoek deze gebruiker eventueel op zijn naam (of een gedeelte van zijn naam) in het veld groepsleden zoeken.
    4. Selecteer de toegangsrechten die u wenst te verlenen in het uitrolmenu Toegangsrechten.
    5. Klik op Toevoegen.
    6. Het lid verschijnt vanaf nu in het overzicht.
    U kunt meerdere leden selecteren in één keer.

    U kunt op ieder moment rechten intrekken die verleend werden.

  7. Toegangsrechten verlenen aan alle leden
    1. Klik op Toevoegen.
    2. Selecteer een groep.
    3. Selecteer het recht die u wenst toe te kennen in het uitrolmenu Toegangsrechten.
    4. Klik op Toevoegen.
    5. De groep verschijnt vanaf nu in het overzicht.
    NB: Indien iemand de groep later vervoegt, geniet deze persoon automatisch van de toegangsrechten die op deze manier verleend werden. Indien u dit wenst te vermijden, verleen dan de toegangsrechten op individuele basis.

    Op dezelfde manier, indien een lid de groep later verlaat, verliest deze de toegangsrechten.

    U kunt op ieder moment verleende toegangsrechten intrekken.

  8. Een groepsafspraak toevoegen
    Ga in de groepsagenda en ga daar na of u over alle rechten van toevoeging beschikt. Wanneer dit het geval is, maakt u een afspraak aan zoals u het zou doen in uw persoonlijke agenda.
  9. Alle leden tot een groepsvergadering uitnodigen
    Opdat een gebeurtenis verschijnt in de persoonlijke Agenda's van alle leden van de Groep, vink het vak Alle leden uitnodigen tijdens de aanmaak van de vergadering. Deze handeling maakt een vergadering aan die verschijnt in de Agenda's van alle leden.

    NB: Deze optie is slechts beschikbaar wanneer men een gebeurtenis aanmaakt in een groepsagenda: ze is niet beschikbaar voor een gebeurtenis van een persoonlijke agenda of tijdens de wijziging van een bestaande groepsgebeurtenis.

  10. Een groepsvergadering toevoegen
    U kunt een vergadering aanmaken vanaf de groepsagenda opdat deze er zou verschijnen. U bent niet verplicht alle leden van de groep uit te nodigen.

    Indien u wenst dat de vergadering eveneens verschijnt in uw Persoonlijke agenda, nodig uzelf uit. Hiertoe verschijnt uw naam namelijk in de lijst met groepsleden, hetgeen niet het geval is wanneer u een vergadering aanmaakt vanuit uw Persoonlijke agenda.

  11. Herinneringen in de groepsagenda
    Er zijn geen herinneringen voor gebeurtenissen van een groepskalender.

Publieke toegang

  1. Definitie
    De gebruikelijke toegangsrechten stelden u enkel in staat gegevens te delen binnen welbepaalde gebruikersgroepen.

    Met de publieke toegang kunt u nu ook gegevens op het Internet publiceren: deze zullen beschikbaar zijn voor iedereen en vereisen geen login. Het is dus niet meer noodzakelijk om een ContactOffice account te hebben om deze te consulteren.

    Het volstaat de publieke toegang toe te staan en de URL van het bestand te verspreiden via e-mail, op uw website, enz.

  2. Waartoe dient publieke toegang ?
    Binnen het kader van de persoonlijke Agenda, kunt u de beschikbare of bezette tijdsloten verspreiden en publiceren (op uw website bijvoorbeeld) opdat de personen die een afspraak wensen u voorstellen kunnen maken die u schikken. Publieke toegang laat toe om een zicht te geven op uw tijdsbezetting aan iemand die ContactOffice niet gebruikt (of die geen groep deelt met u). Het zicht op bezette tijdsloten is meestal voldoende.

    In het geval van een groepsagenda, kunt u de gebeurtenissen van uw afdeling, dienst of vereniging verspreiden of publiceren. In dit geval zal u waarschijnlijk ook de details van de gebeurtenissen willen vertonen.

    Een publieke agenda kan geraadpleegd worden in een vereenvoudigde interface van ContactOffice, of met een externe software.

  3. Beschikbaarheid
    Publieke toegang is standaard niet beschikbaar: indien wel, ziet u Publieke toegang verschijnen in de Acties van uw Agenda.
  4. Uw Agenda publiceren
    Selecteer Publieke toegang in de Acties van uw Agenda. Kies daarna de publicatiemode:
    • Bekijk bezet/vrij: enkel de tijdsloten worden vertoond, zonder enige andere indicatie, en met als uitzondering de gebeurtenissen die u als vertrouwelijk hebt ingevoerd (privé gebeurtenissen).
    • Details bekijken: het onderwerp en de beschrijving van de gebeurtenissen worden eveneens gepubliceerd. Deze optie is met de nodige voorzichtigheid te gebruiken.
    Op ieder moment, kunt u ophouden met het publiceren van uw Agenda door Gedeactiveerd te kiezen in hetzelfde menu.
  5. Toegang tot een publieke Agenda
    In het publieke toegang venster vindt u drie type adressen die het volgende toelaten:
    • uw publieke Agenda raadplegen in een vereenvoudigde interface van ContactOffice
    • uw Agenda publiceren op een website
    • uw Agenda raadplegen met een externe software
  6. Publieke toegang en Groepsagenda
    De groepsagenda kan ook publiek gemaakt worden. De beheerder van de groep, of de eventuele co-beheerders, voeren de noodzakelijke configuratie uit door te kiezen voor Publieke toegang in de Acties van de groepsagenda.

Afspraken verwijderen

  1. Een gebeurtenis verwijderen
    Ga met uw cursor over een gebeurtenis om de tekstballon te doen verschijnen of vertoon de Acties van de gebeurtenis met een rechterklik. Selecteer daarna Verwijderen.
  2. Verwijdering van oude gebeurtenissen
    Selecteer Verwijderen tussen 2 data in de Acties van een Agenda. Geef de data in en klik op Verwijderen.

    NB: Zorg ervoor dat u de juiste data kiest daar de verwijdering definitief is.

Vergaderingen

  1. Wat is een vergadering
    Een gebeurtenis transformeert zich automatisch in vergadering wanneer u een deelnemer uitnodigt. Deze deelnemers worden geselecteerd uit de leden van de groepen en de contacten (enkel indien ze over een email adres beschikken).
  2. Nog niet bevestigde vergaderingen
    Indien er vergadering verzoeken zijn die nog niet beantwoord zijn, verschijnt er een rode bol op de icoon van de Agenda tool. Klik met uw cursor op de icoon om het aantal niet bevestigde vergaderingen aan te geven. Ga naar de Agenda en klik op Uitnodigingen, onder Mijn agenda, om de lijst te tonen van de vergaderingen die op een antwoord wachten.

    NB: De vergaderingen die voorbij zijn worden niet verrekend noch vertoond.

  3. Een vergadering aanvaarden of weigeren
    Een uitnodiging tot een vergadering wordt aangeduid via een icoon met een vraagteken. Klik op de vergadering om de details te tonen en geef uw antwoord.
    • Aanvaarden, klik op Aanvaarden. U kunt de vergadering nog steeds later afwijzen door opnieuw de details op te roepen en dan te klikken op Afwijzen?.
    • Vergadering afwijzen en verwijderen, klik op Afwijzen en geef eventueel het motief van de afwijzing. De aanmaker van de vergadering krijgt een e-mail notificatie. De vergadering verdwijnt automatisch uit uw agenda.
    • De vergadering afwijzen maar bewaren in uw Agenda, klik op Afwijzen, geef eventueel een motivatie en vink het vakje Verwijderen af. De aanmaker van de vergadering wordt verwittigd van de afwijzing. U bewaart niet enkel een spoor van de vergadering zonder er deel aan te nemen maar u kunt daarna de vergadering nog steeds aanvaarden en de aanmaker zal daar ook van verwittigd worden. U kunt de vergadering nog steeds later aanvaarden door opnieuw de details op te roepen en dan te klikken op Aanvaarden?. De aanmaker van de vergadering wordt verwittigd via email. Een afgewezen vergadering wordt gesignaleerd door een doorkruiste pictogram.
  4. Een vergadering aanmaken
    Maak een gebeurtenis aan en voer alle benodigde elementen in. In laatste instantie, nodig de deelnemers uit in de sectie Deelnemers. De door u laatst uitgenodigde personen worden aangegeven als suggestie. Klik op de naam van een persoon om deze uit te nodigen. Indien nodig, klik op Toevoegen om toegang te bekomen tot uw (persoonlijk of groeps-)adresboek. Vink de vakjes aan om deelnemers uit te nodigen. U kan alle leden van een groep uitnodigen door het bovenste vakje aan te vinken (Alle leden).
    • Deelnemers die ContactOffice gebruiken: zien het voorstel tot vergadering meteen met een knipperend vraagteken in hun agenda verschijnen. Door op de titel van de vergadering te klikken, kunnen ze de vergadering via één klik aanvaarden of weigeren. In het geval van een weigering krijgt u een notificatie via e-mail, eventueel aangevuld met een reden.
    • Genodigden die ContactOffice niet gebruiken: krijgen een e-mail met de details van de vergadering. Met één klik kunnen ze de vergadering aanvaarden of weigeren. In het geval van een weigering, krijgt u een notificatie via e-mail.
    Nota: een initieel aanvaarde vergadering kan daarna geweigerd worden en omgekeerd.
  5. Schakel de e-mailnotificatie uit tijdens de aanmaak
    Wanneer u een vergadering aanmaakt, kunt u de e-mailnotificatie uitschakelen voor deelnemers met een ContactOffice-account. Dit is bijvoorbeeld handig als u aan het begin van het jaar meerdere vergaderingen achter elkaar aanmaakt. Om de e-mailnotificatie uit te schakelen, verwijdert u het vinkje uit het selectievakje Notificatie aan interne deelnemers onder de deelnemerslijst.

    Opmerking: deelnemers die geen ContactOffice-account hebben, ontvangen altijd een e-mailnotificatie omdat dit de enige manier is om hen te informeren over het aanmaken van de vergadering.
  6. Groepsleden in persoonlijke contacten
    Indien een groepslid ook aanwezig is in uw persoonlijke contacten en u nodigt hem uit vanuit de persoonlijke contacten, zal ContactOffice trachten de genodigde te beschouwen als een gebruiker van ContactOffice, opdat de uitnodiging zou verschijnen in zijn/haar account. Dit vereist dat het emailadres van de twee contacten overeenkomt; m.a.w. het emailadres dat u invoert voor uw persoonlijke contacten moet overeenkomen met één van de emailadressen in zijn/haar Persoonlijke gegevens.
  7. Opvolging van uitnodigingen
    De aanmaker van een vergadering kan het antwoord van alle deelnemers visualiseren via de deelnemerslijst. De mogelijke statussen zijn: uitgenodigd (geen antwoord), Aanvaard of Afgewezen. Een deelnemer die initieel de vergadering heeft aanvaard kan nog op elk moment weigeren.

    Het pictogram dat de vergadering meldt in uw agenda kan variëren:

    • Silhouet met vraagteken: ten minste één genodigde heeft nog niet geantwoord
    • Silhouet met streep door: ten minste één genodigde heeft de vergadering geweigerd.
    • Normale silhouet: Alle genodigden hebben de vergadering aanvaard.
    De Acties van een deelnemer verschijnen wanneer de cursor er op staat. De aanmaker van de vergadering kan:
    • Een herinnering sturen naar een deelnemer
    • Een deelnemer verwijderen
  8. Een vergadering bewerken
    Enkel degene die een vergadering aanmaakt kan deze ook bewerken.

    Het bewerken kan over de details van de vergadering (tijdstip, onderwerp, beschrijving en/of plaats) of over de deelnemers gaan. Om te bewerken, klikt u allereerst op het onderwerp van de vergadering.

    Wanneer de details gewijzigd worden komen de uitnodigingen terug op nul te staan: de genodigden moeten dan weer de afspraak aanvaarden of weigeren. Een e-mail notificatie wordt naar alle deelnemers gestuurd. Deze notificatie kan voor elke vergadering uitgeschakeld worden.

  9. Een vergadering ongedaan maken
    Degene die de vergadering heeft aangemaakt kan op elk moment de vergadering ongedaan maken door het in zijn eigen agenda te verwijderen. De procedure is identiek aan het vernietigen van een gewone afspraak. De vergadering verdwijnt uit de agenda van de deelnemers en een e-mail notificatie wordt naar alle deelnemers gestuurd. Deze notificatie kan voor elke vergadering uitgeschakeld worden.
  10. Verwijder een deelnemer
    U kunt een deelnemer verwijderen, zelfs indien hij de vergadering reeds heeft aanvaard. Gelieve te noteren dat hij geen notificatie zal ontvangen.

    In de tab Deelnemers, vertoon de Acties van een deelnemer door met de muis over de naam te gaan en selecteer Verwijderen.

  11. Terugkerende vergaderingen
    U kunt terugkerende vergaderingen aanmaken in één enkele handeling. Met terugkerende vergaderingen, verstaat men vergaderingen met dezelfde deelnemers die plaatsvinden volgens een bepaalde frequentie: bijvoorbeeld, alle weken of de eerste van de maand. Maak een gebeurtenis, bepaal de periodiciteit en selecteer ten slotte de deelnemers.

    NB: De deelnemers krijgen één enkele notificatie e-mail voor de reeks gebeurtenissen en niet één bericht per gebeurtenis, om hun berichten tool niet teveel te belasten. De deelnemers die ContactOffice gebruiken zullen alle data kunnen raadplegen in de lijst openstaande vergaderingen (door te klikken op Uitnodigingen in hun Agenda).

    De deelnemers kunnen iedere vergadering individueel aanvaarden of afwijzen.

    Een terugkerende vergadering gedraagt zich zoals een klassieke terugkerende gebeurtenis: bij een wijziging, kunt u de reeks vergaderingen of slecht één enkele vergadering wijzigen (wijziging van uren, toevoeging van deelnemer, enz.). U kunt ook één of meerdere vergaderingen verwijderen (wegens vakantie bijvoorbeeld).

    Indien de periodiciteit te complex wordt en de reeks enkel uit uitzonderingen bestaat, is het aangewezen klassieke vergaderingen aan te maken via duplicatie.

Peilingen

  1. Functies
    Iedereen weet hoe omslachtig het is om een datum en uur vast te leggen zodra er meer dan twee personen in het spel zijn. Met de functie "peiling voor vergadering" kunt u een reeks mogelijkheden voorstellen en de voorkeur van de deelnemers verzamelen zodat u kunt uitmaken welke mogelijkheid het beste past voor iedereen.

    NB: Deelnemers hebben hiervoor geen ContactOffice account nodig, maar moeten wel in een lijst staan van persoonlijke- of groepsadressen.

    Er is geen groepspeiling. Een peiling wordt altijd aangemaakt vanuit de persoonlijke omgeving en verschijnt nooit in de groepsomgeving.

  2. Toegang tot Peilingen
    Klik op Peilingen in het linker gedeelte van het scherm. Peilingen bevinden zich onder de Agenda's, tags en uitnodigingen.
  3. Een peiling aanmaken
    Selecteer Nieuw en volg de instructies van de begeleider.

    Wanneer de peiling aangemaakt is, ontvangen de deelnemers een e-mail waarin ze uitgenodigd worden om deel te nemen aan de peiling door te klikken op een hyperlink.

  4. Groepsleden in persoonlijke contacten
    Indien een groepslid ook aanwezig is in uw persoonlijke contacten en u nodigt hem uit vanuit de persoonlijke contacten, zal ContactOffice trachten de genodigde te beschouwen als een gebruiker van ContactOffice, opdat de uitnodiging zou verschijnen in zijn/haar account. Dit vereist dat het emailadres van de twee contacten overeenkomt; m.a.w. het emailadres dat u invoert voor uw persoonlijke contacten moet overeenkomen met één van de emailadressen in zijn/haar Persoonlijke gegevens.
  5. Stemmen raadplegen
    U kunt op elk moment het resultaat van de stemmen raadplegen door de details van de peiling te laten verschijnen.

    Let op. De deelnemers kunnen hun stem op elk moment wijzigen, in functie van hun persoonlijke beschikbaarheid.

  6. Herinneringen
    Om een herinnering te versturen naar de deelnemers die nog niet hebben geantwoord, toon de details van een Peiling en klik op Herinneringen. Alle deelnemers die nog niet hebben geantwoord worden standaard geselecteerd, maar u kunt er bepaalde uithalen vooraleer de herinnering te versturen.
  7. Definitieve datum vastleggen
    U kunt op elk moment de datum en het uur van de vergadering vastleggen uit de lijst voorgestelde data aan de deelnemers. Klik hiervoor op de knop Selecteer in de kolom van het desbetreffende voorstel. Deze actie kan niet meer ongedaan gemaakt worden: éénmaal u de datum gekozen heeft, kunt u ze niet meer veranderen.

    De deelnemers krijgen een e-mail met de definitieve datum. Bovendien wordt er ook een vergadering aangemaakt in de Agenda van ContactOffice. Ze verschijnt vanaf dan zowel in uw eigen agenda als in die van de deelnemers die een account hebben. De andere deelnemers kunnen de vergadering aanvaarden of weigeren via een hyperlink.

    Wat indien geen enkele datum past voor iedereen?

    Indien aanvaardbaar, kies dan de datum die past voor het merendeel van de onmisbare deelnemers. U kunt ook data bijvoegen door de peiling te wijzigen.

    Wat indien meerdere data passen?

    Indien u de peiling hebt aangemaakt, kiest u zelf de definitieve datum.

    Wat indien geen enkele datum past voor de deelnemers?

    Wijzig de peiling zodat u andere data kunt voorstellen. Soms is het zo dat er gewoon geen oplossing is.

  8. Een peiling wijzigen
    U kunt alle parameters van een peiling op elk moment wijzigen. Laat hiervoor de details van de peiling verschijnen en druk op Wijzigen. U kunt dagen en uren toevoegen of verwijderen, deelnemers toevoegen, enz.

    De deelnemers worden enkel ingelicht via e-mail wanneer u de data, uren of lijst van deelnemers wijzigt. Ze worden niet ingelicht wanneer u de titel of beschrijving wijzigt.

  9. Een peiling afsluiten
    Wanneer de vergadering afgelast wordt of indien u geen definitieve datum vindt, kunt u de peiling afsluiten. Ze wordt in die staat bewaard en kan altijd geraadpleegd worden door uzelf en de deelnemers. Daarentegen worden stemmen niet meer toegelaten. De definitieve datum wijzigen of kiezen is ook niet meer mogelijk.

    NB: Een afgesloten peiling kan niet heropend worden. Sluit daarom een peiling niet zomaar af.

    NB: Eenmaal een definitieve datum gekozen is, wordt de peiling automatisch gesloten.

    Om een peiling af te sluiten, laat u de details verschijnen en klikt u op Afsluiten.

  10. Een peiling verwijderen
    Wanneer u een peiling niet meer nodig heeft, kunt u het verwijderen. Deze verwijdering is definitief.

    Laat hiervoor de details van de peiling verschijnen en klik op Verwijderen

Herinneringen

  1. Een e-mail herinnering aanmaken
    Toon de details van een gebeurtenis en selecteer het type herinnering onder Herinneringen. De herinnering wordt verstuurd naar uw standaard e-mail adres.
  2. Een SMS herinnering aanmaken
    Toon de details van een gebeurtenis en selecteer het type herinnering onder Herinneringen. De herinnering wordt verstuurd naar uw mobiel nummer opgegeven in uw Persoonlijke gegevens.
  3. Een pop-upherinnering aanmaken
    Een pop-up herinnering verschijnt in het Instant messaging. Geef de afspraakdetails weer en selecteer dit type herinnering naast Herinnering.
  4. Een herinnering wijzigen
    In de details van een gebeurtenis naast Herinneringen, wijzig het moment en kanaal van de herinnering.
  5. Een herinnering annuleren
    In de details van een gebeurtenis naast Herinneringen, selecteer Geen.
  6. Agenda via SMS
    In de instellingen van uw Agenda, klik op SMS. Kies de dagen waarvan u uw agenda wenst te ontvangen alsook het tijdstip van ontvangst (de dag zelf of de volgende dag).

    NB: Indien uw agenda leeg is voor een dag, zal u geen SMS krijgen.

    U kunt ook een SMS-kopie van uw agenda nemen door op Nu versturen te klikken: de inhoud zal identiek zijn aan de automatische verzending (de dag zelf of de volgende dag)

    U kunt ten allen tijde de instellingen wijzigen of ongedaan maken door alle vakjes in de rubriek "Kalender via SMS" af te vinken.

  1. Zoeken in de tools en de omgevingen
    Een zoekveld bevindt zich rechts boven het scherm. Voer een woord of het begin van een woord in om te zoeken.

    U kunt in verschillende tools zoeken :

    • Indien u zoekt vanuit een bepaalde tool (de Boodschappen bijvoorbeeld), worden enkel gegevens uit deze tool getoond.
    • Indien geen enkele tool actief is (dit is het geval in de welkomstpagina die verschijnt na login), worden gegevens getoond uit alle tools. De lijst met zoekresultaten preciseert welk type gegevens vertoond wordt. Om terug te keren naar de welkomstpagina, klik op het logo links boven het scherm.
    U kunt eveneens zoeken in de verschillende omgevingen :
    • Indien u zoekt vanuit uw persoonlijke omgeving (uw persoonlijke documenten bijvoorbeeld), voltrekt zich het zoeken in deze omgeving.
    • Indien u zoekt vanuit een groep, voltrekt zich het zoeken in deze groep.
    • U kunt het zoeken uitbreiden of beperken door op het driehoekje te klikken om het scherm voor geavanceerd zoeken te vertonen. Onder Zoeken in, selecteer Persoonlijk of Overal (Persoonlijk + Groepen). In het laatste geval, zal het zoeken zich uitbreiden tot alle groepen.
  2. Geavanceerd zoeken
    De meeste tools bevatten een mogelijkheid tot geavanceerd zoeken, de voorgestelde criteria zijn aangepast aan de verschillende tools.
  3. Resultaten
    De resultaten zijn gelimiteerd tot 200 et vertonen zich in orde van relevantie.
  4. Laatste opzoeking
    U kan de resultaten van de laatste opzoeking terugvinden door te klikken op Resultaten van de opzoeking in het linkergedeelte van uw scherm.
  5. Syntax in het invoerveld
    • Indien u meerdere woorden invoert, zal het zoeken de data genereren die al die woorden bevat. Indien u "OR" tussen de woorden invoert, zal het zoeken u de data genereren die één van de woorden bevat.
    • Het zoeken maakt geen verschil tussen hoofdletter of kleine letter
    • U kunt een ster (*) toevoegen na ten minste 4 tekens om alle woorden voor te stellen die beginnen met die 4 tekens.
    Voorbeelden:
    • vakantie Hawaii (is equivalent aan vakantie AND Hawaii) zal de data terugsturen die de woorden vakantie en Hawaii bevat.
    • Maui OR Hawaii zal de data terugsturen die de woorden Maui of Hawaii bevat.
    • "super vakantie" (met aanhalingstekens) stuurt de data terug die de uitdrukking super vakantie" bevat.
    • "info*" stuurt de data terug die de woorden bevat die beginnen met info (informatica, informaticus, informatie, enz.).
    • virus -computer stuurt de data terug die het woord "virus" bevat zonder het woord "computer".

Afdrukken

  1. Een kalender afdrukken
    Ga naar het gewenste 'gezicht' (dag, week, enz.) en selecteer Afdrukken in het menu ... (Meer).
  2. Een gebeurtenis afdrukken
    Vertoon de Acties van een gebeurtenis en selecteer Afdrukken.

Tags

  1. Waartoe dienen de Tags
    De tags laten toe data te organiseren in functie van labels zoals Dringend, Belangrijk, enz. en/of naargelang de projecten, de klanten enz. De eerste fase bestaat uit het aanmaken van eigen tags.
  2. Toegang tot de tags
    Kies eender welke gegevens, vertoon zijn Acties en kies tags
  3. Een Tag aanmaken
    Toon de tags van eender welke gegevens en klik op Toevoegen. Voer een naam in en kies daarna eventueel een kleur voor deze tag.
  4. Een Tag wijzigen
    De namen van de tags kunnen niet gewijzigd worden éénmaal ze aangemaakt zijn. U kunt echter wel de kleur veranderen
  5. Een Tag verwijderen
    In het linker gedeelte van het scherm, vertoon de Acties van de Tag en selecteer Verwijderen.
  6. Een Tag toewijzen aan data
    Selecteer Tags in de Acties van de data. In het venster van de tags, vink één of meerdere velden naargelang de tags die u wenst toe te wijzen. U kunt later andere tags toewijzen of tags verwijderen.

    Een andere methode: selecteer een Tag in de linkerkolom en zonder de knop van uw muis te lossen, verplaats de Tag op de gewenste data (drag and drop). U kunt ook vertrekken van de data en deze verschuiven op de Tag.

  7. Data vertonen met een bepaalde Tag
    Er bestaan twee mogelijkheden:
    • Klik op een tag in het linker deel van het scherm. Indien de lijst met Tags niet verschijnt, open deze dan eerst door op het driehoekje te klikken. Om terug te keren naar het normale zicht, klik op de hoofdmap (Mijn agenda, Mijn contacten, enz. naargelang de tool).
    • Open het geavanceerde zoeken en selecteer een tag
  8. Tags en Groepen
    De tags zijn verbonden aan een persoon en niet aan een groep: er zijn geen groeptags. Het is afgeraden tags te gebruiken in de groepsdata.

Mobiele synchronisatie

  1. Functies
    Synchroniseer uw smartphone (iPhone, iPad, Android, enz.) applicaties met de ContactOffice Berichten, Agenda's en Contacten. Heb toegang tot uw ContactOffice data direct vanuit de applicaties van uw telefoon (voorbeeld: de iPhone Agenda app) en synchroniseer met ze.

    U kunt meerdere toestellen synchroniseren, ContactOffice zal als synchroniseerserver dienst doen. Uw abonnement bepaalt het aantal apparaten dat u mag synchroniseren.

    Mocht er zich een probleem voordoen tijdens het synchroniseerproces (verloren connectie, stroomuitval, enz.), de volgende synchronisatie zal veronderstellen dat de up-to-date data zich op ContactOffice bevindt.

    Deze synchronisatie bewaart de data die reeds op uw telefoon aanwezig is.

  2. Lokale gegevens en servergegevens
    Gegevens die al op uw mobiele toestel aanwezig zijn, blijven altijd behouden. Gegevens op ContactOffice worden toegevoegd in een andere "laag": als u de mobiele synchronisatie uitschakelt, verdwijnt deze laag.

    Uw toestel moet weten waar de gegevens die u aanmaakt moeten worden opgeslagen: in het toestel of op ContactOffice. Selecteer voor uw agenda en contacten uw ContactOffice-account in de respectievelijke apps.
  3. iPhone/iPad
    1. Verzeker u ervan dat u verbonden bent met een snel en stabiel netwerk.
    2. Ga naar de 'Instellingen' van uw toestel.
    3. Selecteer 'Mail', 'Contacten' of 'Agenda'.
    4. Druk op 'Accounts' en dan op 'Account toevoegen'.
    5. Druk op 'Exchange'.
    6. Vul nu uw ContactOffice account informatie in:
      • Adres: uw ContactOffice emailadres
      • Wachtwoord: uw ContactOffice wachtwoord
      • Beschrijving: 'ContactOffice'
    7. Druk op 'Volgende' en voer in:
      • Naam van de server: www.contactoffice.com
      • Gebruikersnaam: LOGIN (uw ContactOffice login)
    8. Druk op 'Volgende' en het toestel gaat uw configuratie testen. Standaard synchroniseert het 5 data types (Mail, Contacten, Agenda, Herinneringen en Notities). Deactiveer de Herinneringen en Notities gezien ContactOffice ze niet ondersteunt. Deactiveer andere tools indien gewenst. Druk op 'Bewaar'.
      Nu begint uw datasynchronisatie. De tijd vereist voor de eerste synchronisatie hangt af van de hoeveelheid data.
    9. Standaard synchroniseert uw toestel Mail voor de laatste 7 dagen. U kunt een andere instelling ingeven in 'Instellingen' > 'Mail' > De beschrijving gegeven aan uw account > 'Emails te synchroniseren'.
    Notitie: Help voor IOS 10.
  4. Android (Samsung, enz.)
    Gezien er vele verschillende versies bestaan van het Android platform, is het onmogelijk een stappenplan te geven voor iedere versie.

    Algemeen moet u zo tewerk gaan:

    1. Verzeker u ervan dat u verbonden bent met een snel en stabiel netwerk.
    2. Ga naar de 'Instellingen' van uw toestel.
    3. Ga naar de 'Accounts' tab en druk op 'Accounts' in de rubriek 'Mijn accounts'.
    4. Druk op 'Account toevoegen'.
    5. Druk op 'Microsoft Exchange ActiveSync'.
    6. Vul nu uw ContactOffice account informatie in, waarschijnlijk onder 'Manuele Instellingen'.
      • Emailadres: uw ContactOffice emailadres
      • Gebruikersnaam: LOGIN
      • Wachtwoord: uw ContactOffice wachtwoord
      • Server: www.contactoffice.com
      • TLS/SSL: ja
    7. Uw toestel probeert nu met de server te communiceren.
      Opgepast: Het kan enkele minuten duren vooraleer gegevens verschijnen.
    8. Wijzig de instellingen zoals u wenst.
    9. Geef nu een naam aan uw verbinding en druk dan op 'Gedaan' (Done).
    10. De synchronisatie vangt aan.
      Indien niet, ga terug naar stap 2 en 3 en druk dan op 'Synchroniseer alle'.
      De tijd vereist voor de eerste synchronisatie hangt af van de hoeveelheid data.
  5. Andere
    Alle toestellen en software die kunnen synchroniseren met een Exchange server (ActiveSync protocol) kunnen met ContactOffice synchroniseren:
    • Windows Mail (Windows 8 & Windows 10)
    • eM Client
    • enz.
    Voer volgende gegevens in: uw login (LOGIN) en uw ContactOffice wachtwoord, uw emailadres alsook de naam van de server: www.contactoffice.com. Kies bij voorkeur voor een beveiligde verbinding.

Synchronisatie met Outlook

  1. Functies
    Outlook (>= 2013) synchroniseert rechtstreeks met ContactOffice.

    De synchronisatie met Outlook 2013 heeft betrekking tot uw e-mail, uw contacten en uw Agenda. De gegevens die bevat zijn in ContactOffice zullen verschijnen in Outlook in een apart account. De reeds in Outlook aanwezige gegevens zullen niet in ContactOffice verschijnen, behalve indien u ze importeert.

    Notitie: Outlook zal zich loskoppelen van de server indien er zich een probleem voordoet tijdens een synchronisatie. Om u terug te verbinden met de server, selecteer de Tab "Verzenden/Ontvangen" en klik twee keer op de knop "Work offline".

  2. Configuratie
    1. Selecteer de tab "Bestand"
    2. In de linkerkolom, selecteer "Informatie" indien nog niet geselecteerd en klik daarna op de knop "Account toevoegen".
    3. Selecteer "Manuele configuratie of andere type servers". Klik op "Volgende"
    4. Selecteer "Dienst compatibel met Outlook.com of Exchange ActiveSync". Klik op "Volgende"
    5. Geef uw naam, uw e-mail adres, uw mailserver (www.contactoffice.com), uw gebruikersnaam (LOGIN) en uw ContactOffice wachtwoord. Klik op "Volgende".
    6. Klik op "Afsluiten".


    "De server kan niet worden gevonden" (Outlook 2016)
    Als u hierboven de juiste serverwaarde hebt ingevoerd en de fout "De server kan niet worden gevonden" krijgt in Outlook 2016 (versie 16.0.8431.2079 of hoger), komt dit omdat een Microsoft-upgrade uw Outlook heeft ingesteld om verbinding te maken met Office 365 met behulp van Vereenvoudigde accountaanmaak". U kunt dit gedrag uitschakelen door de stappen te volgen die worden uitgelegd hier.

Toegang tot lezen en schrijven vanuit externe software (CalDAV)

  1. Gebruik eerder de synchronisatie
    Indien het abonnement en uw toestel (computer, smartphone, tablet) synchronisatie toestaan, gebruik deze dan. De configuratie is eenvoudiger, wordt in één keer gedaan voor alle tools en is robuuster. De synchronisatie (anders dan de in deze sectie uitgelegde protocollen) ondersteund echter niet de groepsgegevens en de gegevens van de groepsleden.
  2. Functies
    Agenda's kunnen ook "gelezen én geschreven" worden vanuit een externe software.

    Hou wel rekening met een aantal beperkingen.

  3. Vergaderingen
    In een CalDAV software:
    • U kunt vergaderingen aanvaarden of wijgeren.
    • Het is niet mogelijk om vergaderingen aan te maken: het beheer van de deelnemers verschijnt enkel indien de vergadering werd aangemaakt in ContactOffice.
    • U kunt echter deelnemers toevoegen aan een bestaande vergadering. Deze deelnemers moeten leden van de groep zijn of in uw persoonlijke of één van uw groepsadresboeken opgenomen zijn.
    • Indien u een deelnemer verwijdert, zal hij niet verwijderd zijn in ContactOffice: het is daarom aangewezen om deelnemers direct in ContactOffice te verwijderen.
    • Indien u een vergadering wijzigt, wordt geen enkele mailnotificatie verzonden.
    Indien u problemen ondervindt, verzeker u ervan dat het emailadres van een deelnemer ook niet verbonden is aan uw eigen account op ContactOffice. Inderdaad, CalDAV softwares veronderstellen dat een emailadres slechts gebruikt kan worden door één persoon.
  4. Beperkingen
    De synchronisatie tussen verschillende software is aan een aantal beperkingen onderworpen:
    • Herinneringen voor gebeurtenissen worden niet gesynchroniseerd aangezien ze voor iedere software anders zijn.
    • Momenteel is het verwijderen van tags vanuit een externe software niet mogelijk.
    • Indien u de agenda tegelijkertijd gebruikt in ContactOffice en in één of meerdere software, zorg er dan voor dat u de agenda bijwerkt in de software vooraleer u wijzigingen aanbrengt, anders verliest u alle wijzigingen die u hebt aangebracht in ContactOffice.
  5. Compatibele software
    NB: Standaard heeft Microsoft Outlook geen CalDAV-functies.
  6. Configuratie van de software
    De configuratie is afhankelijk van de software.

    Lightning Calendar (Thunderbird)

    1. In het menu "File", selecteer "Subscribe to Remote Calendar".
    2. Kies in het scherm dat verschijnt "On the network".
    3. Selecteer in het volgende scherm "CalDAV" en vul in het veld volgend adres in "Location ": https://www.contactoffice.com/dav/LOGIN/private/events
    4. kies in het volgende scherm een naam en eventueel een kleur. Schakel de optie "Show Alarms" uit.
    5. Vul uw account (LOGIN) en wachtwoord in ContactOffice.
    Apple Calendar (macOS)
    1. In het menu "Calendar", selecteer "Voorkeuren".
    2. selecteer de tab "Accounts".
    3. Klik op"+" onderaan het venster. Vul in het venster dat verschijnt een naam in voor de agenda in het veld "Beschrijving".
    4. Vul uw gebruikersnaam (LOGIN) en wachtwoord ContactOffice in in de twee opeenvolgende velden.
    5. Klik op de driehoek naast "Serveropties" om het uit te klappen en vul volgend adres in het veld "Account-URL": https://www.contactoffice.com/dav/principals/accounts/LOGIN/.
      NB: Let op de laatste "/". Als die er niet staat, is er geen verbinding!
    iPhone/iPad
    1. In het menu "Instellingen", selecteer "Agenda", daarna "Voeg account toe"; selecteer "Andere", daarna "Voeg CalDAV-account toe".
    2. Vul www.contactoffice.com in in het veld "Server".
    3. Vul uw gebruikersnaam (LOGIN) en wachtwoord ContactOffice in de twee volgende velden.
  7. Agenda van derden
    U hebt toegang tot de agenda van de leden van uw groepen, voorzover deze u de benodigde toegangsrechten hebben verleend:
    • Alle CalDAV softwares
      In de CalDAV instellingen, vervang uw eigen login door de login van het groepslid. Log in met uw persoonlijke login en wachtwoord.
    • Apple Calendar (macOS)
      Apple Calendar beschikt over een delegatiefunctie (deze is niet beschikbaar op iPad of iPhone): deze laat toegang toe tot meerdere kalenders met één enkele instelling.

      Ga naar "Voorkeuren", selecteer de tab "Accounts" en selecteer uw huidig account. Indien u nog geen account hebt, maak er een aan met behulp van de instructies in deze sectie van de hulp. Klik op de tab "Delegatie". De leden van de groep die u het recht gegeven hebben om details van hun persoonlijke gebeurtenissen te zien, verschijnen in de lijst. Vink de gewenste vakken aan om de door u gekozen kalenders te vertonen.

      Indien u toegang wenst te geven tot uw eigen kalender door middel van delegatie, wijzig uw toegangsrechten tot uw kalender dienovereenkomstig. De wijziging van de rechten moet gebeuren in ContactOffice; het is niet mogelijk de rechten te wijzigen in Apple Calendar.

  8. Groepsagenda
    Om een groepskalender te raadplegen, gebruik volgend URL:
    • Thunderbird Calendar en anderen:
      Voer in het veld "Locatie" in:
      https://www.contactoffice.com/dav/groups/NAAM_VAN_DE_GROEP/events
    • Apple Calendar (macOS, iPhone/iPad):
      Voer in het veld "Server" in:
      https://www.contactoffice.com/dav/principals/groups/NAAM_VAN_DE_GROEP
    Opgepast, de NAAM_VAN_DE_GROEP is hoofdletter gevoelig: gelieve de kleine en hoofdletters te respecteren.

Toegang met iCal compatibele software

  1. Gebruik eerder de synchronisatie
    Indien het abonnement en uw toestel (computer, smartphone, tablet) synchronisatie toestaan, gebruik deze dan. De configuratie is eenvoudiger, wordt in één keer gedaan voor alle tools en is robuuster. De synchronisatie (anders dan de in deze sectie uitgelegde protocollen) ondersteund echter niet de groepsgegevens en de gegevens van de groepsleden.
  2. Eigenschappen
    Softwaretoepassingen van derden kunnen een verbinding maken met ContactOffice, dat fungeert als een kalenderserver.

    De toegang door softwaretoepassingen van derden wordt beperkt tot het consulteren van gegevens en laat het wijzigen van gegevens niet toe. De agenda's zijn beveiligd met uw login en wachtwoord.

    In uw virtuele schijf vindt u documenten in de vorm "calendar.ics" in elke hoofdmap (de map "private" en de mappen van elke groep) die noodzakelijk zijn voor deze functie. Deze bestanden hebben als bestandsgrootte 0 en het is normaal dat u ze niet kan verwijderen.

  3. Compatibele software
    Lightning Calendar (Thunderbird), Apple Calendar, enz.
  4. Configuratie van de software
    Voor uw persoonlijke agenda gebruikt u het adres:
    https://www.contactoffice.com/docs/LOGIN/private/calendar.ics

    Voor de kalender van een groep gebruikt u het adres:
    https://www.contactoffice.com/docs/LOGIN/NAAM_VAN_DE_GROEP/calendar.ics

Toegang via RSS

  1. Wat is RSS?
    RSS laat u toe op de hoogte te zijn van nieuwigheden van een website via een RSS-lezer. Concreet abonneert u zich op de RSS-feeds van uw keuze. Deze worden regelmatig ververst door de RSS-lezer.

    ContactOffice biedt verschillende feeds aan beveiligd met uw login en wachtwoord.

  2. Beschikbare feeds
    Elke agenda (privé of groep) beschikt over 4 feeds:
    • Dag
    • Week
    • Maand
    • 30 dagen (te beginnen vanaf vandaag)
  3. Compatibele software
    Alle RSS-lezers die authentificatie aanbieden: Feedreader (Windows), bij voorbeeld.

    Nota: indien u een RSS-lezer wenst te gebruiken die u toelaat beveiligde RSS-feeds te raadplegen maar die uw paswoord niet verbergt (zoals Firefox), gebruik dan de syntax "https://login:paswoord@adres_van_de_feed".

  4. Waar de feeds vinden?
    In de Acties van een Agenda, selecteer RSS.
  5. Configuratie van de software
    1. Klik met de rechtermuisknop op de RSS afbeelding en selecteer Kopieer Link
    2. In uw RSS-lezer creëert u een nieuwe feed en u plakt de bewaarde link.
    3. Vul login en wachtwoord van ContactOffice in en kies vervolgens een benaming voor de RSS-feed.
    4. Configureer de tijdsinterval tussen RSS raadplegingen

Invoeren - Uitvoeren

  1. Importeren
    Vooraleer te importeren, plaats uzelf eerst in de gewenste agenda (persoonlijke agenda of groepsagenda). Selecteer daarna Importeren in de Acties van deze Agenda. Twee type imports worden aangeboden:
    • Importeren vanaf een bestand: het moet gaan om een bestand in het formaat vCal/iCal met één of meerdere gebeurtenissen
    • Importeren vanaf Google Calendar: zal alle gebeurtenissen importeren.
    In beide gevallen, verzeker u ervan dat uw ContactOffice Agenda het benodigde aantal gebeurtenissen kan importeren.
  2. Exporteren
    Vooraleer te exporteren, plaats uzelf in de gewenste agenda (persoonlijke agenda of groepsagenda).

    U kunt één, meerdere of alle afspraken van een agenda in het vCal/iCal formaat exporteren om ze terug te importeren in een software die met dit formaat compatibel is:

    • Eén afspraak exporteren: Selecteer Exporteren in de Acties van de gebeurtenis.
    • Meerdere gebeurtenissen exporteren: ga naar de gewenste pagina (dag, week of maand) en selecteer Exporteren in de Acties van de Agenda. Selecteer tenslotte De gebeurtenissen op deze pagina.
    • Een volledige agenda exporteren: Selecteer Exporteren in de Acties van de Agenda en vervolgens op Alle gebeurtenissen van deze agenda.

    De export naar PDF formaat exporteert alle gebeurtenissen van de gekozen vertoning (dag, week, maand).

Instellingen

  1. Toegang tot Instellingen
    U hebt toegang tot de Instellingen op meerdere manieren:
    • Wanneer u in een Tool bent, klik op de knop "..." in het Acties menu en kies Instellingen.
    • Klik op uw naam in het rechter boven gedeelte van het scherm om een menu te vertonen en kies Instellingen.
    • In het horizontale toolmenu, kies het Instellingen icoontje.
  2. Tijdszone
    Verzeker u ervan dat u uw tijdszone goed ingeeft in de settings van uw Agenda. Dit zal u toelaten zonder risico samen te werken met gebruikers uit andere tijdszones.

    Tijdens een verplaatsing naar het buitenland, kunt u de tijdszone van uw Agenda wijzigen om hem te doen overeenkomen met uw localisatie. Al uw gebeurtenissen verschijnen dan in de geselecteerde tijdszone.

    NB: De gekozen tijdszone wordt ook gebruikt in de data van uw e-mails, in de data van de aanmaak en laatste wijziging van uw data, enz.

  3. Standaardduur van de gebeurtenissen
    De gebeurtenissen hebben een standaardduur van één uur. U kunt een langere of kortere duur instellen die van toepassing zal zijn op al uw nieuwe gebeurtenissen.
  4. Resolutie van de kalender
    De resolutie bepaalt de data zichtbaar op de pagina. Indien u een groot scherm gebruikt, wenst u zeker gebruik te maken van een lagere resolutie.
  5. Agenda via SMS
    In de instellingen van uw Agenda, klik op SMS. Kies de dagen waarvan u uw agenda wenst te ontvangen alsook het tijdstip van ontvangst (de dag zelf of de volgende dag).

    NB: Indien uw agenda leeg is voor een dag, zal u geen SMS krijgen.

    U kunt ook een SMS-kopie van uw agenda nemen door op Nu versturen te klikken: de inhoud zal identiek zijn aan de automatische verzending (de dag zelf of de volgende dag)

    U kunt ten allen tijde de instellingen wijzigen of ongedaan maken door alle vakjes in de rubriek "Kalender via SMS" af te vinken.

 

News

Bekijken »