Guida per l'utente

v.01/2024

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Inviare dei messaggi


  1. Clicca su Comporre nella barra di menù. Inserisci i parametri seguenti nella prossima finestra:
    • A:indirizzo email del destinatario principale
    • Cc (facoltativo): uno o più destinatari in copia
    • Ccn (facoltativo): uno o più destinatari in copia muta
    • Oggetto (facoltativo): l'oggetto del tuo messaggio
    • Messaggio (facoltativo): il messaggio
    Attenzione: Gli indirizzi nel campo Cc sono visibili a tutti i destinatari, mentre gli indirizzi nel campo Ccn sono invisibili a tutti i destinatari.

  3. Creare una bozza
    Mentre scrivi un messaggio, clicca su Salvare per salvare il messaggio come una bozza. Non viene inviato e viene messo automaticamente nella cartella Bozze.

    Per continuare a scrivere e/o inviare il messaggio, vai a Bozze e clicca sul messaggio.


  4. Una email puoi essere inviata in testo (formato predefinito) o in HTML. Questo secondo formato permette la formattazione di testo (carattere, alineamento, colori, ecc.), immagini, ecc.

    Per inviare una email in HTML, clicca su Comporre e poi sul pulsante <Rich text>. Una barra di bottoni (simile a una barra di bottoni per l'elaborazione di testo) appare al di sopra del testo del messaggio. Sposta il mouse sopra ogni bottone per ottenere la sua didascalia.


  6. Rispondere
    Apri il messaggio e clicca su Rispondi. Ora appare il messaggio di risposta con la citazione del messaggio originale. Puoi eliminare tutte le linee dispensabili.

    Per rispondere a tutti i destinatari (campi A e Cc) con un'unica azione, clicca su A tutti dopo Rispondi.

    I messaggi ai quali hai risposto vengono segnalati con il pittogramma.

  7. Inoltrare
    Apri il messaggio e clicca su Inoltra. Ora appare un nuovo messaggio con la citazione del messaggio originale. Puoi eliminare tutte le linee dispensabili.

    I messaggi che sono stati inoltrati vengono segnalati con il pittogramma.

  8. Indirizzo del mittente
    Puoi avere più di un indirizzo dal quale inviare dei messaggi (fino a 50). Questi indirizzi vanno inseriti nei tuoi dati personali.

    Quando scrivi un messaggio, clicca su Da per modificare i tuoi dati personali e aggiungi (o modifica) un indirizzo email.

    Quando scrivi un messaggio, seleziona un indirizzo mittente nel menù a tendina accanto a Da. Puoi impostare l'indirizzo predefinito del mittente cliccando su Parametri > Messaggi > Generale.


  9. Inserisci il numero completo nel formato internazionale (Paese + prefisso + numero) seguito da @SMS (es. 32475123456@SMS). Gli allegati non possono essere inviati a questi destinatari.
    Attenzione: Ti consigliamo di firmare il tuo SMS in modo che i destinatari capiscono da chi viene. In più, se desideri una risposta via SMS, includi il tuo numero di cellulare nel messaggio.

  10. Inserisci il numero completo nel formato internazionale (Paese + prefisso + numero) seguito da @fax (es. 32475123456@FAX). Il testo del messaggio viene mandato sulla prima pagina, gli allegati sulle pagine successive.
    Attenzione: Ti consigliamo di firmare i tuoi fax in modo che i destinatari capiscano da chi viene. In più, se desideri una risposta via fax, includi il tuo numero nel messaggio.

Collected addresses

  1. What are collected addresses?
    Collected addresses are email addresses you have sent a mail to recently using the Web interface and which are not already in your private Contacts. Email addresses in mails sent from external software such as an IMAP client (Outlook, Thunderbird, etc.) won’t be collected.

    Collected addresses will appear in the email autosuggest when you write a mail in the Web interface.

    If you wish to synchronize recipient email addresses with other software or devices, add these to your private Contacts and sync with CardDAV or Exchange ActiveSync.
  2. How to view collected addresses?
    Go to Settings > Messages > Collected addresses.
  3. Edit a collected address
    If the name or address is or has become wrong (the recipient has switched mail provider or company for instance), you can edit both by clicking on the collected address.
  4. Turn a collected address into a contact
    Click on the collected address and then on Create contact and save the new contact. All email addresses in your private Contacts will automatically be suppressed from your collected addresses.
  5. Delete a collected address
    If you do not wish a collected address to appear in the recipient autosuggest anymore, you can delete it. Move the pointer to the collected address and click on the deletion icon that appears.

Rubriche

  1. Usa la Rubrica
    Quando scrivi un messaggio puoi riempire i campi A, Cc e Ccn usando l'opzione Rubrica: clicca su A, Cc o Ccn.
  2. Usare la Rubrica
  3. Inviare un messaggio a tutti i membri del gruppo

Elenco dei contatti

  1. Definizione
    Gli elenchi ti permettono di raggruppare più contatti delle varie rubriche. Così facendo, puoi inviare lo stesso messaggio a tutti questi contatti con una sola azione.

    Puoi raggruppare diversi canali di comunicazione (email, SMS, fax) se il tuo abbonamento lo permette.

    Il numero di elenchi che puoi creare e il numero di destinatari che possono contenere dipende dal tuo tipo di abbonamento.

    Anche se possono essere bidirezionali (se metti tutti gli indirizzi in Cc: e il tuo in A), gli elenchi sono piuttosto unidirezionale.

    Attenzione: gli elenchi non possono essere usati fuori da ContactOffice.


  3. Creare un elenco privato
    Clicca su Elenchi nella barra di menù e nella finestra successiva seleziona Privato nel menù a tendina. Crea il tuo elenco selezionando gli appositi indirizzi dalla rubrica (privata o di gruppo).
  4. Creare un elenco di gruppo
    Tutti i membri del gruppo possono inviare un messaggio all'elenco di gruppo in qualsiasi momento. Solo l'amministratore di gruppo può creare e modificare gli elenchi di gruppo.

    Se sei tu l'ammnistratore di gruppo, clicca su Elenchi, seleziona il gruppo nel menù a tendina e poi crea l'elenco di gruppo come faresti con un elenco privato. Per autorizzare i membri a modificare un elenco di gruppo, clicca su Accesso accanto al nome dell'elenco e contrassegna le apposite caselle.

  5. Usare un elenco
    Per vedere il contenuto di un elenco, clicca sul suo nome.

    Per inviare un messaggio a un elenco, crea un nuovo messaggio e clicca su A e seleziona il tab "Elenchi". Contrassegna la casella di un elenco.

    Puoi anche cliccare su Elenchi, selezionare "Privato" o un nome di gruppo e poi cliccare su Inviare un messaggio a questo elenco accanto al nome dell'elenco.


  7. Modificare un elenco
    Clicca su Elenchi e poi su Modificare accanto all'elenco e fai tutte le modifiche necessarie.
  8. Esportare un elenco
    Per esportare un elenco a un file CSV (valori separati da virgola), clicca su Esportare accanto all'elenco.
  9. Eliminare un elenco

Allegati

  1. Allegati in uscita
  2. Invia come link
    Anziché inviare il Documento all'interno del messaggio email, puoi inviarlo come un collegamento ipertestuale. Il destinatario avrà qualche giorno di tempo per scaricarlo cliccando sul collegamento ipertestuale e tu riceverai una notifica.
  3. Allegati in arrivo
    Gli allegati vengono segnalati con il pittogramma di una graffetta accanto al campo dell'oggetto del messaggio. Quando apri il messaggio, gli allegati vengono visualizzati in fono della finestra. Hai 3 possibilità:
  4. Visualizzare (clicca su "Visualizzare");
  5. Salvare l'allegato sul computer (clicca su "Scaricare");
  6. Salvare l'allegato direttamente nei documenti personali (clicca su "Salvare in documenti"). Una nuova finestra mostrerà tutte le cartelle dei tuoi documenti personali.


Visualizzazione



  3. Ordinare i messaggi
    I messaggi vengono ordinati automaticamente in ordine cronologico inverso (i messaggi più recenti sono più in alto).

    Puoi ordinare secondo uno dei seguenti criteria: letto o non letto, oggetto del messaggio, nome del mittente, dimensioni del messaggio e data. Per ognuno puoi scegliere l'ordine normale (alfabetico o crescente) o l'ordine inverso (decrescente).


Threads

  1. Threads
    Threading visualizza le email come in un forum: i messaggi di una stessa conversazione vengono visualizzati in modo gerarchico, il commento più recent viene messo in fondo.

    Nota bene: ContactOffice usa una serie di criteri per raccogliere i messaggi all'interno di threads. Se rispondi a un messaggio e cambi completamente i contenuti della conversazione, ContactOffice non sarà in grado di capirlo e continuerà ad associare questi messaggi nello stesso thread. Vive versa, se dei messaggi di mittenti diversi hanno lo stesso oggetto, probabilmente appariranno nello stesso thread.


  2. Per attivare questo modo di visualizzare, seleziona Threads nel menù Visualizzare. Questo modo di visualizzare rimarrà selezionato per le tue future sessioni.

    Per tornare al modo tradizionale di visualizzare, deseleziona questa opzione.




Firma




  4. Recapiti in allegato
    Un altro modo per firmare il tuo messaggio è includere una vCard (biglietto da visita eletrronico, che contiene le informazionni salvate nei tuoi dati personalli). Basta cliccare su vCard mentre scrivi il tuo messaggio. Tutti i dati contenuti nei tuoi dati personali verranno usati nella vCard (eccetto i campi Commento e Tags).
  5. Firma obbligatoria
    Per certi tipi di abbonamenti, tutti i messaggi in uscita devono essere firmati (marketing, clausula di esclusione della responsabilità,ecc.). Questa firma obbligatoria non può essere disattivata, però puoi sempre usare la tua firma personale.





  2. Il servizio e-mail fu concepito in modo da poterne leggere il contenuto durante il transito tra i server. Il percorso tra due server può essere molto lungo e appoggiarsi a molti intermediari. Oltretutto, sistemi automatici dei servizi di intelligence o reti criminali sono in ascolto. Vale la pena notare che è tecnicamente possibile alterare il contenuto di una e-mail mentre transita sulla rete Internet.

    Lo scopo della crittografia è di rendere il contenuto dei messaggi illeggibile a terze parti: solo il destinatario sarà in grado di leggerlo. Allo stesso modo, solo tu sarai in grado di leggere le e-mail che ti manda.





  7. Technical information
    We support RSA-algorithm based OpenPGP keys for both encryption/decryption and digital signing operations. ECC (Curve25519) algorithm based OpenPGP keys are also supported for encryption/decryption operations. All OpenPGP keys should be ASCII Armored.

    If you already have your keypair and if it was generated using RSA-algorithm, it is recommended to keep the message attachment(s) total size between 3 MB to 5 MB for optimal encryption/decryption performance.

Filtri

  1. Definizione
    I filtri permettono di gestire i messaggi in arrivo (incluso gli account POP3 esterni) a certe condizioni. Non si applicano ai messaggi di spam, almeno che i mittenti non siano in whitelist.

  3. Creare un filtro
    Clicca su Filtri nalle barra di menù e poi su Aggiungere. Inserisci i parametri seguenti:
    • Descrizione: dai un nome specifico al filtro così da poter gestirlo facilmente.
    • Condizioni: usa almeno una condizione. Per aggiungerne un'altra, clicca su Aggiungere una condizione. Per eliminare una condizione, clicca su Eliminare accanto alla condizione. Se inserisci più di una condizione, decidi se vanno rispettate tutte (logico AND) o minimo una (logico OR).
    • Azioni: inserisci minimo un'azione usando il menù a tendina. Per aggiungerne una, clicca su Aggiungere un'azione. Per eliminare un'azione, clicca su Eliminare accanto a quell'azione. A seconda dell'azione scelta, può darsi che ti venga chiesto di dare delle informazioni aggiuntive (la cartella nella quale va spostato il messaggio ecc.).
  4. Blacklist
    There is no feature named "blacklist" but you can get the same result with Filters. If you wish to block sender addresses or domains, create a filter with action Delete. In such case, the sender will still be able to send you messages, but you will not see them in your mailbox, nor will they use any of your mailbox space. Be careful when you create the condition for such a filter. You can also use the Move to Trash action to avoid any immediate deletion.
  5. Modificare un filtro
    Puoi modificare un filtro in qualsiasi momento cliccando sul suo nome.
  6. L'ordine dei filtri
    I filtri vengono eseguiti nell'ordine di comparizione nel riepilogo dei filtri (il filtro in alto della pagina viene eseguito per primo). Ciò significa che un altro ordine darà risultati diversi.
  7. Disattivare un filtro
    Nel riepilogo dei filtri, clicca sul nome del filtro e togli il contrassegno alla casella accanto a "Attivo". Ora il filtro è stato disattivato ma non eliminato. Puoi riattivarlo in qualsiasi momento.
  8. Eliminare un filtro
    Nel riepilogo dei filtri, clicca sul cestino accanto al filtro.



  4. Ultima ricerca
    Potrai visualizzare i risultati della tua ultima ricerca cliccando su Risultati della ricerca nella parte sinistra dello schermo.



Modelli

  1. Definizione
    Un modello è un messaggio email già pronto da inviare che ti permette di gestire dei messaggi ricorrenti: domande d'informazioni, richieste,ecc.

    Come con tutte le email, il modello può contenere più indirizzi e allegati.

    Una volta aperto il modello (come messaggio nuovo oppure come risposta a un messaggio ricevuto), il suo messaggio può essere personalizzato senza modificare il modello.

  2. Creare un modello
    Clicca su Modelli nella barra di menù e poi su Aggiungere un nuovo modello. Da' un nome al nuovo modello inserendolo nel campo "Oggetto". Clicca su Salvare come modello quando hai finito.

    Puoi anche cliccare su Comporre e cliccare su Salvare come modello.

  3. Usare un modello
    Per rispondere a un messaggio usando un modello, clicca su Con modello dopo Rispondere, seleziona il modello desiderato, fai le modifiche necessarie al messaggio (il modello non verrà modificato) e clicca su Inviare.

    Per inviare un nuovo messaggio da un modello, clicca su Modelli, seleziona il modello desiderato e fai le modifiche necessarie al messaggio (il modello non verrà modificato e infine clicca su Inviare.

Gestione delle cartelle


  1. Ogni messaggio va salvato in una cartella.

    Certe cartelle vengono create automaticamente e non si può cambiare il loro nome, non possono essere eliminate, né spostate: Posta in arrivo (messaggi ricevuti), Posta inviata (messaggi mandati), Cestino, Bozze, Modelli e Spam?.

    Puoi creare altre cartelle per salvare i tuoi messaggi. Puoi anche usare dei filtri per spostare i tuoi messaggi automaticamente nell'apposita cartella.

  2. Creare una cartella
  3. Spostare una cartella
  4. Rinominare una cartella
    Vai a una cartella e seleziona Rinominare nel menù Azioni associato alla cartella.
  5. Eliminare una cartella
  6. Sottocartelle
    Puoi creare delle sottocartelle in tutte le cartelle tranne che in "Posta in arrivo" e "Spam?".

    Per creare una sottocartella, clicca sulla cartella principale nella parte sinistra dello schermo e scegli Nuova cartella nel menù Azioni associato alla cartella.


  8. Spostare un messaggio in una cartella

Eliminare dei messaggi

  1. Eliminare un singolo messaggio
  2. Eliminare una selezione di messaggi
  3. Svuotare il Cestino
  4. Vuotatura automatica del Cestino
    Ogni qual volta fai il login, i messaggi che si trovano nel Cestino da più di 7 giorni verranno eliminati automaticamente.






  6. Address autosuggest (autocomplete) and shared mailboxes
    When you access a shared mailbox, the suggestions come from:
    • the shared mailbox collected addresses (email addresses that are not in the shared mailbox contacts and that have been written to recently)
    • the shared mailbox owner private Contacts
    • the shared mailbox owner sender addresses (in the From pull-down menu)
    Only the shared mailbox owner may create Contacts from collected addresses, because only he/she may create Contacts in their private Contacts. The created Contacts will be available to anyone accessing the shared mailbox.

    Users that access the shared mailbox may only edit and delete collected addresses.



Controllare gli indirizzi email esterni (POP3)



  3. Funzioni
    ContactOffice è in grado di controllare la maggior parte degli indirizzi email esterni: POP3 (ISP), Google, Yahoo, ecc. Questo lo rende possibile di raccogliere tutti i tuoi indirizzi email in un'unica interfaccia che puoi usare ovunque.

    Puoi impostare dei filtri per organizzare i tuoi messagge.

  4. Aggiungere un account POP3



  8. Controllo manuale
    Clicca su Scaricare solo questo account o su Scaricare tutti gli account. Apparirà una barra di progressione. Puoi cancellare questo scarico in qualsiasi momento cliccando su Annullare.

    Usa il controllo automatico per evitare le inconvenienze dei controlli manuali.

  9. Indirizzo del mittente per le risposte
    Se controlli degli indirizzi esterni con POP3, bisgona aggiungere questi indirizzi nei tuoi Dati personali. Verrà automaticamente selezionato l'indirizzo corretto quando rispondi a un messaggio.
  10. Modificare un account POP3
    Modificarlo può essere necessario quando c'è un'impostazione sbagliata o se è cambiata la tua password.

    Visualizza l'elenco degli account POP3 cliccando su POP3 e poi clicca su Modificare accanto all'account.

  11. Eliminare un account POP3
    Visualizza l'elenco degli account POP3 cliccando su POP3 e poi clicca sul cestino accanto all'account. L'eliminazione dell'account non ha conseguenze per i messaggi che erano già stati controllati.

Controllare gli indirizzi email esterni (IMAP)


  2. Funzioni
    Puoi controllare delle caselle postali ospitati su un server IMAP di terzi.

    Usando il cliente IMAP, i messaggi vengono semplicemente visualizzati nell'interfaccia dell'ContactOffice, ma non vengono salvati, al fine di evitare un duplice salvataggio. Il server di terzi è l'unico a salvare i messaggi.

    E' normale che il cliente IMAP è un po' lento, perché deve recuperare i messaggi dal server di terzi via Internet, il che è molto più lento che recuperarli dai propri server locali.

    I messaggi che hai mandato dall'ContactOffice vengono salvati nella casella di posta inviata sul server di terzi. Quando scrivi un messaggio, assicurati che l'indirizzo del mittente selezionato è quello impostato nel server a distanza.

    Le seguenti funzioni sono disponibili quando vengono trattate dal server a distanza:

    • Tags (Nota bene: in questo caso, uno tag non può avere spazi)
    • Cercare
    • Selezionare
    Attenzione: Questo cliente IMAP senza capacità di archiviazione non è raccomandato per importare o esportare dei messaggi.
  3. Limiti
    Siccome i messaggi non vengono salvati nell' ContactOffice, il cliente IMAP ha dei limiti. Le seguenti funzioni non sono disponibili:
    • Ricevute
    • Filtri
    • Commenti riguardo a un messagio
    • Archiviazione
    • Threads
    • Importare messaggi in un server a distanza

    Per lo più:

    • Non è possibile spostare una cartella tra un indirizzo IMAP e il tuo indirizzo principale. Questa funzione non è pensata per importare dei messaggi.
    • I messaggi con degli allegati non vengono visualizzati come tali (non ci sono le icone degli allegati)
    • I messaggi ai quali è stato risposto o che sono stati inoltrati vengono visualizzati come tali, ma non per più tempo della durata della sessione attuale.
    • Per usare un cliente IMAP, devi avere un indirizzo principale nell'ContactOffice, anche se non lo usi.

  5. Impostazioni
    • Selezionare IMAP nei Server a distanza menu.
    • Clicca su Aggiungere.
    • Nel campo e-mail, inserisci l'indirizzo email esatto sul server a distanza. Questo indirizzo email verrà automaticamente aggiunto ai tuoi dati personali, in modo tale da poterci inviare dei messaggi.
    • Nel campo tipo scegli tra una connessione IMAP or IMAP-S (secured). Nota bene: è possibile che il tuo server a distanza non accetta la connessione IMAPS-S.
    • Alla fine, inserisci l'indirizzo del server a distanza, cosi' come il tuo login e la tua password.
    • Clicca su Salvare e seleziona la casella di fronte al server a distanza per attivarlo.
    Una volta fatto il set-up, apparirà una nuova cartella nello strumento Messaggi. Il suo nome è l'indirizzo e-mail sul server a distanza.

    Nota bene: Certi server IMAP salvano tutte le cartelle nella posta in arrivo. Per questo motivo, ContactOffice visualizzerà i messaggi della casella della posta in arrivo nella cartella principale (quella con il nome come quello dell'indirizzo email sul server a distanza) e non in una cartella chiamata "Posta in arrivo". Anche le altre cartelle appariranno in questa cartella principale.

L'accesso con software POP3

  1. Funzioni
    Se il tuo tipo di abbonamento lo permette, puoi controllare la tua casella postale con un software tradizionale.
  2. Software compatibili
    Tutti i software POP3: Microsoft Outlook, Windows Mail, Thunderbird, Apple Mail, ecc.
  3. Impostazioni del software
    Crea un nuovo account nel software email usando le impostazioni seguenti:
    • Account POP3: NOME UTENTE
    • Password dell'account POP3: la tua password ContactOffice
    • Server POP3. pop.contactoffice.com
    Per assistenza su come creare un account nel tuo software, vedi la documentazione del software stesso.
  4. il relay SMTP
    Con il relay SMTP (server in uscita) non c'è bisogno di cambiare il server SMTP sul tuo portatile ogni qual volta ti connetti a un'altra rete.

    Créez un nouveau serveur d'envoi dans votre logiciel et introduisez les paramètres suivants:

    • Identifiant: NOME UTENTE
    • Mot de passe: votre mot de passe sur ContactOffice
    • Serveur SMTP: smtp.contactoffice.com
    • Port: 465
    • Chiffrement: TLS/SSL
    • Authentification: normale (également appelée LOGIN ou PLAIN)
    Ces paramètres protègent votre mot de passe et assurent la sécurité de la connexion.

    Attenzione: Questo relay SMTP non va usato per inviare delle email spam o degli invii multipli (autorizzati o non). Per garantire la qualità del servizio, il numero di messaggi che puoi inviare e il numero di destinatari per messaggio sono limitati. In caso di abuso, l'amministrazione bloccherà il tuo accesso al relay SMTP senza preavviso.

  5. L'accesso a POP3 e le interfacce di rete
    Se configuri il software di email per lasciare dei messaggi sul server, potrai accederli in qualsiasi momento usando l'interfaccia di rete. Attento a non raggiungere lo spazio massimo consentito della tua casella postale; altrimenti i messaggi in arrivo verranno rifiutati.

    Se configuri il tuo software per eliminare i messaggi dal server, questi verranno spostati nel Cestino quando li scarichi. Non c'è bisogno di usare l'interfaccia di rete ogni tanto per svuotare il Cestino: verrà svuotato automaticamente se c'è bisogno di spazio sul disco per dei messaggi nuovi.

    Se usi dei filtri che spostano i messaggi in altre cartelle, non sarà possibile scaricare questi messaggi con il tuo software POP3. Non verranno scaricati nemmeno i messaggi della cartella "Spam?": bisogna connetterti all'interfaccia di rete ogni tanto per controllare se ci sono dei messaggi validi in questa cartella. IMAP4 non ha queste limitazioni.

L'accesso con il software IMAP4

  1. Funzioni
    Se il tuo tipo di abbonamento lo permette, puoi controllare la tua casella postale con un software tradizionale.

    Vantaggi di IMAP rispetto al POP3

    • IMAP ti permette di accedere a tutti i tuoi messaggi (le cartelle personali e i messaggi inviati inclusi), mentre con POP3 puoi ricevere solo i messaggi nuovi nella posta in arrivo. In altre parole, IMAP ti permette di sincronizzare tra ContactOffice e un software di posta. La sincronizzazione può essere limitata alle cartelle che usi più spesso. Inoltre, se imposti il tuo software di scaricare i messaggi completamente (e non solo i titoli), puoi usare i tuoi messaggi fuori linea.
    • IMPAP mantiene sempre i messaggi sul server. Secondo le circostanze, puoi accedere ai tuoi messaggi usando l'interfaccia di rete ContactOffice o il tuo software di posta, senza il rischio di perdere qualche messaggio.
    • IMAP è più veloce perché scarica solo i titoli (mittente, oggetto, ecc.). Quando vuoi leggere il messaggio, il resto del contenuto (il testo del messaggio e gli allegati) viene scaricato. Il tuo computer deve quindi essere connesso a Internet se vuoi leggere la tua posta (tranne per i messaggi che erano già stati scaricati completamente).
  2. Software compatibili
    Tutti i software IMAP4: Microsoft Outlook, Windows Mail, Thunderbird, Apple Mail etc.
  3. Impostazioni del software
    Crea un nuovo account nel software di posta usando le impostazioni seguenti:
    • Account IMAP4: NOME UTENTE
    • Password dell'account IMAP4: la tua password di ContactOffice
    • Server IMAP4: imap.contactoffice.com
    Per assistenza su come creare un account nel tuo software, vedi la documentazione del software.

    Consigli

    • Siccome i nomi delle cartelle non sono standardizzati, il software potrebbe rilevare solo la posta in arrivo e il Cestino. Altre cartelle (Posta Inviata e Bozze) potrebbero non essere rilevate e il software potrebbe creare le sue cartelle. Puoi costringere il software a usare le cartelle dell'ContactOffice cambiando le impostazioni dei nomi delle cartelle in "Elementi Inviati" (non "Posta Inviata") e "Bozze". In Outlook, visualizza le proprietà degli account IMAP, seleziona la scheda IMAP e modifica il nome della cartella.
    • La prima volta che Outlook si connette, solo la posta in arrivo sarà contrassegnata per la sincronizzazione. Contrassegna altre cartelle se vuoi che vengono sincronizzate.
    • Quando rispondi a un messaggio usando il software, la risposta verrà salvata in una cartella chiamata "Elementi inviati". Puoi trascinare e rilasciare questo messaggio alla cartella "Posta inviata" di ContactOffice oppure modificare le impostazioni del tuo software per usare automaticamente la suddetta cartella.
  4. il relay SMTP
    Con il relay SMTP (server in uscita) non c'è bisogno di cambiare il server SMTP sul tuo portatile ogni qual volta ti connetti a un'altra rete.

    Créez un nouveau serveur d'envoi dans votre logiciel et introduisez les paramètres suivants:

    • Identifiant: NOME UTENTE
    • Mot de passe: votre mot de passe sur ContactOffice
    • Serveur SMTP: smtp.contactoffice.com
    • Port: 465
    • Chiffrement: TLS/SSL
    • Authentification: normale (également appelée LOGIN ou PLAIN)
    Ces paramètres protègent votre mot de passe et assurent la sécurité de la connexion.

    Attenzione: Questo relay SMTP non va usato per inviare delle email spam o degli invii multipli (autorizzati o non). Per garantire la qualità del servizio, il numero di messaggi che puoi inviare e il numero di destinatari per messaggio sono limitati. In caso di abuso, l'amministrazione bloccherà il tuo accesso al relay SMTP senza preavviso.

  5. L'accesso IMAP e l'interfaccia di rete
    Usare IMAP4 non ha influenza sull'interfaccia di rete.

    Quando elimini un messaggio dal tuo software, il suo titolo verrà barrato nell'interfaccia di rete di ContactOffice. Ciò significa che il messaggio è stato eliminato dal software ma non dal server. Per eliminarli anche dal server, usa un comando speciale nel tuo software ("Svuota cartella posta eliminata" nel menù Modifica di Outlook).

  6. Importare ed esportare dei messaggi
    Con l'uso di IMAP4, è facile importare delle email già ricevute o inviate usando il software di posta o vice versa, esportare delle email in un software tradizionale.

    Nel tuo software, i messaggi sono legati a un account esistente; lo chiameremo l'account ordinario. Crea un altro account (un account IMAP4 connesso all'ContactOffice) e poi sposta le cartelle o i messaggi da un account a un altro usando l'opzione trascinare e rilasciare. Alla fine, elimina l'account IMAP4.

    • Per importare dei messaggi: sposta le cartelle o i messaggi dall'account ordinario all'account IMAP4.
    • Per esportare dei messaggi nel tuo software: sposta le cartelle o i messaggi dall'account IMAP4 al tuo account ordinario.

Sincronizzazione dispositivi mobili

  1. Funzionalità
    Sincronizzare le app dello smartphone (iPhone, iPad, Android, ecc.) con ContactOffice Messaggi, Calendari, Contatti. Accedere ContactOffice ai dati direttamente dalle app (es: Calendario di iPhone) e sincronizzarle.

    Puoi sincronizzare più dispositivi, ContactOffice è il server.

    Nel caso di problemi durante la sincronizzazione (caduta della connessione, mancanza di corrente, ecc.), la sincronizzazione successiva assicurerà l'aggiornamento dei dati su ContactOffice.

    Questa sincronizzazione mantiene i dati già presenti nel tuo smartphone.

  2. Local data and server data
    Data already present on your mobile device always remain. Data present on ContactOffice will be added in a different "layer": if you disable the mobile sync, this layer will disappear.

    Your device needs to know where the data you create has to be stored: in the device or on ContactOffice. For calendar and contacts, please make sure to select your ContactOffice account in the respective apps.



Sincronizzazione con Outlook

  1. Funzionalità
    Outlook (>=2013) si sincronizza direttamente con ContactOffice.

    Puoi sincronizzare la posta, i contatti e il calendario tra ContactOffice e Outlook. I dati di ContactOfficeappariranno dentro Outlook, ma in un account separato.I dati già presenti in Outlook non appariranno in ContactOffice, a meno di importarli dentro ContactOffice.

    NB: Outlook si sconnetterà dal server in caso di problemi di sincronizzazione. Per riconnettersi al server, selezionare la scheda "Invia/Ricevi" e cliccare due volte sul bottone "Offline".

  2. Impostazioni

Conferme di lettura

  1. Definizione
    Una conferma di lettura conferma che il messaggio è stato aperto dal destinatario, ma non garantisce che il messaggio è stato letto. Tuttavia, il destinatario non è tenuto a inviare una conferma, neanche quando ha letto il messaggio. Il suo software email potrebbe anche non offrire questa opzione.

    La conferma di lettura è una email; il suo contenuto cambia secondo il software dell'email. Di solito, l'oggetto è identico a quello del messaggio originale.

  2. Richiedere una conferma di lettura
    Mentre scrivi un messaggio, contrassegna la casella Richiedere conferma di lettura.
  3. Inviare una conferma di lettura
    Quando un messaggio in arrivo richiede una conferma di lettura, appare il testo: "Il mittente del messaggio ha chiesto la conferma di lettura di questo messaggio. Desideri informare il mittente?". Clicca su Sì o No.

Priorità

  1. Definizione
    La priorità di una email informa il destinatario dell'urgenza del messaggio. Non ha nessun effetto sui server della posta elettronica: un messaggio con priorità alta non verrà inviato più velocemente.
  2. Impostare una priorità
    Mentre scrivi un messaggio, selezionane la priorità nel menù a tendina accanto a Priorità. L'impostazione standard è "normale".

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Antispam

  1. Definizione
    L'antispam è attivo a livello del server email e scansiona ogni nuovo messaggio per eliminare automaticamente lo spam (messaggi commerciali non richiesti).

    I filtri vengono eseguiti dopo lo il controllo antispam: la risposta automatica (che è un filtro speciale) non risponderà a una email di tipo spam.

  2. Notifiche
    I messaggi che vengono considerati spam vengono spostati automaticamente nella cartella "Spam?". Ogni tanto, controlla se sono stati archiviati come spam dei messaggi validi.




  6. Nessun filtro antispam verrà applicato ai messaggi in ingresso sugli indirizzi e dominî presenti nella tua white list: non saranno mai rifiutati, né finiranno nella cartella Spam. Verranno però rifiutati messaggi contenenti virus noti.

    Attenzione: la whitelist contiene indirizzi e-mail e non persone, uno spammer potrebbe usare come mittente un indirizzo presente nella tua whitelist.

    Vai in Parametri, Poi Messaggi e quindi White-list. Clicca su Aggiungere e-mail o dominio.
    • Per far passare tutti gli indirizzi della tua società, aggiungi semplicemente la parte destra, cioè il dominio (es. nomeazienda.com). Consigliamo di non aggiungere dominî con milioni di indirizzi e-mail, quali gmail.com
    • Per far passare un singolo mittente, inserisci la sua e-mail
    • Per disabilitare completamente l'antispam, clicca la casella Disattivare l'antispam per tutti i messaggi in arrivo.

Importare

  1. Importare file
    Puoi importare delle email nel formato .eml (Outlook).
    1. Salvare i file .eml in una cartella dal nome "posta"
    2. Se vuoi, salva i file .eml in delle sottocartelle delle quali i nomi sono uguali a quelli delle cartelle dell'ufficio virtuale: "Posta in arrivo", "Posta inviata", ecc. Se la sottocartella non esiste nell'ufficio virtuale, verrà creata automaticamente.
    3. Comprimi la cartella della posta
    4. Clicca su Importare e seleziona il file compresso.
  2. Importare ed esportare dei messaggi
    Con l'uso di IMAP4, è facile importare delle email già ricevute o inviate usando il software di posta o vice versa, esportare delle email in un software tradizionale.

    Nel tuo software, i messaggi sono legati a un account esistente; lo chiameremo l'account ordinario. Crea un altro account (un account IMAP4 connesso all'ContactOffice) e poi sposta le cartelle o i messaggi da un account a un altro usando l'opzione trascinare e rilasciare. Alla fine, elimina l'account IMAP4.

    • Per importare dei messaggi: sposta le cartelle o i messaggi dall'account ordinario all'account IMAP4.
    • Per esportare dei messaggi nel tuo software: sposta le cartelle o i messaggi dall'account IMAP4 al tuo account ordinario.

Archiviazione in corso

  1. Definizione
    L'archiviazione ti permette di esportare dei messaggi per liberare spazio sul disco senza eliminare vecchi messaggi.

    I messaggi vengono archiviati in un file con l'estensione .eml (formato Outlook), compressi in un file .zip e messi nello strumento Documenti (se c'è abbastanza spazio).

  2. Creare un archivio
    • Vai alla cartella (o alla sottocartella) della quale desideri archiviare i messaggi.
    • Se desideri archiviare solo dei vecchi messaggi, selezionali contrassegnando tutte le apposite caselle.
    • Poi clicca su Archiviare e decide se archiviare solo i messaggi selezionati, tutti i messaggi, o tutti i messaggi della cartella prima di una certa data.Un'opzione ti permette di eliminare tutti i messaggi dopo l'archiviazione.
    • L'archivio viene creato automaticamente e viene messo nello strumento Documenti, se c'è abbastanza spazio libero. Il nome del file di archivio è la data di creazione ma è possibile cambiarlo.
  3. Usare un archivio
    Puoi salvare il tuo archivio nello strumento Documenti e/o scaricarlo sul tuo computer.

    Per leggere un archivio, scaricalo e aprilo con un doppio clic. Appare l'elenco di tutti i messaggi archiviati; sono nel formato .eml (compatibile con Outlook). Apri un messaggio con un doppio clic.

Stampare

  1. Stampare dei messaggi

Parametri




  4. Trasferimento automatico
    Clicca su Preferenze nella barra di menù. Accanto a Inoltro automatico di tutti i messaggi in arrivo a, inserisci un indirizzo email. I messaggi inoltrati verranno automaticamente eliminati.

    Per disattivare l'inoltramento automatico, elimina l'indirizzo inserito.

    Avviso: Attenzione a non creare un loop! Se l'indirizzo inserito per l'inoltramento automatico inoltra al primo indirizzo email, crea un loop e causerà la moltiplicazione infinita di messaggi. Se inserisci un indirizzo esterno POP3 e inoltri tutti i messaggi in arrivo a quell'indirizzo, anche in questo caso verrà creato un loop.

  5. Messaggio in assenza
    Attiva l'avviso di assenza quando non puoi accedere alla tua casella per un certo periodo (vacanza, viaggio, ecc.). Puoi specificare le date di inizio e fine. Puoi anche modificare l'oggetto e il messaggio automatico. Ti consigliamo di inserire un messaggio personalizzato per indicare la data di rientro, chi contattare in caso di urgenza, ecc.

    Un singolo corrispondente verrà avvisato una volta sola per ogni attivazione del risponditore automatico. Tuttavia ciò vale solamente i primi 100 destinatari, i successivi riceveranno un messaggio di assenza ogni volta che ti scriveranno.

  6. I messaggi in arrivo possono essere notificati a un altro indirizzo e-mail. Seleziona "Una volta" se desideri essere notificato se è arrivato almeno un nuovo messaggio oppure seleziona "Ogni e-mail" se vuoi essere notificato per ogni email in arrivo. Puoi anche creare un filtro se desideri essere notificato solo per certi mittenti o oggetti.

  7. Messaggi in arrivo possono essere notificati al tuo cellulare. Seleziona "Una volta" se vuoi essere notificato se almeno un nuovo messaggio è arrivato, oppure seleziona "Ogni email" per essere notificato per ogni email in arrivo. Puoi anche creare un filtro se desideri essere notificato solo per certi mittenti o oggetti.

Account

  1. Dimensioni massime
    Indipendentemente dal tipo di abbonamento, un messaggio in arrivo non deve superare i 50 MB.

    Il limite massimo per un messaggio in arrivo (testo e allegati) dipende anche dallo spazio disponibile nella tua casella postale, secondo lo spazio sul disco e il tipo di abbonamento e anche dallo spazio già usato. Un indicatore dello spazio libero appare sotto l'elenco delle cartelle.

    Per aumentare lo spazio di archiviazione disponibile, archivia o elimina dei vecchi messaggi o aumenta il livello del tuo abbonamento.

  2. Suffissi degli indirizzi email ("plus addressing")
    Puoi attribuire a qualcuno o inserire in un modulo Web un indirizzo email con suffisso, in modo tale da renderti conto quando il tuo indirizzo email è stato inoltrato a un terzo. Se il tuo indirizzo email ha il formato nome.cognome@example.com, un indirizzo con suffisso ha il formato nome.cognome+suffisso@example.com. Esempio: con mario.rossi@example.com, puoi usare mario.rossi+amazon@example.com.
  3. Alias
    Un alias è un secondo indirizzo di posta elettronica per lo stesso account. I messaggi inviati all'alias arrivano quindi nella stessa cartella.

    Per creare un alias, seleziona Parametri in alto a destra del tuo account, poi nella colonna sinistra sotto Messaggi la voce Alias. Clicca su Nuovo e scrivi il nome che preferisci. Il dominio (la parte a destra della @) deve corrispondere a quello del tuo indirizzo principale.

    Il tipo di abbonamento definisce quanti alias puoi attivare.

Indirizzo email con il tuo nome di dominio


  1. Anziché un indirizzo email creato sul nome di dominio dell'ufficio virtuale, puoi usare il tuo dominio direttamente sui nostri server. I nostri server diventeranno così i server ufficiali per la posta elettronica del tuo nome di dominio.

    Consizioni

    • Devi essere in possesso di un nome di dominio.Noi non vendiamo nomi di dominio: se non ne hai uno, contatta un rivenditore.
    • Devi essere in possesso di un account a pagamento.

    Implicazioni

    • Se esiste già, l'indirizzo email con il nome di dominio di ContactOffice verrà distrutto e potrà essere dato a un altro utente. Se usi questo indirizzo, dovresti avvisare i tuoi contatti del cambio indirizzo.
    • Tutti i messaggi inviati a qualsiasi indirizzo del tuo nome di dominio arriverà sui nostri server: perciò non è possibile trasferire solo una parte degli indirizzi.
  2. Add an email domain
    Go to Settings > Messages and then Email domains. Click on Add an email domain. Enter a domain name. Choose a validation method to prove that you own the domain: add a file on the domain website or a record in the DNS. Follow the instructions on the screen and click on Validate.

    Once the domain is validated, the next steps will appear in the wizard: email servers for your domain (MX) and precautions to prevent sending messages by a third-party (SPF, DKIM and DMARC). Follow the instructions in the wizard.

    Your subscription sets the number of email domains you may add.
  3. Delete an email domain
    You can delete an email domain only if there are no email addresses using it in ContactOffice. If there are still addresses using the domain, you may keep the accounts but you will need to replace these.

    In the domains list, bring the pointer on the domain and click the deletion icon.
  4. Replace your own email address with an address on your domain
    If your main address is on the ContactOffice domain, you can replace it by an address on one of your domains.

    First, create the domain in your ContactOffice account. Then:
    • If you have no Users and don't plan to have any: please contact support.
    • If you have Users: go to Settings > Administration > Users. Select your account and edit your email address.

      Note: if you have just validated your email domain, you will need to log out and log in again for the users list to be displayed.
    If you wish to keep your ContactOffice address, recreate it as an alias.
 

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